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DOMAINE DU PIN DE LA LEGUE

Flash Infos N° 132

Mars 2024

 

 

LE MOT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Madame, Monsieur, Cher(e)s associé(e)s,

Chaque réunion du Conseil d’Administration est l’occasion pour les administrateurs-cogérants de faire le point sur les événements passés, sur l’avancement des différents dossiers en cours et sur les évolutions des contextes qui vont l’obliger à la prise des décisions les mieux à même de préserver les intérêts des Associés.

Le Conseil d’Administration qui s’est tenu les 27, 28 et 29 février 2024 s’est particulièrement penché sur les évolutions des cadres juridiques qui contraignent nos différents règlements intérieurs général et constructif.

En effet, les nouvelles règlementations ou plutôt leur interprétation par les services de l’urbanisme et de l’aménagement de la Ville de Fréjus définiront le périmètre des contraintes liées aux installations autorisées sur les parcelles, les droits administratif, fiscal et du travail, les contours juridiques des agréments pour les ventes et les cessions ainsi que des contrats que nous passerons avec les salariés permanents ou les contractuels saisonniers du Domaine.

Pour chacun de ces domaines, les membres du Conseil d’Administration sont mobilisés au quotidien et vous pouvez compter sur leur vigilance pour servir au mieux vos intérêts.

Au-delà des contraintes mentionnées plus haut, il importe que les membres du Conseil d’Administration soient à l’écoute des demandes des sociétaires afin d’orienter leurs décisions là encore dans l’unique objectif de préserver leur bien-être et celui de leurs familles dans l’esprit de convivialité qui prévaut au Domaine du Pin de la Lègue depuis sa création.

A cet égard, le Conseil d’Administration se réjouit du dynamisme des associations et plus particulièrement de la création de la Commission « Avenir du Pin de la Lègue » dont les suggestions et propositions seront accueillies avec le plus grand intérêt et nous vous invitons vivement à vous exprimer à travers les sites dont nous vous avions fait part dans le précédent Flash Info (CAPD2L https://forms.gle/uZ4wCgPJuWK5ucct7 ), pour lequel vous trouverez, en annexe, les réponses à certaines de leurs propositions

Nous faisions état dans le précédent Flash Info de la diversité et de la complexité des tâches à effectuer par les administrateurs-cogérants, ces dernières nécessitant par ailleurs une disponibilité et des compétences très variées. Dans l’objectif de servir au mieux notre communauté, le Conseil d’Administration a décidé d’augmenter le nombre de ses membres en passant de 9 à 11 et nous vous invitons à présenter votre candidature pour nous rejoindre.

Vous trouverez dans ce Flash Info 132 les informations les plus importantes sur les affaires en cours ainsi que quelques rappels indispensables pour le bon fonctionnement de notre communauté.

 Pour le Conseil d’Administration,

 Christian BARON

Cogérant et Président du Conseil d’Administration

 

Conformité du RIC (Règlement Intérieur Constructif) avec le PLU (Plan Local d'Urbanisme)

Les échanges récents avec les services de la ville de Fréjus et en particulier ceux qui ont eu lieu avec la cheffe du service de l’urbanisme et du droit des sols de la ville de Fréjus, nous engagent à procéder à des modifications de notre RIC dans la perspective de rapprocher le plus possible des exigences du PLU.

Nous estimons qu’au moins 80% des parcelles ne respectent pas actuellement le Code de l’Urbanisme et le PLU de Fréjus. Dans l’attente de précisions sur les évolutions de ce dossier dont les conséquences peuvent être majeures pour la vie de notre Domaine, le traitement des dossiers de demande d’agrément pour les ventes et les travaux a été suspendu. Les agences immobilières ont été prévenues de la situation et seront tenues informées des évolutions du dossier au fur et à mesure.

Un Flash spécial sera publié dès que nous aurons obtenu toutes les réponses nécessaires et leurs justifications administratives vérifiées par nos juristes.

ADMINISTRATION GENERALE

Démission de Mme Dominique MALBERNARD le 1^er février 2024

Madame Dominique MALBERNARD a dû démissionner de son mandat d’administratrice-cogérante le 1^er février 2024 pour des raisons d’incompatibilité entre sa profession d’avocate et la fonction de cogérante de notre SCI confirmées par le Conseil de l’Ordre des avocats du Barreau de Paris.

En conséquence, et jusqu’à la mise en place du prochain Conseil d’Administration qui résultera des élections 2024, les dossiers juridiques seront suivis conjointement par MM BARON Christian et BOUTTEAU Philippe.

Procès-verbal du Conseil d’Administration des 5-6 & 7 octobre 2023

Les administrateurs-cogérants ont validé à l’unanimité le procès-verbal.

Date des Conseils d’Administration 2024

Le prochain Conseil aura lieu les 24,25 et 26 avril 2024

Enregistrement des entrées dans le domaine

Les formalités se feront dorénavant dans le bureau situé près de la loge des gardiens mais la mise en place effective reste à confirmer et devrait intervenir, au mieux, début avril.

Les associés devront se déplacer au mas administratif uniquement pour régler leurs charges ou pour un rendez-vous avec les services administratifs ou techniques.

Délégations de signature conjointe des chèques

Le Conseil d’Administration décide d’autoriser que messieurs LAVIALLE et BLOUIN puissent avoir une signature conjointe pour engager des dépenses et émettre des chèques pour un montant maximal de 5 000€.

Externalisation de la gestion de la SCI

Comme annoncé lors de l’assemblée générale 2023, le Conseil d’Administration a contacté plusieurs agences de gestion de copropriété pour obtenir un devis et sommes toujours dans l’attente de les recevoir.

Renouvellement du mandat du commissariat aux comptes

Le mandat de notre commissaire aux comptes expire à l’issue de l’assemblée générale 2024. Le Conseil d’Administration a décidé de contacter plusieurs commissaires aux comptes pour obtenir un devis.

A ce jour, 2 se sont montrés intéressés pour lequel un premier devis d’un montant de 6000€ a été fourni correspondant à une activité nécessaire évaluée à 70 heures par an.

Bail saisonnier 2024 du snack « L’AQUARIUS et de la Discothèque « La Sirène »

Le Conseil d’Administration a décidé de concéder le bail saisonnier à la société gérée par monsieur CONTAMINE.

Tableau des pénalités 2024  

Le Conseil d’Administration a modifié le tableau des pénalités joint en annexe du règlement intérieur « administratif » dans les rubriques avertissement et 3 unités de base en remplaçant le terme « absence de macaron » par « Présence d’un véhicule n’affichant pas un macaron en cours de validité ».

Fiche ilot : Alimentation des véhicules électriques

Pour recharger leur véhicule électrique, les associés ne peuvent pas se brancher sur leur réseau domestique mais doivent disposer d’une prise individuelle dédiée correspondant aux normes électriques en vigueur pour ce type de branchement afin d’éviter les risques incendie.

Une demande de travaux devra dorénavant être déposée et la fiche ilot complétée. Il sera également fait le recensement des véhicules électriques afin qu’il soit procédé à un branchement électrique séparé de l’alimentation domestique

Numéro général sur toutes les parcelles 

Les membres du Conseil d’Administration rappellent aux associés qu’il convient d’afficher le numéro dans le hameau de chaque parcelle de façon visible à l’entrée de ces dernières.

Pose de vanne après compteur d’eau

Afin de lutter contre les fuites d’eau et de mettre fin aux litiges qui opposent les associés à l’Administration du Domaine, le Conseil d’Administration décide que l’associé aura dorénavant l’obligation de poser une vanne après le compteur d’eau afin d’éviter les fuites si jamais la vanne du compteur d’eau amont devenait défectueuse.

Ce dispositif permettra en cas de fuite à la SCI de ne pas prendre en charge le remboursement. La fiche îlot sera complétée et le règlement intérieur « constructif » sera mis à jour.

Poubelles bio déchets : Tri et mise en place

Opérationnel au 1^er janvier. La question de la mise en place de lieux de dépôt des déchets verts organiques (alimentaires) a été évoquée. Il s’agira de définir les lieux les mieux appropriés pour les mettre à disposition des associés ainsi que des modalités de suivi du remplissage et de l’utilisation du compost qui en résulterait. Un lieu de dépôt dans la déchetterie a été évoqué ce qui permettrait de surveiller la conformité des dépôts et de gérer l’utilisation du compost. Ouverture aux mêmes jours que la déchetterie

Local médical

A ce jour, aucun engagement définitif n’a été formulé par un médecin pouvant intervenir au sein du Domaine. Les recherches se poursuivent.

Il a été décidé de procéder à la rénovation d’un local situé à l’auberge et qui, sans être considéré comme un cabinet médical, permettra d’accueillir les personnes nécessitant de rencontrer un médecin.

Sangliers

Deux cages servant à piéger les sangliers ont été disposées sur leurs sentiers de passage. Le principe consiste, une fois les animaux piégés, à faire appel à un piégeur officiel et qualifié chargé de les éliminer puis de se débarrasser des carcasses de manière appropriée. Or, il s’avère que ce piégeur n’est guère disponible et que la loi stipule que si les animaux ne sont pas éliminés dans la journée suivant leur capture, ils doivent être relâchés, ce qui a été le cas à deux reprises. La solution évoquée pour résoudre le problème est de répondre à la proposition d’un salarié du Domaine qui, chasseur, souhaite se présenter aux épreuves qui lui permettront d’accéder aux qualifications de « piégeur ».

Location part Airb’b, Booking, le Bon coin, etc.

Le Conseil d’Administration constate que les annonces concernant les locations au Pin de la Lègue sont très nombreuses soit sur les réseaux sociaux, soit sur des sites comme Le bon coin ou soit déposées dans les agences immobilières. Elles se multiplient également de façon informelle directement entre les associés et les invités payants Il s’avère donc que les informations concernant le fonctionnement et les exigences du Domaine sont très souvent incomplètes voire erronées.

Le Conseil d’Administration a donc décidé qu’à l’arrivée des invités payants, le règlement intérieur leur sera remis accompagné d’un reçu attestant de cette remise. Il leur sera par ailleurs rappelé qu’ils ne sont pas autorisés à inviter des personnes extérieures au Domaine pendant leur séjour, cette possibilité n’étant offerte qu’aux associés et aux ayants-droits. Une note de service sera affichée à la loge pour information des gardiens

Utilisation de drones

Tant pour des raisons de sécurité que pour protéger la vie privée des résidents du Domaine, l’utilisation des drones par des particuliers est interdite en toute circonstance. L’utilisation de drones à des fins techniques devra faire l’objet d’une demande officielle.

Le Conseil d’Administration décide d’interdire l’utilisation de drone à l’intérieur du Domaine dans le cadre du respect à la vie privée.

Pose de caméra de surveillance par les associés

Les caméras de surveillance individuelles peuvent être posées à l’intérieur des mobil-homes et à l’extérieur tant qu’elles ne dépassent pas la limite de la parcelle de l’associé qui les pose. L’installation des caméras devra faire l’objet d’une demande d’autorisation de travaux.

Contrat de maintenance pour la vidéosurveillance

Le Conseil d’Administration valide le contrat de maintenance annuel de la Société AXION NETWORK.

ASSEMBLEE GENERALE 2024

Election au Conseil d’Administration – Appel à candidature :

Le Conseil d’Administration a décidé d’augmenter le nombre de postes d’administrateurs-cogérants à pourvoir de 9 à 11.

