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DOMAINE DU PIN DE LA LEGUE                        {TRANSLATION}        

Flash Infos N° 130

Mai 2023

LE MOT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Madame, Monsieur, Cher(e)s associé(e)s,

Le Conseil d’Administration s’est réuni les 19,20 & 21 avril 2023.

Les principales décisions prises lors de ces réunions vous sont présentées dans le présent flash.

Le Conseil d’Administration prépare activement la prochaine Assemblée Générale qui se déroulera le samedi 12 août 2023 à partir de 9h30.

Suite à la suppression du quorum votée lors de l’assemblée générale 2022, celle-ci sera ouverte immédiatement.

Vous pourrez comme l’année dernière voter de manière dématérialisée sur les différentes résolutions qui vous seront proposées.

Le vote électronique sera ouvert à compter du 10 juillet 2023 et sera clos le 13 août 2023 à minuit.

Seules les résolutions, pour être adoptées, devront disposer d’un nombre de votes suffisant, fixé dans nos statuts actuels à 25% des parts sociales pour une A.G. ordinaire et 33% pour une A.G. extraordinaire.

Comme les années précédentes, des réunions publiques auront lieu les dimanches 9 juillet et 23 juillet et le mardi 1er août à partir de 9h30 au cinéma.

Une réunion spécifique pour les associé(e)s anglophones aura lieu le mercredi 26 juillet à 9h30. Il leur est demandé de faire parvenir leurs questions pour la fin juin à Judith PIOVETTI (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).

Nous regrettons que l’ensemble des associé(e)s n’ait pas encore accepté la Lettre Recommandée Electronique, ce qui engendre des coûts supplémentaires. A ce jour, seuls 1 242 d’entre vous l’ont acceptée alors que 2 057 associé(e)s nous ont fourni une adresse e-mail de correspondance.

Comme à l’accoutumée, de nombreuses rumeurs et fausses informations circulent sur les réseaux sociaux et/ou dans le Domaine.

Nous ne pouvons que recommander aux associé(e)s de toujours prendre contact avec l’administration pour obtenir des réponses à leurs questions. Notre personnel vous répondra avec sa gentillesse habituelle et s’il ne peut vous répondre, pourra vous proposer plus ou moins rapidement selon la saison, un rendez-vous avec un administrateur.

La saison estivale arrive, vous ferez la connaissance de nouveaux animateurs qui vous feront bénéficier de nouvelles animations gratuites.

Le département du Var est en Alerte sécheresse. Il est demandé à l’ensemble des associés de respecter l’arrêté préfectoral en vigueur qui est affiché sur les panneaux d’informations situés au mas administratif et devant la piscine.

Nous demandons aux associé(e)s de ne pas remplir leur jacuzzi et, pour ceux qui le souhaitent, de s’équiper de récupérateur d’eau de pluie pour l’arrosage des fleurs.

Nous portons à votre connaissance que :

• Monsieur Alexandre SCARLATELLA a démissionné de son mandat d’administrateur-cogérant, à effet du 30 avril 2023,
• Mademoiselle Aurélie CHEMIN ne fait plus partie des effectifs de la SCI depuis le 20 mai suite à sa démission pour changer d’orientation professionnelle,
• Monsieur Thomas DURAND cessera de faire partie de l’effectif de la SCI, à la date du 30 juillet, suite à sa demande de rupture conventionnelle pour changer d’orientation professionnelle.

Nous souhaitons à toutes et à tous un séjour agréable dans notre beau Domaine.

Christian BARON

Cogérant et Président du Conseil d’Administration

 

Suite à un risque d’éboulement pouvant entraîner la chute d’un mobil-home sur la route longeant le Mounacan « bas Castelet », une déviation a été mise en place pour la sécurité de chacun.

En effet, la situation présente un risque avéré. 

Il est demandé impérativement à toute personne de respecter cette déviation jusqu’à la levée officielle de l’interdiction.

 

 

PRINCIPALES DECISIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

FINANCES

Résultat 2022 :

Au 31 décembre 2022 :

Le total des charges s’élève à 3 933 298€ et le total des produits s’élève à 1 059 125€, auxquels s’ajoutent l’appel de charges de 2 932 604€ et la participation occupant de 237 121€. Le résultat provisoire ressortait excédentaire de 295 552€.

Ce montant a été minoré de la provision pour risques et charges d’un montant de 50 500€, qui concerne 2 contentieux en cours et un litige prudhommal pour lequel la salariée licenciée a fait appel du jugement.

De celui-ci, il nous faut déduire la charge exceptionnelle de 349 872€ liée à la condamnation prud’homale de la SCI envers un ancien salarié. Nous sommes dans l’attente de la décision définitive de la cour d’appel.

Déduction faite de cette charge exceptionnelle, le résultat est déficitaire de 54 320€.

Le résultat a été arrêté par notre cabinet comptable et transmis à notre commissaire aux comptes dans le cadre de sa mission de certification des comptes de la SCI.