A l’assemblée générale le 10 août 2024, les associés auront à voter pour l’élection de :

• 4 administrateurs cogérants pour un mandat de 3 ans. Est sortant : Monsieur Christian BARON
• 2 administrateurs cogérants pour un mandat de 1 an. Sont sortants: Messieurs Pascal TEITE et Michel MONSAURET

Les compétences attendues portent sur les travaux, les ressources humaines, le juridique, l’informatique, les finances et la communication.

Le mandat d’Administrateur cogérant est totalement bénévole et nécessite un investissement personnel important.

Election au Conseil de surveillance – Appel à candidature :

L’article 15 - III des statuts dispose que l’assemblée générale désigne chaque année trois associés au plus, au Conseil de Surveillance. A ce jour, seul un membre a été élu.

A l’assemblée générale le 10 août 2024, les associés auront à voter pour l’élection de :

• 2 membres du Conseil de surveillance pour un mandat de 3 ans.

Rappel important :

Les associé(e)s intéressé(e)s doivent bien évidemment être en règle avec les statuts et le règlement intérieur et ne pas avoir d’autres mandats au sein de la S.C.I.

Les associés ont jusqu’au 25 avril 2023 à 17h, pour envoyer leurs candidature et profession de foi, (1/2 page A4 maximum) à Monsieur Joel LAVIALLE soit par courrier adressé au domaine soit par mail à l’adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., accompagnées par un Curriculum-Vitae, d’une photo d’identité, de l’avis d’imposition sur le revenu 2023 ou la taxe d’habitation 2023 pour la résidence principale ou celle de leurs installations sur le Domaine adressée à la résidence principale et d’un justificatif d’assurance RC et incendie pour leurs installations au Domaine.

Toute candidature reçue postérieurement sera considérée irrecevable.

Le Conseil d’Administration se réserve le droit d’approuver ou pas la candidature

TRAVAUX

Réalisation sur le budget 2023 

Les travaux ont été réalisés pour un montant de 337 925€ soit une dépense supérieure de 11 549€ à reporter sur le budget 2024.

Prévisions et priorités sur le budget pluriannuel 2024 

Modification des barrières à l’entrée du Domaine dont logiciel de lecture de plaques, remplacement des extincteurs, local d’accueil du médecin, réfection des terrains de tennis, achat d’une mini-pelle, achat d’un Kangoo d’occasion, éclairage solaire boulevard, achat de débroussailleuses Remplacement ballons d’eau chaude sanitaires, achat de tables/banc/chaises cinéma + intermède, audits écoulements, mise en place de caméras de vidéosurveillance dans divers points sensibles et complément de logiciel informatique.

Le montant total des dépenses représente 345 849€ y compris le report des dépenses excédentaires de 2023 pour un budget initial de 326 378€.

Entrée du Domaine

Les barrières de l’entrée du Domaine seront déplacées en amont d’une cinquantaine de mètres des barrières actuelles et le plan de circulation vers et à partir de la zone commerciale sera légèrement modifié. Cela permettra aux agents de sécurité de réguler les entrées et de vérifier que tous les occupants des véhicules entrants sont bien détenteurs d’une autorisation d’entrée. Cette nouvelle organisation qui sera opérationnelle en juin permettra aux personnels de la loge d’avoir une vue meilleure sur les entrées et une gestion des flux plus efficace. Ces aménagements couplés à l’acquisition de logiciels de gestion performants augmenteront nettement la sécurité du Domaine.

Rappel : le nouveau logiciel intègrera la fonction d’ouverture des barrières avec deux conditions : déclaration du véhicule (macaron) et enregistrement obligatoire de la présence à dates définies (formulaire A)

Les travaux du Gonfaron

• Point sur l’avancement du dossier Hydratec :

Dans l’attente d’un positionnement définitif des autorités sur le calendrier et les préconisations relatives aux travaux d’aménagement du Gonfaron, la société Hydratec est prête à poursuivre ses études et préconisations. L’annonce d’une intervention des services d’archéologie a été faite pour les semaines à venir. Nous n’avons à ce jour aucune visibilité sur les éventuelles contraintes que cette intervention pourrait imposer.

• Point sur l’avancement du bassin « militaire » :

Les autorités militaires avec lesquelles nous sommes en relation ne souhaitent pas effectuer les travaux demandés. Elles optent pour une vente à la SCI de la partie de terrain militaire (quelques centaines de m²) pour mettre en place le pare-embâcle en amont de l’entrée du Gonfaron dans le Domaine. Ce dossier devrait rapidement être traité.

• Appel de fonds supplémentaires Gonfaron :

Une résolution présentée à l’assemblée générale de 2020 a prévu des travaux pour 3 millions d’euros TTC. Il a été déjà perçu 3€ par part sociale et reste donc à appeler 2,20€ par part sociale. Le Conseil d’Administration considère qu’il convient de procéder à cet appel de fonds plutôt que de recourir à un emprunt. L’appel de fonds sera discuté dès que l’on aura une estimation du montant des travaux.

Plan de Prévention des Risques d’Incendies de forêt (PPRIF)

• L’avancement des travaux :

Les travaux du PPRIF sont terminés pour 8 hameaux. La deuxième phase de travaux (14 hameaux) reprendra en octobre 2024 pour se terminer en mai 2025. La troisième phase (18 hameaux) se tiendra d’octobre 2025 à mai 2026.

Divers travaux prévus ou en cours :

• Haies en limite de propriété :

Le contrôle des haies en limite de propriété va être renforcé et un recensement sera effectué. Les associés concernés par la taille des haies seront informés de la nécessité de procéder à leur réduction. SI les travaux de taille demandés devaient ne pas être effectués, une entreprise privée serait alors mandatée et la prestation serait facturée à l’associé.

• Réalisation d’une cartographie et d’un audit des réseaux de circulation d’eau enterrés :

Une cartographie des canalisations d’eau est en train d’être finalisée. Une fois l’emplacement du réseau bien identifié, la recherche des fuites sera effectuée et les canalisations remplacées au fur et à mesure.

• Appel d’offre débroussaillage 2024/2026 :

Après accord de la commission d’appel d’offre, le Conseil d’Administration a décidé, à l’unanimité, de confier le contrat à la société CLM environnement.

• Jacuzzis : Recensement de l’existant :

Les jacuzzis sont autorisés dans la mesure où leur vidange est effectuée grâce à une connexion permanente avec le tout à l’égout. La vidange d’eaux usées venant des jacuzzis crée une pollution aux produits chimiques très dommageable pour la faune et la flore.

• Projet de rénovation de la piscine et du terrain de foot :

Les travaux nécessaires à la rénovation de la piscine sont évalués à +/-700 000€ pour la réfection des plages, de l’espace enfant et des espaces ombrages et à 1 million d’euros si l’on ajoute le changement des toboggans. La rénovation de la pelouse du terrain de foot est estimée à 300 000€.

Ces 2 derniers points font partie d’un ensemble de travaux à court et moyen termes comme la réfection des canalisations d’eau et des routes, la consolidation des parois, etc., pour lequel le Conseil d’Administration considère qu’il faudrait un budget à hauteur de 5M€ étalé sur 10 ans pour pouvoir augmenter la réalisation d’investissements ou travaux prioritaires. Cela représenterait un appel de charges supplémentaires de 0,87€ TTC par parts sociales.

• Rénovation d’un court de tennis (le numéro 3)
• Réfection des terrains de volley, de beach-volley et des emplacements « ping-pong » pour des raisons de sécurité.

• Pose de caméras sur blocs poubelles :

La pose de caméra sur plusieurs blocs poubelles a été effectuée. Certaines ont été détruites ou volées. Les membres du CA déplorent les incivilités de certains associés qui se débarrassent de leurs détritus en les jetant dans les fossés plutôt que de les déposer à la déchetterie.

Mise en place de procédures numérisées à renseigner par les associés

La réalisation d’un logiciel de gestion spécifique à nos besoins réels avait été confiée à la société informatique STYLEO dont le coût est de 93 131€, y compris les licences, financée par le plan pluri annuel d’investissement.

Celui-ci est opérationnel depuis le début d’année conjointement avec celui existant car il est nécessaire de continuer notre gestion sur le logiciel actuel avant de basculer totalement sur le nouveau afin de vérifier qu’il n’y a pas de bug dans le nouveau logiciel.

Dans les semaines à venir, les associés se verront demandé de compléter un questionnaire détaillé dont la collecte des informations mettra fin à la gestion « papier » de tous les documents nécessaires au bon fonctionnement du Domaine apportant ainsi un gain en efficacité de gestion administrative, technique et financière et, de facto, en bien-être pour tous les salariés et associés du domaine

Réseaux WIFI

Pour rappel, la société OSMOSIS, qui gère le wifi dans le domaine, a résilié le contrat qui nous liait à elle en date du 4 décembre pour un arrêt des prestations fixé au 7 juin 2024.

Le Conseil d’Administration a décidé de ne pas donner suite à la proposition financière et donc les associés n’auront plus accès à la WIFI portée par OSMOSIS dans le Domaine.

Il va donc être demander à notre partenaire informatique ISIS COM s’il est possible de mettre en place des points WIFI GRATUITS (piscine, poste, chapeau chinois, etc.). Une deuxième solution sera étudiée à savoir la pose d’antennes internet par satellite de type STARLINK ou de routeurs Ubiquity.

Vidéo surveillance et infrastructure vidéo pour points sensibles

Les membres du Conseil ont validé la poursuite d’installations de vidéo surveillance et d’infrastructures vidéo sur les points sensibles. Les décisions seront prises en cohérence avec les préconisations techniques des experts.

ANIMATION DU DOMAINE 

Saison 2024

 

• Recrutement des saisonniers 

 

Pour l’espace aquatique :

La piscine est le cœur de notre domaine et les tensions que nous avons déplorées la saison dernière entre les différents saisonniers en charge de son fonctionnement nous ont conduits à procéder à un complet renouvellement de nos équipes.

Nous avions besoin soit de 2 MNS et 5 BNSSA soit de 3 MNS et 4 BNSSA. A ce jour tous les postes sont pourvus. Les annonces ne sont pas retirées de manière à recevoir de nouvelles demandes de recrutement en cas d’éventuelles défections de dernière minute.

Pour « les Petits loups » :

Deux animatrices titulaires du BAFA sont recrutées du 4 juillet au 24 août à temps plein et un animateur titulaire du BAFA est recruté à temps partiel ; A ce jour tous les postes sont pourvus.

Pour l’animation :

Carlo est renouvelé dans ses fonctions du 2 avril au 30 septembre 2024. Deux animateurs sportifs sont recrutés du 4 juillet au 31 août pour compléter l’équipe.

L’ancien local Tennis sera le point de ralliement des animateurs. Chaque intervenant devra être identifiable par le port d’un T-shirt spécifique et devra vérifier systématiquement les cartes de résidents des participants aux activités proposées quitte à refuser la participation des personnes qui ne sont pas à jour.

Un livret d’accueil des saisonniers leur sera remis dès leur arrivée lors d’une réunion d’accueil

• Fonctionnement du mas, de la loge et du point info

Recrutement de 1 saisonnier au Mas administratif, 2 saisonniers à la loge à l’accueil,1 saisonnier au point info, 1 saisonnier : déchetterie et télégrammes.

Le point infos sera ouvert de 10 à 13 heures et de 17 à 20 heures tous les jours.

• Soirée DJ, bals, pique- niques

Ces activités auront lieu de 21 h 30 à minuit 30.

Une animation aura lieu chaque mercredi (pique-nique, bal, DJ) en juillet et en août 2024. Bals les 17 juillet et 7 août, pique-niques les 24 juillet et 13 août et soirée DJ les 31 juillet et 21 août.

Une soirée DJ réservée aux enfants (7 à 11 ans) sera organisée chaque semaine de 20 heures à 22 heures 30 au « chapeau chinois ». Cette activité sera assurée par un associé qui s’est proposé et qui dispose d’une expérience avérée dans ce domaine. Cette activité se déroulera sous la surveillance des parents.

• Discothèque La SIRENE 

Ouverture les mardis, vendredis et samedis soir du 12 juillet au 21 août 2024 - Présentation de la Carte obligatoire.

Horaires d’ouverture : Vendredi et mardi de 21 H 30 à minuit 30 pour les jeunes de moins de 18 ans puis de minuit 30 jusqu’à 4 heures pour les + de 18 ans. Chaque vendredi soirée à thème.              Chaque samedi soirée sans alcool : horaire de 21 h 30 à minuit 30 pour les – de 18 ans puis de minuit 30 à 4 h pour les + de 16 ans.

 

• Espace aquatique
• Ouverture du 2 mai au 30 septembre.

En juillet et août, les bassins aquatique et sportif seront fermés par alternance, comme les années précédentes, de 13h à 15h.

Les « soirées piscine » auront lieu les mardi et jeudi de 21 heures à 23 heures.

• Plannings d’ouverture :

- Du 2 mai au 31 mai de 13 heures à 18.30 avec fermeture le mardi.

- Du 1^er juin au 15 juin de 11 heures 18.30 tous les jours

- Du 16 juin au 30 juin de 11 heures à 19 heures tous les jours

- Du 1^er juillet au 31 août de 9 Heures à 20 heures tous les jours

- Du 1^er au 15 septembre de 11 heures à 19 heures tous les jours

- Du 16 au 30 septembre de 11 heures à 18 heures tous les jours

Snack Aquarius/ Discothèque La Sirène 

Le Conseil d’Administration a donné son accord pour le renouvellement du bail du 1^er juin au 30 septembre 2024.

Cinéma 

• Bilan 2023

Le bilan de gestion est déficitaire. Les membres du Conseil d’Administration considèrent que la programmation 2023 n’a pas été en mesure d’attirer du public en nombre suffisant.

• Tarifs 2024

Le Conseil d’Administration décide, à l’unanimité de revaloriser les prix d’entrée au cinéma en fixant le tarif adulte 7€ et le tarif enfant à 5 €.

Sécurisation de divers points sensibles routiers 

Le Conseil d’Administration valide la proposition de construire un dos d’âne avec passage pour piétons à l’intersection sur le boulevard longeant la piscine et conduisant parking d’intermède.

Sécurisation de l'entrée Gardiette 

Des caméras vont être installées pour éviter les intrusions

Tenue pour le personnel du service sécurité 

Tous les personnels du service de sécurité porteront un uniforme qui les identifie dans leur fonction.

 

Rappel et précision sur la gestion des invités payants

Le Conseil d’Administration a décidé qu’à l’arrivée des invités payants, le règlement intérieur leur sera remis accompagné d’un reçu attestant de cette remise.

Il leur sera par ailleurs rappelé qu’ils ne sont pas autorisés à inviter des personnes extérieures au Domaine pendant leur séjour, cette possibilité n’étant offerte qu’aux associés et aux ayants-droits. Une note de service sera affichée à la loge pour information des gardiens

FINANCES

Bilan 2023 :

Le total des produits, hors reprises sur amortissements et provisions, s’élève à 603 985€ pour un budget prévisionnel de 383 087 €, soit un excédent de 220 938€.

Ce dernier provient notamment de la participation occupant (229 195€ pour 155 887€ budgété), des frais de transfert, grutage et du wifi Osmozis (113 328€ contre 89 545€ budgété), des macarons, cartes de résidents et divers (165 850€ pour 128 015€ budgété), de la refacturation des frais de contentieux et bancaires mais surtout de l’augmentation des intérêts issus du placement de l’excédent de trésorerie disponible. (95 612€ pour 9 600€ budgété).

Le montant des charges s’élève, hors amortissements et provisions, à 3 437 140€ pour un budget prévisionnel de 3 493 303€, soit une économie de 56 163€.

Le résultat comptable provisoire 2023 est donc à 277 101€.

Il est à noter que le montant des dépenses d’électricité est passé de 85 504€ à 214 238€ (+250%).

Conformément à la demande de notre commissaire aux comptes, Il a été procédé à une sortie des immobilisations amorties pour un montant de 553 133€.

Solde des Associés au 31 décembre 2023

Celui-ci s’élève à 480 937€, déduction faite des avances des associés (73 986€), qui se décompose comme suit :

Dans les soldes débiteurs sont inclus :

• Les associés défaillants pour un montant de 240 003€ dont 2 nouveaux dossiers. Tous ces dossiers sont en contentieux auprès de notre avocat pour des recours devant les tribunaux. Leurs droits de jouissance est suspendu. Dans ce montant est inclus un montant de 10 425€ après décision de la commission de surendettement en faveur de l’associée.
• Les associés, dans le cadre de successions à réaliser, pour un montant de 11 382€.
• Le solde des comptes des parcelles rachetées par la SCI, dans le cadre des travaux du Gonfaron, pour un montant de 57 527€ qui sera purgé lors de la vente de celles-ci.
• Le solde des comptes des parcelles vendues pour un montant de 22 439€ qui sera purgé dès la réalisation des transferts de parts sociales

Les associés qui ne sont pas à jour de leurs charges au 31 décembre représentaient 223 568€. A ce jour, un montant de 110 507€ a été réglé ce qui porte le solde, hors contentieux, parcelles Gonfaron et successions, à 113 061€.

Un nouveau point sera fait au 30 avril et les associés concernés recevront une lettre de relance leur demandant de régler leur solde sous 30 jours à compter de la réception du courrier, faute de quoi leur droit de jouissance serait suspendu au 1^er juillet 2024.

Contrôle URSSAF

Nous attendons les conclusions du contrôle mais sommes assez confiants car aucune erreur majeure n’a été relevée.

Rachat de parcelles en contentieux financiers

Après négociations avec les associés concernés certains d’entre eux ont accepté la proposition de la SCI et les dossiers sont en cours de finalisation.

Déménagement des parcelles déplacées – Gonfaron

6 associés sur 8 ont accepté leur déménagement qui devrait se faire avant le début de la saison.

 

PERSONNEL

Recrutement :

 

• Contrôleur sécurité

Le Conseil d’Administration a validé l’embauche, à compter du 18 mars 2024, de Monsieur MOMET Pierre.

• Assistante administrative et comptable

Le Conseil d’Administration a validé le renouvellement du CDD de mademoiselle AMRANI Nora jusqu’au 31 mai 2024 puis en CDI à temps plein à l’issue de celui-ci

• Services Administratif

Il a été décidé de procéder au recrutement d’un salarié avec un CDD de 6 mois couvrant la période du 1^er avril au 30 septembre 2024.

Comité Social Economique

Le renouvellement des membres du CSE, au nombre de 2, a eu lieu le 11 décembre dernier. Une réunion a lieu chaque mois.

JURIDIQUE

Baux saisonniers 2024

Les baux saisonniers ont été reconduit pour KRISS coiffure et nous sommes dans l’attente de la réponse du propriétaire du manège enfantin Léo & Alice. La prestataire d’activités de fitness a été informée des modalités applicables pour la saison 2024 mais n’a pas encore validé son bail.

Le bail saisonnier pour une prestataire en pose de prothèses ongulaires sans actes de manucure, extension de cils et autres prestations esthétiques est en cours de finalisation pour la période du 1^er avril au 30 septembre.

Aucun autre prestataire extérieur ne s’est manifesté pour offrir ses services (Professeur de tennis/padel, yoga et autres).

Contentieux Prudhommaux

• Dossier de Monsieur MAYER et de Madame MAYER

La fixation des dates de plaidoirie devant la cour d’Appel d’Aix-en-Provence est en attente.

• Dossier de Monsieur HAMEL

Les conclusions de la SCI ont été déposées le 25 janvier 2024 et le calendrier de procédure a fixé à la date du 4 juillet 2024 l’audience de mise en l’état.

Dossier AXA Assurances

Le tribunal, en date du 15 février 2024, a condamné :

• La SA AXA FRANCE IARD à payer la somme de 62.698,49 euros, après déduction de la franchise et de la provision de 10.000 euros perçue, avec intérêts au taux légal capitalisés à compter du 25 mars 2021 ;
• La SARL IDO ASSURANCES à payer la somme de 58.848,38 euros, avec intérêts au taux légal à compter du présent jugement. ;
• La SARL IDO ASSURANCES à payer et la SA AXA FRANCE IARD la somme de 2.000 euros chacune sur le fondement de l’article 700 du code de procédure civile ;

La notification officielle du jugement fera courir le délai d’un mois pour faire appel de la décision. Le Conseil d’Administration a quant à lui décidait de ne pas faire appel de la décision après avoir pris avis auprès de l’avocat de la SCI.

Contentieux financiers ou techniques avec les associés

Les dossiers sont suivis en liaison avec notre avocat. Un point sera fait lors du prochain Conseil d’Administration.

TVA et Taxe de séjour 2023 et antérieures

Nous portons à votre connaissance que le dossier de la TVA et de la Taxe de séjour sont dorénavant suivis par le cabinet d’avocat fiscaliste parisien CAZALSMANZO composé de 20 collaborateurs.

Dossier TVA : nous avons saisi :

• La Cour d’appel Administrative de Marseille, après le rejet par le tribunal administratif de notre réclamation pour la période de janvier 2018 à octobre 2020.
• Le tribunal Administratif après le rejet par la Direction Départementale des Finances Publiques du Var de notre réclamation pour la période de novembre 2020 à décembre 2021

Aucune date d’audience ne nous a encore été communiquée.

Taxe de séjour :

Le cabinet CAZALSMANZO finalise la rédaction des conclusions qui devraient être déposées prochainement devant le tribunal judiciaire de Draguignan.

  

SECURITE /SECOURS AUX PERSONNES

Contrat de sécurité 2024/2026

Ce contrat se décompose en 2 parties à savoir le personnel de sécurité à la loge d’entrée et la sécurité pendant la période estivale. Après accord de la commission d’appel d’offre, le contrat a été confié à la société PRESSUR.

SAISON 2024 : Mise en place d’une procédure précise pour les infractions et les incivilités entre la société PRESSUR, le contrôleur sécurité et l’administrateur responsable

Contrat de débroussaillage 2024/2026

Après accord de la commission d’appel d’offre, le contrat de prestation a été confié à la société CLM environnement.

Sonorisation dans le Domaine

Plusieurs essais ont déjà été réalisés et d'autres seront effectués prochainement. 

Livret sécurité pour évacuation du Domaine

Le livret d'accueil du Domaine sera complété et remis en même temps que le macaron. Pour répondre à des demandes exprimées lors de l’exercice de juin 2023, un plan d’évacuation intitulé « Evacuation Domaine du pin de la lègue » sera également remis à l’entrée et devra être positionné sur la plage avant des véhicules en cas d’évacuation.

 

Contrôle des panneaux indicateurs

Le CA décide de poser des panneaux indiquant la direction de la sortie principale dans chaque hameau. Une révision des pictogrammes et des affichages et en cours.

Contrôle des issues de secours

Les sorties de secours sont toutes opérationnelles et bien indiquées.

Installation panneaux solaires sur panneaux indicateurs

L’ensemble des panneaux indicateurs a été équipé d’éclairages solaires pour une meilleure visibilité nocturne.

Rappels et précisions

Il est rappelé que les voitures doivent se garer dans le sens du départ (en marche arrière) sur les épis du parking de la piscine.

Il est prévu de réserver un lieu de rassemblement spécifique aux personnes à mobilité réduite et handicapées sur le parking du Club Intermède.

 

AVENIR DU DOMAINE

Les propositions de la commission « Avenir du Domaine » ont été lues et commentées durant le CA. Voici les réponses apportées par le Conseil d’Administration.

Pose de panneaux solaires sur les parcelles

Il apparaît que les services de sécurité et notamment les sapeurs-pompiers recommandent de ne pas disposer de panneaux photovoltaïques à proximité des mobil-homes afin de réduire les risques d’incendie. En revanche, il est possible de les poser sur des constructions en dur et en particulier sur les mas sanitaires ou les bâtiments du service technique de façon à alimenter en électricité les ballons d’eau chaude et les installations du mas administratif.

Cependant, une étude conduite récemment fait ressortir que le coût d’achat et de pose n’est amorti qu’au bout de 16 ans alors que le matériel a une durée de vie estimée de 10 ans.

Dans l’éventualité où des avancées techniques remettraient en cause ces appréciations de la situation, le dossier serait à nouveau étudié.

Bacs à compost

A partir du 1er janvier 2024, la loi oblige chaque foyer français à disposer d’un bac à compost à son domicile conformément à la loi du 10 juillet 2020 relative à la lutte anti-gaspillage pour une économie circulaire.

Le Conseil d’Administration propose d’installer dans l’enceinte des services techniques à la déchetterie un bac à compost qui recevra les déchets organiques générés.

Reboisement

A l’issue des travaux nécessités par le PPRIF dont l’achèvement est prévu courant 2025 et de ceux du Gonfaron dont les dates sont à ce jour inconnues, il conviendrait de mettre en œuvre une stratégie de reboisement qui prendra en compte le type d’essences et leur emplacement sur le site du Domaine. Ces plantations devront être décidées conjointement par les services de la mairie de Fréjus et les services compétents de la préfecture. Dans cette perspective, les membres du Conseil d’Administration demandent à la commission « Avenir du Domaine » de préparer un plan précis des attentes des associés comprenant les coûts, les emplacements en fonction des usages ainsi qu’un calendrier prévisionnel des opérations.

Le Conseil d’Administration décidera par la suite de la priorité des propositions et du budget qui peuvent leur être consacrées.

Création espace « exposition permanente »

La commission est tout à fait favorable à la création d’un espace ou serait exposés les documents qui relatent l’histoire du Domaine. Cependant, il n’existe pas à ce jour de salle à même de remplir cette fonction. Les membres du Conseil d’Administration restent à l’écoute de la commission sur ce projet.

Communication

Au vu de l’intérêt que représente la présence au Domaine d’une commission avenir, force de proposition pour aider à la définition des orientations pour l’avenir du Domaine, le Conseil d’Administration décide de confier à l’un de ses membres une mission consacrée à la communication avec la commission. L’administrateur-cogérant en charge de ce dossier sera nommé après la prochaine AG.

Facebook

Une page FACEBOOK intitulée « Domaine du Pin de la lègue » diffuse des informations qui ne reflètent pas la réalité du fonctionnement du Domaine tel que défini dans ses statuts. Il est juridiquement difficile pour le Conseil d’Administration de demander la fermeture cette page. Par ailleurs, la création d’une page FB officielle nécessiterait de créer un emploi dédié à cette fonction de communication, ce qui n’est pas envisageable à l’heure actuelle au vu des priorités affichées lors des AG.

R A P P E L S

Horaires d’ouverture du mas administratif

Du 1^er octobre 2023 au 31 mars 2024

Ouvert au public du lundi au vendredi, le matin uniquement, de 9 h à 12 h

Du 01 avril 2024 au 30 juin 2024

Ouvert au public du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h 15

Le samedi matin de 9 h à 12 h

Les services techniques reçoivent uniquement sur demande de rendez-vous par téléphone ou par l’envoi d’un e-mail avec l’objet de la demande. Le rendez-vous aura lieu directement sur la parcelle de l’associé(e) demandeur (se).

Bien entendu, vous pouvez à tout moment adresser un e-mail au service administratif (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) et au service technique (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).

Remise du macaron

Nous vous rappelons que les macarons ne seront délivrés que sur présentation d’une attestation fiscale et de l’assurance de vos installations (Taxe d’Habitation principale et/ou Taxe d’Habitation du Domaine adressée à votre résidence principale ou Impôts sur le Revenu adressés à votre résidence principale uniquement).

Si vous ne pouvez justifier d’une résidence principale, vous serez concernés par la résolution 7 votée lors de l’assemblée générale du 14.08.2021 qui stipule « un associé qui ne pourra justifier, par la production d’une attestation fiscale, d’une résidence principale extérieure au Domaine, sera sanctionné d’une pénalité mensuelle de 7 taux de base la première année, pénalité doublée chaque année jusqu’à régularisation. »

Assurances

- Nous rappelons aux associé(e) l’obligation, chaque année lors de la remise du macaron, de nous présenter un justificatif d’assurance du ou des véhicules, accompagné de l’attestation d’assurance RC et incendie pour l’ensemble de leurs installations.

- A la demande de notre compagnie d’assurance, les associé(e)s dont le deux-roues reste stationné au magasin, doivent chaque année nous communiquer leur attestation d’assurance en cours de validité pour le véhicule entreposé.

Refonte totale du site internet et du logiciel

Le nouveau système informatique sera déployé, au printemps 2024, en même temps que le nouveau site, entièrement revu.

Une communication spécifique vous sera alors adressée pour vous expliquer les nouvelles procédures.

Tous les enregistrements de séjours seront faits par l’associé sur son espace privé, sur lequel il pourra également créer et gérer ses ayants-droits et l’ensemble des véhicules. Le préenregistrement sera en conséquence revu dans son ensemble.

Mas sanitaires

Les mas sanitaires réouvriront le samedi 06 avril 2024. Ils seront fermés dès le 30 septembre 2024.

Tri

Pour satisfaire aux enjeux écologiques du tri et du recyclage, mais également pour des raisons budgétaires, nous demandons aux associé(e)s de bien vouloir procéder au tri de leurs déchets. Un dépliant d’information est disponible au mas administratif.

Conteneurs poubelles

Les poubelles actuellement stockées sur le parking en face de la poste, seront remis progressivement dans les hameaux à compter de juin 2024. Le non-respect du tri dans les containers est refacturé en supplément au Domaine.

Benne à « monstres »

Du 1^er avril au 31 octobre, le lundi et le vendredi de 9 h 30 à 11 h 30,

+ le mercredi en juillet et août, de 09h30 à 11h30.

Du 1^er novembre au 31 mars, uniquement le vendredi de 9 h 30 à 11 h 30.

Parking stationnement des camping-cars, bateau et remorque

Les bateaux camping-cars et remorques ne sont pas autorisés à stationner de façon durable en période hiver dans le Domaine sur les parkings publics. Si l’associé(e) dispose d’un emplacement adapté sur sa parcelle, il/elle est autorisé(e) à garer ses véhicules à condition de ne pas empiéter sur le domaine public et de ne pas entraver l’accès éventuel à sa parcelle par les services d’incendie.

En hiver, un camping-car peut s’avérer être le véhicule principal de l’associé(e). Dans ce cas uniquement, à défaut de possibilité de le garer sur sa parcelle, il devra, après une demande préalable précisant le temps de stationnement prévu, le stationner sur une zone strictement délimitée qui sera précisée chaque année par les services techniques du Domaine. Ce stationnement est uniquement réservé aux associé(e)s présent(e)s dans le Domaine sur la même période. Des contrôles auront lieu afin de s’assurer que l’associé(e) est bien présent(e).

Magasin pour les deux-roues

Le dépôt ou le retour des deux-roues se fera, du 1er juillet au 31 août, les lundis, mercredis et vendredis de 10 h à 12 h et du 1er septembre au 30 juin, entre 9 h et 12 h, avec prise de rendez-vous au préalable auprès de monsieur Stéphane DAVAL.

Véhicules « tampons »

Pour tous véhicules « tampons » sur parcelle, sans macaron et dont l’assurance n’est pas à jour ou inexistante, le Domaine demandera à l’associé(e) concerné(e) de communiquer par e-mail l’attestation d’assurance.

Compteur eau

Chaque associé(e) est responsable de l’entretien de son propre compteur ainsi que de son regard et en cas de remplacement qui ne peut être décidé et réalisé que par le Domaine, les frais engagés sont facturés à l’associé(e) concerné(e). Afin de lutter contre les fuites d’eau et de mettre fin aux litiges qui opposent les associés à l’Administration du Domaine, le Conseil d’Administration décide que l’associé aura dorénavant l’obligation de poser une vanne après le compteur d’eau afin d’éviter les fuites si jamais la vanne du compteur d’eau amont devenait défectueuse. Ce dispositif permettra en cas de fuite à la SCI de ne pas prendre en charge le remboursement. La fiche îlot sera complétée et le règlement intérieur « constructif » sera mis à jour.

Entretien des installations

Nous vous rappelons que vous devez régulièrement procéder au nettoyage de vos parcelles et des aiguilles de pin sur le toit de vos installations.

Entretien PPRIF des parcelles

La date limite pour l’exécution de ces travaux par l’associé(e) est fixée au 15 mai. Néanmoins le Conseil d’Administration accepte une tolérance jusqu’au 30 mai. Passé ce délai, les travaux d’entretien sont réalisés par le Domaine, aux frais de l’associé(e) concerné(e), sachant qu’au 15 juin tous les travaux doivent être terminés.

Traitement et maladie du palmier

Tout(e) associé(e) ayant sur sa parcelle un ou plusieurs palmiers doit se rapprocher des services techniques afin de recueillir les informations relatives au traitement, à l'abattage et à l'évacuation de palmiers malades. Seules les entreprises habilitées peuvent intervenir et en aucun cas les services du Domaine.

Animaux : Extraits du règlement intérieur « partie administrative » (M.A.J en avril 2022)

      - Animaux domestiques : (article 6.3 e)

La présence des animaux domestiques est autorisée avec leur maître, à condition qu’ils soient vaccinés (tenir le certificat de vaccination à disposition) et qu’ils n’occasionnent aucune nuisance de quelque sorte que ce soit.

Les chiens de catégorie 1 et 2 sont strictement interdits au Domaine.

Les chiens doivent être, en permanence, sous contrôle de leur maître, attachés ou tenus en laisse, voire muselés selon la législation. En aucun cas ils ne doivent être laissés seuls sur les îlots. Les propriétaires de chiens doivent prendre toute mesure utile pour empêcher les aboiements et manifestations sonores de leur animal (cf. Art. 6.3. c).

L’accès à l’espace nautique et aux aires de jeux leur est interdit (salubrité).

Les propriétaires sont tenus de ramasser les déjections de leurs animaux ; sanctions pécuniaires en cas de manquement (cf. Art. 7.3.2).

Les animaux en divagation seront attrapés pour être remis au service départemental des fourrières.

Les chats : Nous rappelons qu'une campagne de stérilisation des chats errants est organisée toute l'année par des associé(e)s bénévoles avec l'accord de l'Administration du Domaine pour éviter une prolifération féline.

      - Animaux nuisibles : Suivant arrêté préfectoral du 30 mai 2017, le sanglier est classé nuisible sur l’ensemble du département du Var. A ce titre, toute personne surprise en train de nourrir un sanglier est passible d’une amende de 135€ appliquée par l’Office de la Faune Sauvage.

La poste du Domaine

Du 1^er juin 2024 au 31 août 2024, le guichet est ouvert du lundi au samedi de 11h à 12h. Le courrier, les petits colis ainsi que les avis de passage pour les lettres recommandées sont distribués quotidiennement dans les boîtes aux lettres. Les colis qui ne rentrent pas dans les boites aux lettres devront être retirés au guichet de la poste en juin et au Point infos en juillet et en août. Pour les personnes qui se font livrer des médicaments et/ou du matériel médical, il leur est demandé de bien vouloir se rapprocher du mas administratif.

Extincteurs

Le Domaine compte 1.200 extincteurs vérifiés chaque année et remplacés tous les 10 ans.

Terrains militaires autour du Domaine 

Leur accès est strictement interdit.

Messes

La Cathédrale de Saint-Raphaël rencontrant des problèmes d’effectif, la célébration de messes cet été au Domaine ne sera pas possible. Nous vous indiquons les horaires de la Cathédrale : Messe le samedi soir à 18h15 ou le dimanche à 10h15.

 

Détecteur de fumée

Sa mise en place est devenue obligatoire dans les mobil-homes et caravanes depuis le 8 mars 2015. N’oubliez pas de changer les piles de l’appareil afin d’éviter, en votre absence, un déclenchement intempestif pouvant occasionner une gêne pour le voisinage.

Alarmes sirènes en cas d’évacuation

1 sonnerie de 5 minutes. Attention : Chaque premier mercredi du mois à 12 h un test est effectué sur les sirènes (1 sonnerie de 1 à 2 minutes), ainsi que sur les messages par sonorisation (voir « consignes de sécurité » ci-après).

Plan d’évacuation

Le plan du Domaine sera remis à chaque résident en deux exemplaires lors de la délivrance du macaron ; Un exemplaire que le résident devra conserver dans son véhicule et l’autre dans ses installations. Ce plan sera également mis à disposition des résidents dans différents points du Domaine et téléchargeable sur le site internet du Domaine.

Alerte des secours

Un émetteur récepteur d’alerte des secours est installé au niveau de chaque mas sanitaire en liaison directe avec la loge. Ce dernier doit être utilisé en cas d’incendie ou d’incident grave.

 

 

- EN CAS D’INCENDIE -

• Si vous êtes témoin d’un départ de feu :
• Appelez les pompiers au 18 ou 112,
• Prévenez le poste d’entrée :

                      - soit par téléphone en composant le 07.78.48.54.55 (numéro à privilégier) ou le 04.98.11.84.40,

                      - soit au moyen de la borne d’appel située au bloc sanitaire.

                      Ne raccrochez pas le premier, attendez la confirmation de votre appel.

• Identifiez-vous en donnant votre nom, l’adresse de votre parcelle dans le Domaine (nom de hameau + numéro).
• Communiquez le lieu, la nature et l’ampleur du sinistre.
• Précisez s’il y a présence de victimes, l’état visuel des blessures ou brûlures.
• Fermez les bouteilles de gaz, coupez l’électricité de la parcelle sinistrée, utilisez les extincteurs et/ou les tuyaux d’arrosage.
• Dans la mesure du possible (ne mettez pas votre vie en danger), restez sur les lieux pour guider les secours et mettre en place un périmètre de sécurité.

- EN CAS D’INONDATION -

• Prévenez le poste d’entrée :
• Soit par téléphone en composant le 78.48.54.55 (numéro à privilégier) ou le 04.98.11.84.40,
• Soit au moyen de la borne d’appel située au bloc sanitaire.

                Ne raccrochez pas le premier, attendez la confirmation de votre appel.

• Identifiez-vous en donnant votre nom, l’adresse de votre parcelle dans le Domaine (nom de hameau + numéro).
• Communiquez le lieu, la nature et l’ampleur du sinistre.
• Précisez, s’il y a lieu, si des personnes doivent être prises en charge.
• Allez-vous mettre à l’abri dans un lieu en hauteur.
• Ne traversez jamais une route ou un chemin submergé par l’eau.

 

- EVACUATION DU DOMAINE -

• L’ordre d’évacuation est donné par les sirènes du Domaine et/ou des messages par sonorisation.
• Fermez les bouteilles de gaz, coupez l’électricité.
• Fermez les portes et les fenêtres de vos installations pour éviter les vols et la propagation de l’incendie ou des fumées à l’intérieur des mobil-homes ou caravanes.
• ATTENTION ne pas fermer l’eau sur la parcelle, laissez à disposition les tuyaux d’arrosage.
• Emportez papiers d’identité, carnets de santé, médicaments d’urgence, chaussures, vêtements et boissons.
• Evacuez le Domaine avec les véhicules sans remorque en suivant les circuits balisés.
• Suivez les directives données par le personnel de sécurité ou les services publics.
• Toute personne présente dans le Domaine doit obligatoirement évacuer sous peine de sanction.
• Dans le cas où un résident prend en charge une ou plusieurs personnes, (enfants, ou personne handicapée), il lui est demandé d’en informer le poste d’entrée pour le signaler.

- CONDUITE A TENIR POUR LES PREMIERS SECOURS -

• Si vous êtes témoin d’un accident, malaise ou maladie :
• Observez ;
• Protégez pour éviter le suraccident ;
• Alertez les pompiers au 18 ou 112, ou le SAMU au 15 :
• Identifiez-vous en communiquant votre nom et votre numéro de téléphone,
• Indiquez la nature du problème : accident, malaise ou maladie,
• Indiquez le lieu exact de l’évènement,
• Précisez le nombre de personnes concernées,
• Précisez l’état apparent de la ou de chaque victime, son âge et son sexe,
• Indiquez les premières mesures prises.
• Ne raccrochez jamais le premier ;
• Prévenez le poste d’entrée pour signaler que les secours vont arriver :
• Soit par téléphone en composant le 78.48.54.55 (numéro à privilégier) ou le 04.98.11.84.40,
• Soit au moyen de la borne d’appel située au bloc sanitaire,
• Soit par tout autre moyen de communication.
• Restez avec la ou les victimes.

CONSENTEMENT PREALABLE A LA RECEPTION DE LETTRES RECOMMANDEES ELECTRONIQUES

Je soussigné(e)…………………………………………………………………………………………………………………………………………

Numéro Général : ………………… Adresse e-mail : ……………………………………………………………………………………..

N° de téléphone : Fixe …………………………………………………     Mobile…………………………………………………………..

Accepte de recevoir des notifications et mises en demeure par Lettre Recommandée Electronique de la part de la S.C.I Domaine du Pin de la Lègue.

Je reconnais que l’accès à la boite aux lettres correspondant à l’adresse électronique indiquée et sa consultation sont sous mon entière et pleine responsabilité. En cas de changement d’adresse e-mail, je m’engage à informer la S.C.I Domaine du Pin de la Lègue par tout moyen conférant date certaine.

Fait à …………………………………                                       Le …………………………………………………………

Signature :

 

 

 

 

 

A WORD FROM THE ADMISTRATIVE COUNCIL

Madam, Sir, Dear Associates,

Each meeting of the Admin Council is an opportunity for the co-managing administrators to take stock of past events the progress of the various ongoing files and the developments in contexts which will require to make decisions best able to preserve the interests of the Associates.

The CA which was held on February 27, 28 and 29, 2024 focused particularly on the developments in the legal frameworks which constrain our general and constructive internal regulations.

Indeed, the new regulations or rather their interpretation by the town planning and development services of Fréjus, will define the perimeter of the constraints linked to the authorised installations on the plots, the administrative, fiscal and labor rights, the legal outlines of the approvals for sales and transfers as well as the contracts that we will enter into with the permanent employees or seasonal contract workers of the Domaine.

For each of these areas, the members of the Admin Council are mobilised on a daily basis, and you can count on their vigilance to best serve our common interests.

Beyond the constraints mentioned above, it is important that the members of the CA listen to the requests of the Sociétaires in order to guide their decisions, again with the sole objective of preserving their well-being and that of their families in the spirit of conviviality which has prevailed at Domaine du Pin de la Lègue since its creation.

In this regard, the members of the Admin Council welcome the dynamism of the associations and more particularly the creation of the “Avenir du Pin de la lègue” Commission whose suggestions and proposals will be welcomed with the greatest interest and we invite you strongly to express your ideas through the sites which we informed you about in the previous Flash Info (CAPD2L https://forms.gle/uZ4wCgPJuWK5ucct7 ), for which you will find, in the appendix, the answers to some of their proposals

We noted, in the previous Flash Info, the diversity and complexity of the tasks to be carried out by the members of the admin council the latter also requiring varied availabilities and skills to best serve our community, the Admin Council has decided to increase the number of its members from 9 to 11 and we invite you to submit your application to join us.

You will find in this Flash Info 132 the most important information on current affairs as well as some essential reminders for the proper functioning of our community.

For the Administrative Council,

Christian BARON

Co-manager and President of the Administrative Council

 

Compliance of the RIC (Internal Constructive Regulations) with the PLU (Local Urban Planning Plan)

The recent exchanges with the services of the town of Fréjus and those which took place with Ms. ROBLES, head of the town planning and land law department, commit us to carry out modifications to our RIC with the aim of bringing them as close as possible to the requirements of the PLU.

We estimate that at least 80% of the plots do not currently comply with the Urban Planning Code and the PLU of Fréjus. Pending details on developments the consequences of which could be major for the life of our Estate the processing of approval request files for sales and works has been suspended. Estate agencies have been notified of the situation and will be kept informed of developments in the matter as they arise. A special Flash will be published as soon as we have obtained all the necessary answers and their administrative justifications verified by our lawyers.

GENERAL ADMINISTRATION

 

Resignation of Me. Dominique Malbernard on February 1, 2024

Mrs. Dominique MALBERNARD had to resign from her mandate as co-manager on February 1, 2024 for reasons of incompatibility between her profession as a lawyer and the function of co-manager of our SCI confirmed by the Council of the Bar Association of the Paris Bar.

Consequently, and until the establishment of the next Board of Directors which will result from the 2024 elections, the legal files will be monitored jointly by MM BARON Christian and BOUTTEAU Philippe.

Minutes of the Admin council of October 5-6 & 7, 2023

The directors unanimously validated the minutes of the board of directors.

Date of the Admin Council 2024

The next council will take place on April 24, 25 and 26, 2024

Registration of entries into the domain

The formalities will now be carried out in the office located near the guardian’s lodge, but the actual implementation remains to be confirmed and should take place, at best, at the beginning of April.

The associates will have to go to the administrative mas only to pay their charges or for an appointment with the administrative or technical services.

Joint cheque signing delegations.

The Admin Council decided to authorise Mr. LAVIALLE and Mr. BLOUIN to have a joint signature to incur expenses and issue checks for a maximum amount of €5,000.

Outsourcing of SCI management

As announced during the 2023 general meeting, the Admin Council contacted several co-ownership management agencies to obtain a quote and we are still waiting to receive them.

Renewal of the mandate of the statutory auditors

The mandate of our auditor expires at the end of the 2024 general meeting. The Admin Council has decided to contact several auditors to obtain a quote. To date, 2 have shown interest for which an initial quote in the amount of €6,000 has been provided, corresponding to a necessary activity estimated at 70 hours per year.

Seasonal lease 2024 for the "AQUARIUS" snack bar and the "La Sirène" nightclub

The Admin Council decided to grant the seasonal lease to the company managed by Mr. CONTAMINE.

 

Penalty table 2024

The Admin Council has modified the table of penalties attached as an appendix to the internal regulations (Administrative part) in the warning sections and 3 basic units by replacing the term “absence of sticker” by “Presence of a vehicle not displaying a valid badge.

Electric vehicle power supply.

To recharge their electric vehicle, associates cannot connect to their home network but must have a dedicated individual socket corresponding to the electrical standards in force for this type of connection to avoid fire risks.

A work request MUST now be submitted and signed off after verification. A census of electric vehicles will also be made so that an electrical connection can be made separate from the domestic power supply.

General number on all plots

The members of the admin council remind the partners that the number in the hamlet of each plot should be displayed visibly at the entrance to them.

Installation of valve after water meter

To combat water leaks and put an end to disputes between the associates and the administration of the Domaine, the Admin Council decided that the associate will henceforth have the obligation to install a valve after the water meter to avoid leaks and contestations if the upstream water meter valve ever becomes defective.

This system will allow the SCI not to take responsibility for reimbursement in the event of a leak. The work request will be completed, and the “constructive” internal regulations will be updated.

Bio-waste trash cans: Sorting & placement.

Operational as of January 1st. The question of setting up places to deposit organic green waste (food) was raised. This will involve defining the most appropriate locations to make them available to partners as well as the methods for monitoring the filling and use of the resulting compost. A deposit location in the recycling center was mentioned, which would make it possible to monitor the conformity of deposits and manage the use of compost. Open on the same days as the recycling center.

Medical room

To date, no definitive commitment has been made by a doctor who can intervene within the Domaine. The search continues.

It was decided, however, to renovate premises located at the Auberge, which, without being considered a medical office, will accommodate people needing to meet a doctor.

Wild boars

Two cages used to trap wild boars were placed on their paths. The principle consists, once the animals are trapped, of calling on an official and qualified hunter responsible for the humane disposal of them and disposing of the carcasses appropriately. However, it turns out that this hunter is rarely available and that the law stipulates that if the animals are not eliminated within the following 24 hours their capture, they must be released, which was the case on two occasions. A solution to resolve the problem is the proposal of an employee of the Domaine who, a hunter, wishes to take the tests which will allow him to access the qualifications of “Trapper”.

Rental from Airb’b, booking, Le Bon coin, etc.

The Admin Council notes that advertisements concerning rentals on Pin de la Lègue are more and more numerous either on social networks, on sites such as Le bon coin or placed in estate agencies. They also multiply informally directly between associates and paying guests. It therefore turns out that the information concerning the operation and requirements of the Domaine is very often incomplete or even incorrect.

The Admin Council has therefore decided that upon the arrival of paying guests, the internal regulations will be given to them accompanied by a receipt attesting to this delivery. They will also be reminded that they are not authorized to invite people from outside the Domaine during their stay, this possibility being only offered to associates and beneficiaries. A memo will be posted at the lodge for the guards' information.

Use of drones

Both for security reasons and to protect the privacy of residents of the Domaine, the use of drones by individuals is prohibited in all circumstances. The use of drones for technical purposes must be the subject of an official request.

The Admin Council decides to prohibit the use of drones inside the Domaine out of respect for privacy.

Installation of surveillance camera by associates

Individual surveillance cameras may be installed inside mobile homes and outside as long as they do not exceed the boundary of the plot of the associate installing them. The installation of cameras must be the subject of a work authorization request.

Maintenance contract for video surveillance

The Admin Council validates the annual maintenance contract of the AXION NETWORK Company.

GENERAL ASSEMBLY 2024

 

Election to the Administrative Council – Call for applications:

The Admin Council has decided to increase the number of co-managing director positions to be filled from 9 to 11.

At the general meeting on August 10, 2024, the associates will have to vote for the election of:

• 4 co-managing directors for a 3-year term. Is outgoing: Mr. Christian BARON
• 2 co-managing directors for a mandate of 1 year. Outgoing: MM Pascal TEITE and Michel MONSAURET

The expected skills relate to work, human resources, legal, IT, finance and communication.

The mandate of co-managing Administrators is entirely voluntary and requires a significant personal investment.

Election to the Supervisory Committee– Call for applications:

Article 15 - III of the statutes provides that the general meeting appoints a maximum of three associates each year to the Supervisory Committee. To date, only one member has been elected.

At the general meeting on August 10, 2024, the partners will have to vote for the election of:

• 2 members of the supervisory board for a 3-year term.

Important reminder:

Interested associates must obviously be in compliance with the statutes and internal regulations and not have other mandates within the S.C.I.

Associates have until April 25, 2023 at 5 p.m., to send their application and profession of faith, (1/2 A4 page maximum) to Mr. Joel LAVIALLE either by mail addressed to the estate or by email to the following address: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., accompanied by a Curriculum Vitae, an identity photo, the 2023 income tax notice or the 2023 housing tax for the main residence or that of their installations on the Domain addressed to the principal residence and proof of liability and fire insurance for their installations at the Domaine.

Any application received subsequently will be considered inadmissible.

The Admin. Council reserves the right to approve or not the application

WORKS

Achievement on the 2023 budget

The work was carried out for an amount of €337,925, representing an additional expenditure of €11,549 to be carried over to the 2024 budget.

Forecasts and priorities for the 2024 multi-annual budget

Modification of the barriers at the entrance to the Domaine including license plate reading software, replacement of fire extinguishers, doctor's reception room, repair of tennis courts, purchase of a mini excavator, purchase of a used Kangoo, solar boulevard lighting, purchase of brush cutters replacement of sanitary hot water tanks, purchase of cinema tables/benches/chairs + interlude, drainage audits, installation of video surveillance cameras in various sensitive points and additional computer software.

The total amount of expenditure represents €345,849 including the carryover of excess expenditure from 2023 for an initial budget of €326,378.

Entrance to the Domaine

The barriers at the entrance to the Domaine will be moved about fifty meters upstream from the current barriers and the traffic plan to and from the commercial area will be slightly modified. This will allow security agents to regulate entries and verify that all occupants of incoming vehicles hold entry authorization. This new organization, which will be operational in June, will allow lodge staff to have a better view of the entrances and more efficient flow management. These developments coupled with the acquisition of efficient management software will significantly increase the security of the Domaine.

Reminder: the new software will integrate the barrier opening function with two conditions: declaration of the vehicle (badge) and compulsory registration of presence on set dates.

The works of Gonfaron

• Update on the progress of the Hydratec file:

Pending a definitive position from the authorities on the timetable and recommendations relating to the Gonfaron development work the Hydratec company is ready to continue its studies and recommendations. An announcement of an intervention by the archeology services was made for the coming weeks. To date we have no visibility on the possible constraints that this intervention could impose.

• Update on the progress of the “military pool”:

The military authorities with whom we are in contact do not wish to carry out the requested work. They opted for a sale to the SCI of the section of military land (a few hundred m²) to set up the catchment basin upstream of the Gonfaron entrance to the Domaine. This matter should be dealt with quickly.

• Gonfaron call for additional funds:

A resolution presented to the 2020 general assembly planned work worth 3 million euros including tax. €3 per share has already been received and therefore remains to be called €2.20 per share. The Admin Council considers that it is appropriate to make this call for funds rather than resorting to a loan. The appeal for funds will be discussed as soon as we have an estimate of the cost of the work.

Forest Fire Risk Prevention Plan (PPRIF)

• Progress of work:

The PPRIF work is completed for 8 hamlets. They will resume at the end of the summer season and will affect 16 other hamlets which will be completed in December 2024. All work should be completed before summer 2025.

Various works planned or in progress:

• Hedges at the property line:

Control of hedges at the property line will be reinforced and a census will be carried out. Associates affected by hedge trimming will be informed of the need to reduce them. If the requested major work is not carried out, a private company will then be commissioned, and the service will be invoiced to the associate.

• Carrying out a mapping and audit of buried water circulation networks:

A map of the water pipes is being finalized. Once the location of the network has been identified, leaks will be searched, and the pipes replaced gradually.

• Call for tenders for clearing 2024/2026:

After agreement by the tender committee, the Admin Council decided, unanimously, to entrust the contract to the company CLM environment for an annual amount of €50,994.

• Jacuzzis: census of the existing:

Jacuzzis, ephemeral, are authorized if they are drained via a permanent connection to the sewer system. Draining wastewater from Jacuzzis creates chemical pollution that is very harmful to flora and fauna.

• Renovation project for the swimming pool and football field:

The work necessary for the renovation of the swimming pool is estimated at +/-700,000€ for the repair of the beaches the children's area and the shaded areas and at 1 million euros if we add the replacement of the slides. The renovation of the football pitch is estimated at €300,000.

These last 2 points are part of a set of short and medium term works such as the repair of water pipes and roads, the consolidation of walls, etc., for which the Admin Council considers that a budget of €5M spread over 10 years to be able to increase the implementation of priority investments or works. This would represent additional charges of €0.87 including tax per share.

• Renovation of a tennis court (number 3)
• Renovation of volleyball courts, beach volleyball courts and “ping-pong” locations for safety reasons.

• Installation of cameras on trash bins:

Camera installation on several trash bin blocks was carried out. Some were destroyed or stolen. The Admin Council deplore the incivility of some associates who dispose of their trash by throwing it in ditches rather than depositing it in the recycling center.

Implementation of digital procedures to be completed by associates.

The creation of management software specific to our real needs was entrusted to the IT company STYLEO, the cost of which is €93,131, including licenses, financed by the multi-annual investment plan.

This has been operational since the beginning of the year together with the existing one because it is necessary to continue our management on the current software before switching completely to the new one to check that there are no bugs in the new one.

In the coming weeks, the associates will be asked to complete a detailed questionnaire, the collection of information of which will put an end to the paper management of all the documents necessary for the proper functioning of the Domaine, thus providing a gain in administrative and technical management and financial efficiency and de facto in well-being for all employees and associates.

WIFI networks

As a reminder, the company OSMOSIS, which manages the WIFI in the area, terminated their contract on December 4 for a cessation of services set for June 7, 2024.

The Admin Council has decided not to follow up on the financial proposal and therefore the partners will no longer have access to the WIFI provided by OSMOSIS in the Domaine.

We will therefore ask our IT partner ISIS COM if it is possible to set up FREE WIFI points (swimming pool, post office, Chinese hat, etc.). A second solution will be studied, namely the installation of STARLINK-type satellite internet antennas or Ubiquity routers.

Video surveillance and video infrastructure for sensitive points

The the admn council validated the continuation of video surveillance installations and video infrastructures at sensitive points. Decisions will be made in accordance with the technical recommendations of the experts.

ANIMATION OF THE DOMAIN

2024 season

• Recruitment of seasonal workers

For the aquatic area:

The swimming pool is the heart of our estate and the tensions that we deplored last season between the different seasonal workers in charge of its operation led us to carry out a complete renewal of our teams. We needed either 2 MNS and 5 BNSSA or 3 MNS and 4 BNSSA.

To date, all positions have been filled. Advertisements are not removed in order to receive new recruitment requests in the event of possible last-minute defections.

For “Les petits loups”:

Two facilitators with BAFA are recruited from July 4 to August 24 full-time and one facilitator with BAFA is recruited part-time; To date, all positions have been filled.

For animation:

Carlo is reappointed from April 2 to September 30, 2024. Two sports facilitators are recruited from July 4 to August 31 to complete the team.

The old Tennis local will be the rallying point for the entertainers. Each team member will be identifiable by wearing a specific T-shirt and must systematically check the resident cards of participants in the proposed activities, even if this means refusing the participation of people who are not up to date.

A welcome booklet for seasonal workers will be given to them upon their arrival during a welcome meeting.

• Operation of the mas, lodge and info point

Recruitment of 1 seasonal worker at the administrative Mas, 2 seasonal workers at the reception lodge, 1 seasonal worker at the info point, 1 seasonal worker: recycling center and telegrams.

The information point will be open from 10 a.m. to 1 p.m. and from 5 to 8 p.m. every day.

• DJ evenings, dances, picnics

These activities will take place from 9:30 p.m. to midnight.

An event will take place every Wednesday (picnic, ball, DJ) in July and August 2024. Balls on July 17 and August 7, picnics on July 24 and August 13 and DJ evening on July 31 and August 21.

A DJ evening reserved for children (7 to 11 years old) will be organized every week from 8 p.m. to 10:30 p.m. at the “Chinese hat”. This activity will be carried out by an associate who has volunteered and who has proven experience in this field. This activity will take place under the supervision of parents.

• La SIRENE nightclub

Open on Tuesdays, Fridays, and Saturday evenings from July 12 to August 21, 2024 - Presentation of the Card required.

Opening hours: Friday and Tuesday from 9:30 p.m. to midnight: Every Friday themed evening and every Saturday evening without alcohol: time from 9:30 p.m. to midnight:30 for under 18s then from midnight:30 to 4 a.m. for over 16s.

• Aquatic area

Will be open from May 2 to September 30.

In July and August, the aquatic and sports pools will be closed alternately, as in previous years, from 1 p.m. to 3 p.m. to allow water regeneration.

“Pool parties” will take place on Tuesday and Thursday from 9 p.m. to 11 p.m.

• Opening schedules:

- from May 2 to May 31 from 1 p.m. to 6:30 p.m. with closing on Tuesday.

- from June 1 to June 15 from 11 a.m. 6:30 p.m. every day

- from June 16 to June 30 from 11 a.m. to 7 p.m. every day

- from July 1 to August 31 from 9 a.m. to 8 p.m. every day

- from September 1 to 15 from 11 a.m. to 7 p.m. every day

- from September 16 to 30 from 11 a.m. to 6 p.m. every day

- “Pool evening parties” will take place on Tuesday and Thursday from 9 p.m. to 11 p.m.

Aquarius Snack / La Sirène Nightclub

The Admin Council unanimously gives its agreement for the renewal of the lease from June 1 to September 30, 2024.

Cinema

• 2023 assessment

The management balance sheet is in deficit. The members of the CA consider that the 2023 program was not able to attract enough viewers.

• Prices 2024

The Admin Council unanimously decides to increase cinema entry prices by setting the adult rate at €7 and the child rate at €5.

Securing various road sensitive points

The Admin Council accepts as valid the proposal to build a speed bump with a pedestrian crossing at the intersection on the boulevard running alongside the swimming pool and leading to the cinema. Intermediate parking.

Securing the Gardiette entrance

Cameras will be installed to prevent intrusions.

Outfit for security service personnel.

All security service personnel will wear a uniform that identifies them in their role.

Reminder and clarification on the management of paying guests.

The Admin Council has decided that upon the arrival of paying guests, the internal regulations will be given to them along with a receipt attesting to this delivery.

They will also be reminded that they are not authorized to invite people from outside the Domaine during their stay, this possibility being only offered to partners and beneficiaries. A memo will be posted at the lodge for the guards' information.

FINANCES

2023 assessment:

The total income, excluding reversals of depreciation and provisions, amounts to €603,985 for a forecast budget of €383,087, i.e. a surplus of €220,938.

The latter comes from the occupant's contribution (€229,195 compared to €155,887 budgeted), transfer costs, cranage and osmozis WIFI (€113,328 compared to €89,545 budgeted), buttons, resident cards and miscellaneous (165 850€ for 128,015€ budgeted), the re-invoicing of litigation and banking costs but above all the increase in interest from the investment of excess available cash. (€95,612 for €9,600 budgeted).

The amount of expenses amounts, excluding depreciation and provisions, to €3,437,140 for a forecast budget of €3,493,303, i.e. a saving of €56,163.

The provisional accounting result for 2023 is therefore €277,101.

It should be noted that the amount of electricity expenses increased from €85,504 to €214,238 (+250%).

In accordance with the request of our auditor, depreciated fixed assets were withdrawn for an amount of €553,133.

Balance of Associates as of December 31, 2023

This amounts to €480,937, after deduction of advances from associates (€73,986), which breaks down as follows:

Debit balances include:

• Defaulting associates for an amount of €240,003 including 2 new files. All these files are in litigation with our lawyer for recourse before the courts. Their rights of use are suspended. This amount includes an amount of €10,425 after the decision of the over-indebtedness commission in favor of the partner.
• The associates, in the context of inheritances to be carried out, for an amount of €11,382.
• The balance of the accounts of the plots purchased by the SCI, as part of the Gonfaron works, for an amount of €57,527 which will be purged upon sale of these.
• The balance of the accounts of the plots sold for an amount of €22,439 which will be purged upon completion of the transfers of shares

Associates who are not up to date with their charges as of December 31 represented €223,568. To date, an amount of €110,507 has been settled, bringing the balance, excluding litigation, Gonfaron plots and estates, to €113,061.

A new update will be made on April 30 and the associates concerned will receive a reminder letter asking them to pay their balance within 30 days of receipt of the letter, failing which their right of use would be suspended on July 1, 2024.

URSSAF control

We are awaiting the conclusions of the inspection but are quite confident because no major errors were noted.

Purchase of plots in financial disputes

After negotiations with the partners concerned, some of them accepted the SCI's proposal and the files are being finalized.

Removal of displaced plots – Gonfaron

6 out of 8 associates have accepted their move which should be done before the start of the season.

 

STAFF

Recruitment:

• Security controller

The Admin Council validated the hiring, as of March 18, 2024, of Mr. MOMET Pierre.

• Administrative and accounting assistant

The Admin Council validated the renewal of Miss AMRANI Nora's fixed-term contract until May 31, 2024, then full-time permanent contract at the end of it.

• Administrative Services

It was decided to recruit an employee with a 6-month fixed-term contract covering the period from April 1 to September 30, 2024.

Labor and cultural activities for private-sector employees (CSE comité économique et social)

The renewal of the members of the CSE, numbering 2, took place on December 11. A meeting takes place every month.

LEGAL ASPECTS

Seasonal leases 2024

The seasonal leases have been renewed for KRISS coiffure and we are awaiting a response from the owner of the Léo & Alice children's ride. A fitness activity provider has been informed of the terms and conditions applicable for the 2024 season but has not yet validated her lease.

The seasonal lease for a service provider who installs nail prostheses without manicure, eyelash extensions and other aesthetic services is being finalized for the period from April 1 to September 30.

No other external service provider has come forward to offer their services (tennis/padel teacher, yoga and others).

Labour court litigations

• File of Mr. MAYER and Mrs. MAYER

The setting of the pleading dates before the Aix-en-Provence Court of Appeal is pending.

• File of Mr. HAMEL

The SCI's conclusions were filed on January 25, 2024 and the procedural calendar set the date of July 4, 2024 for the pre-trial hearing.

AXA Insurance file

The court, on February 15, 2024, sentenced:

• AXA FRANCE IARD SA to pay the sum of 62,698.49 euros, after deduction of the excess and the provision of 10,000 euros received, with interest at the legal rate capitalized from March 25, 2021.
• SARL IDO ASSURANCES to pay the sum of 58,848.38 euros, with interest at the legal rate from this judgment. ;
• SARL IDO ASSURANCES to pay and SA AXA FRANCE IARD the sum of 2,000 euros each on the basis of article 700 of the code of civil procedure.

The official notification of the judgment will start the one-month deadline to appeal the decision. The Admin Council decided not to appeal the decision after consulting the SCI's lawyer.

Financial or technical disputes with partners

The files are followed up in conjunction with our lawyer. An update will be made at the next CA.

VAT and Tourist Tax 2023 and earlier

We would like to inform you that the VAT and Tourist Tax file is now being monitored by the Parisian tax law firm CAZALSMANZO, made up of 20 employees.

VAT file: we entered:

• The Administrative Court of Appeal of Marseille, after the rejection by the administrative court of our complaint for the period from January 2018 to October 2020.
• The Administrative Court after the rejection by the Var Departmental Directorate of Public Finance of our complaint for the period from November 2020 to December 2021

No hearing date has yet been communicated to us.

Tourist tax:

The CAZALSMANZO firm is finalizing the drafting of the conclusions which should be filed shortly before the Draguignan judicial court.

SECURITY / PEOPLE and PROPERTY

Security contract 2024/2026

This contract is broken down into 2 parts, namely security personnel at the entrance lodge and security during the summer period. After agreement by the tender commission, the contract was entrusted to the company PRESSUR.

2024 SEASON: Establishment of a precise procedure for offenses and incivility between the PRESSUR company, the safety controller and the responsible administrator

Clearing of common areas contract 2024/2026

After agreement by the tender commission, the service contract was entrusted to the company CLM environment.

Sound system in the Domain.

Several tests have already been carried out and others will be carried out soon.

Safety booklet for evacuation of the Domaine

The Domaine's welcome booklet will be completed and delivered at the same time as the badge. To respond to requests expressed during the June 2023 exercise, an evacuation plan entitled “Evacuation Domaine du pin de la lègue” will also be given at the entrance and must be positioned on the front deck of vehicles in the event of an emergency. 'Evacuation.

Control of indicator signs

The CA decides to install signs indicating the direction of the main exit in each hamlet. A revision of the pictograms and displays is in progress.

Control of emergency exits

The emergency exits are all operational and well-marked.

Installation of solar panels on indicator panels

All indicator panels have been equipped with solar lighting for better nighttime visibility.

Reminders and clarifications

Please note that cars must park in the direction of departure (in reverse) on the angle parking places of the swimming pool car park.

It is planned to reserve a specific meeting place for people with reduced mobility and disabled people in the Club Intermède parking lot.

 

Plot sheet: Electric vehicle power supply

To recharge their electric vehicle, associates cannot connect to their home network but must have a dedicated individual socket corresponding to the electrical standards in force for this type of connection in order to avoid fire risks.

A work request must now be submitted, and the plot sheet completed. A census of electric vehicles will also be made so that an electrical connection can be made separate from the domestic power supply.

FUTURE OF THE DOMAIN

The proposals from the “Future of the domain” commission were read and commented on during the board meeting. Here are the answers provided by the Admin Council.

Installation of solar panels on plots

It appears that the security services and in particular the fire brigade recommend not having photovoltaic panels near mobile homes to reduce the risk of fire. On the other hand, it may be possible to install them on solid constructions.

However, a recent study shows that the cost of purchase and installation is only amortized after 16 years while the equipment has an estimated lifespan of 10 years.

If technical advances call into question these assessments of the situation, the file will be studied again.

Compost bins

From January 1, 2024, the law requires every French household to have a compost bin at home in accordance with the law of July 10, 2020, relating to the fight against waste for a renewable economy.

The Admin Council proposes to install a compost bin in the technical services area at the recycling center which will receive the organic waste generated.

Reforestation

At the end of the works required by the PPRIF, the completion of which is planned for 2025, and those of Gonfaron, the dates of which are currently unknown, it would be appropriate to implement a reforestation strategy which will take into account the type of species and their location on the Domaine site. These plantations must be decided jointly by the services of the town hall of Fréjus and the competent services of the prefecture. The members of the Admin Council ask of the “Future of the Domaine” commission to prepare a precise plan of the partners’ expectations including costs, locations according to uses as well as a forecast schedule of operations. The Admin Council will subsequently decide on the priority of the proposals and the budget that can be devoted to them.

Creation of “permanent exhibition” space

The commission is entirely in favor of the creation of a space where the documents relating the history of the Domaine would be exhibited. However, there is currently no room capable of fulfilling this function. The members of the Admin Council remain attentive to the commission on this project.

Communication

In view of the interest represented by the presence of a future commission at the Domaine, a source of proposals to help define the orientations for the future of the Domaine, the Admin Council decides to entrust one of its members with a mission dedicated to communication with the commission. The co-managing director in charge of this file will be appointed after the next AGM.

Facebook

A FACEBOOK page entitled “Domaine du Pin de la lègue” disseminates information which does not reflect the reality of the operation of the Domaine as defined in its statutes. It is legally difficult for the Admin Council to request the closure of this page. Furthermore, the creation of an official FB page would require creating a job dedicated to this communication function, which is not possible at present given the priorities displayed during the AGMs.

 

REMINDER

 

 

Opening hours of the administrative office

From October 1, 2023 to March 31, 2024

Open to the public Monday to Friday, mornings only, 9 a.m. to 12 p.m.

From April 1, 2024 to June 30, 2024

Open to the public Monday to Friday, 9 a.m. to 12 p.m. and 13:30 pm to 17:30 pm

Saturday, 9 a.m. to 12 p.m.

Technical services only receive an appointment upon request by telephone or by sending an e-mail with the subject of the request. The meeting will take place directly on the plot of the requesting partner.

Of course, you can send an e-mail at any time to the administrative service (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) and the technical service (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).

Presentation of the macaron

We remind you that the macaron will only be issued upon presentation of a tax certificate and insurance of your installations (Main Housing Tax and/or Domain Housing Tax addressed to your main residence or Income Taxes addressed to your main residence only).

If you cannot prove that you have a main residence, you will be concerned by resolution 7 voted at the general meeting of 08.14.2021 which stipulates "a partner who cannot prove, by producing a tax certificate, a main residence outside the Estate, will be penalized with a monthly penalty of 7 base rates for the first year, penalty doubled each year until regularization. »

Insurance

- We remind associates of the obligation, each year when presenting the badge, to present proof of insurance for the vehicle(s), accompanied by the liability and fire insurance certificate for all of the vehicles. their facilities.

- At the request of our insurance company, associates whose two-wheelers remain parked at the store must provide us each year with their valid insurance certificate for the stored vehicle.

Total redesign of the website and software

The new IT system will be deployed during spring 2024, at the same time as the new, completely revised site.

A specific communication will then be sent to you to explain the new procedures.

All stay registrations will be made by the associate on his private space, where he can also create and manage his beneficiaries and all vehicles. The pre-recording will therefore be reviewed.

Sanitaires

The sanitary facilities will reopen on Saturday April 6, 2024. They will be closed from September 30, 2024.

Selective sorting

To meet the ecological challenges of sorting and recycling, but also for budgetary reasons, we ask associates to sort their waste. An information leaflet is available at the administrative farmhouse.

Trash containers

The bins currently stored in the car park in front of the post office will be gradually returned to the hamlets from June 2024. Failure to sort the containers will be charged in addition to the Domaine.

Dumpster with “monsters”

From April 1 to October 31, Monday and Friday from 9:30 a.m. to 11:30 a.m.,

+ Wednesday in July and August, from 9:30 a.m. to 11:30 a.m.

From November 1 to March 31, only Fridays from 9:30 a.m. to 11:30 a.m.

Parking for motorhomes, boats and trailers

Motorhome boats and trailers are not authorized to park permanently during the winter period in the Domaine in public car parks. If the partner has a suitable location on his/her plot, he/she is authorized to park his/her vehicles if they do not encroach on the public domain and do not hinder possible access to their property. plot by the fire services.

In winter, a campervan may prove to be the associate's main vehicle. In this case only, if it is not possible to park it on his plot, he must, after a prior request specifying the planned parking time, park it in a strictly demarcated area which will be specified each year by the technical services of the Domaine. This parking is only reserved for associates present in the Domaine during the same period. Checks will take place to ensure that the associate is present.

Two-wheeler store

The drop-off or return of two-wheelers will take place, from July 1 to August 31, Mondays, Wednesdays, and Fridays from 10 a.m. to 12 p.m. and from September 1 to June 30, between 9 a.m. and 12 p.m., by appointment contact Mr. Stéphane DAVAL in advance.

“Buffer” vehicles

For all “buffer” vehicles on the plot, without a badge and whose insurance is not up to date or non-existent, the Domaine will ask the partner concerned to communicate by e-mail the certificate of insurance.

Water meter

Each associate is responsible for the maintenance of his own meter as well as his inspection and in the event of replacement which can only be decided and carried out by the Domaine, the costs incurred are invoiced to the associate concerned.

Facility maintenance

We remind you that you must regularly clean your plots and pine needles on the roof of your facilities.

PPRIF maintenance of plots

The deadline for the execution of this work by the associate is May 15. However, the Admin Council accepts a tolerance until May 30. After this period, maintenance work is carried out by the Domaine, at the expense of the partner concerned, knowing that by June 15 all work must be completed.

Treatment and palm disease

Any associate with one or more palm trees on his plot must contact the technical services to collect information relating to the treatment, felling and evacuation of diseased palm trees. Only authorized companies can intervene and under no circumstances the Domaine's services.

Animals: Extracts from the internal regulations “administrative part” (UPDATE in April 2022)

- Domestic animals: (article 6.3 e)

The presence of domestic animals is authorized with their master, provided that they are vaccinated (keep the vaccination certificate available) and that they do not cause any nuisance of any kind.

Category 1 and 2 dogs are strictly prohibited at the Domaine.

Dogs must be, always, under the control of their master, attached or kept on a leash, or even muzzled according to the legislation. Under no circumstances should they be left alone on the plots. Dog owners must take all useful measures to prevent their animal from barking and making noises (see Art. 6.3. c).

Access to the nautical area and play areas is prohibited (sanitary conditions).

Owners are required to collect their animals' droppings; financial sanctions in the event of a breach (see Art. 7.3.2).

Stray animals will be caught and handed over to the departmental pound service.

Cats: We remind you that a campaign to sterilize stray cats is organized all year round by volunteer associates with the agreement of the Domaine administration to avoid feline proliferation.

- Pest animals: According to the prefectural decree of May 30, 2017, the wild boar is classified as harmful throughout the Var department. As such, any person caught feeding a wild boar is liable to a fine of €135 applied by the Wildlife Office.

The Domaine post office

From June 1, 2024, to August 31, 2024, the counter is open Monday to Saturday from 11 a.m. to 12 p.m. Mail, small packages as well as delivery notices for registered letters are delivered daily to mailboxes. Parcels that do not fit in letterboxes must be collected from the post office counter in June and from the Info Point in July and August. For people who are having medicines and/or medical equipment delivered, they are asked to contact the administrative farm.

Fire extinguishers.

The Domaine has 1,200 fire extinguishers checked every year and replaced every 10 years.

Military grounds around the Domaine

Their access is strictly prohibited.

Masses

As the Cathedral of Saint-Raphaël is experiencing staffing problems, the celebration of masses this summer at the Domaine will not be possible. We tell you the times of the Cathedral: Mass on Saturday evening at 6:15 p.m. or Sunday at 10:15 a.m.

SAFETY INSTRUCTIONS

Smoke detector.

Its installation has become compulsory in mobile homes and caravans since March 8, 2015. Do not forget to change the batteries of the device in order to avoid, in your absence, an untimely triggering which could cause inconvenience to the neighborhood.

Sirens alarms in case of evacuation

1 ring of 5 minutes. Please note: Every first Wednesday of the month at 12 p.m. a test is carried out on the sirens (1 ring of 1 to 2 minutes), as well as on the public address messages (see “safety instructions” below).

Evacuation plan

The plan of the Domain will be given to each resident in two copies when the badge is issued; One copy that the resident must keep in his vehicle and the other in his facilities. This plan will also be made available to residents in different areas of the Domaine and can be downloaded from the Domaine website.

Emergency alert

An emergency alert transmitter and receiver is installed at each sanitary facility in direct connection with the lodge. The latter must be used in the event of a fire or serious incident.

- IN CASE OF FIRE -

• If you witness a fire starting:
• Call the firefighters on 18 or 112,

Inform the entry point:

- either by telephone by dialing 07.78.48.54.55 (preferred number) or 04.98.11.84.40,

- or by means of the call terminal located in the sanitary block.

Do not hang up first, wait for confirmation of your call.

• Identify yourself by giving your name, the address of your plot in the Domaine (hamlet name + number).
• Communicate the location, nature, and extent of the disaster.
• Specify whether there are victims, the visual state of injuries or burns.
• Close the gas bottles, cut off the electricity to the affected area, use fire extinguishers and/or garden hoses.
• As far as possible (do not put your life in danger), stay on the scene to guide emergency services and set up a security perimeter.

- IN CASE OF FLOOD -

• Inform the entry post:
• Either by telephone by dialing 07.78.48.54.55 (preferred number) or 04.98.11.84.40,
• By means of the call terminal located in the sanitary block.

Do not hang up first, wait for confirmation of your call.

• Identify yourself by giving your name, the address of your plot in the Domaine (hamlet name + number).
• Communicate the location, nature, and extent of the disaster.
• Specify, if necessary, whether people need to be taken care of.
• Take shelter in a higher place.
• Never cross a road or path submerged in water.

- EVACUATION OF THE AREA -

• The evacuation order is given by the Domaine sirens and/or public address messages.
• Close the gas bottles, cut off the electricity.
• Close the doors and windows of your installations to prevent theft and the spread of fire or smoke inside mobile homes or caravans.
• BE CAREFUL do not turn off the water on the plot, leave the watering hoses available.
• Take identity papers, health records, emergency medicines, shoes, clothes and drinks.
• Evacuate the Estate with vehicles without a trailer, following the marked circuits.
• Follow directions given by security personnel or utilities.
• Anyone present in the Domain must evacuate under penalty of sanction.
• If a resident takes care of one or more people (children, or disabled people), they are asked to inform the entrance post to report it.

- FIRST AID PROCEDURES -

• If you witness an accident, illness or illness:
• Protect to avoid secondary accidents.
• Alert the firefighters at 18 or 112, or the SAMU at 15:

- Identify yourself by providing your name and telephone number,

- Indicate the nature of the problem: accident, discomfort or illness,

- Indicate the exact location of the event,

- Specify the number of people concerned,

- Specify the apparent condition of the victim or each victim, their age and sex,

- Indicate the first measures taken.

• Never hang up first;
• Notify the entrance post to indicate that help will arrive:

- Either by telephone by dialing 07.78.48.54.55 (preferred number) or 04.98.11.84.40,

- Either by means of the call terminal located in the sanitary block,

- Or by any other means of communication.

• Stay with the victim(s).