Solde des associés(e)s

Au 31 décembre 2022, il s’élevait à 488 121€ comprenant :

• Les créances des associé(e)s en contentieux financier pour un montant de 173 635€. Tous ces dossiers sont en contentieux auprès de notre avocat pour des recours devant les tribunaux. Leur droit de jouissance est suspendu.
• Une créance d’une associée pour 10 425€ qui a fait appel de la décision de la commission de surendettement en notre faveur.
• Les créances d’associé(e)s, dans le cadre de successions à réaliser pour un montant de 21 620€.
• Le solde des comptes des parcelles rachetées par la SCI, dans le cadre des travaux du Gonfaron, pour un montant de 41 553€ qui sera purgé lors de la vente de celles-ci.
• Le solde des comptes des parcelles en cours de cession pour un montant de 60 435€ qui sera purgé dès la réalisation des transferts de parts sociales.

Les créances des associé(e)s qui n’étaient pas à jour de leurs charges 2022 représentent 180 453€.

A début mai, un montant de l’ordre de 195 000€ a été réglé.

Un nouveau point sera fait prochainement et les associé(e)s concerné(e)s recevront une lettre de relance leur demandant de régler leur solde sous 30 jours à compter de la réception du courrier, faute de quoi leur droit de jouissance serait suspendu au 1er juillet 2023.

Budget 2023 et 2024

Les budgets présentés ont pour base les dépenses de l’exercice 2022 en actualisant tous les postes de dépenses. Pour les recettes, nous avons repris les chiffres du budget 2020 qui doit nous servir de base chaque année. En effet, Les recettes extérieures sont chiffrées de façon prudente car très volatiles et dépendant notamment de la fréquentation du Domaine (cartes de résident, macarons, participation occupant, etc...).

Au titre de 2024, la valeur de la charge par part sociale devra être revalorisée de 5% pour tenir compte de la poursuite de l’inflation.

Défaut de présentation d’un justificatif de domicile

6 associé(e)s ont été concerné(e)s pour l’année 2022.

2 associé(e)s ont justifié de leurs adresses pour 2022, 4 ont reçu la facture de pénalités.

 

Subventions des associations                

Le Conseil d’Administration a décidé de reconduire la subvention de 1 500€ à Intermède et au Club de boules et de 500€ à l’Association de Défenses des sociétaires qui gère la bibliothèque.

PERSONNEL

Validation du règlement intérieur – Plan d’Organisation de la Surveillance et des Secours

Le règlement intérieur ainsi que le POSS ont été présentés lors de la réunion du CSE en date du 18 avril 2023 qui l’approuvé.

Les documents ont été envoyés à l’inspection du travail et au greffe du conseil de prud’hommes. Le règlement intérieur est entré en vigueur au 24 mai 2023.

Formation des membres du CSE

La formation est terminée, les salariés ont réellement apprécié le contenu de celle-ci et la qualité de l’intervenante. Messieurs MORISS et LAVIALLE ont également suivi cette formation.

 

JURIDIQUE

Baux saisonniers 2023

Les baux saisonniers ont été validés pour tous ceux qui avaient donné leur accord sur les modalités définies par le Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration a décidé de ne pas donner suite à la proposition de la société, Eco loisirs Riviera » (trottinettes), compte tenu de la dangerosité de cette utilisation dans le Domaine.

Si de nouvelles propositions d’activités se présentent, elles seront examinées par le Conseil d’Administration.

Contentieux juridiques

Les contentieux diligentés devant le tribunal administratif, le tribunal judiciaire et la Cour d’Appel sont suivis par Dominique MALBERNARD.

Contentieux financiers ou techniques avec les associé(e)s

Les dossiers sont suivis par Monsieur Benjamin BLOUIN et notre avocat, en lien avec Dominique MALBERNARD, mais aucun élément nouveau à ce jour, n’est à relever.

Un associé, en contentieux, a vendu sa parcelle et sa dette sera apurée.

Contentieux techniques – Mounacan 72

Suite à un risque d’effondrement d’un mobil-home situé à Mounacan, sur la route, nous avons été contraints de la fermer temporairement.

Compte tenu d’un litige concernant les responsabilités entre l’associé(e) et la SCI, un expert judiciaire a été nommé et un rendez-vous d’expertise a eu lieu le 5 mai 2023 préconisant, d’une part, la consolidation des installations de l’associé(e) par ce dernier et, d’autre part, la pose de gabions sur environ la moitié de la route située sous la parcelle pour éviter que d’éventuels éboulements provoquent des accidents. La route sera ainsi réduite de moitié et une gestion de la priorité de passage sera mise en place.

La question de la répartition financière fera ensuite l’objet d’un débat devant la juridiction compétente.

Taxe de séjour

Une associée nous a prévenu que, dans un échange d’e-mails, l’office de tourisme considérait que le Domaine devait centraliser la taxe de séjour 2023 et la reverser ensuite à la Commune de Fréjus.

Le Conseil d’Administration a immédiatement réagi et a envoyé un courrier recommandé à l’office de tourisme de la ville Fréjus, ainsi qu’au Président de ESTEREL COTE D’AZUR AGGLOMERATION.

Une réunion est prévue pour la mi-juin, avec l’office de tourisme et la ville de Fréjus, pour laquelle nous attendons la confirmation.

Déclaration 2072 SD « Revenus Mobiliers »

Il est rappelé que la SCI a l’obligation de faire la déclaration susnommée car la SCI est non soumise à l’impôt sur les sociétés.

Pour 2022, nous avons déclaré une somme de 51 424€ qui est constituée des recettes tirées des revenus de baux commerciaux saisonniers. Ce montant aurait dû être réparti entre tous les associés pour être soumis à l’imposition sur leurs revenus.

Modification juridique de la SCI

Parallèlement au recours sur la TVA, nous avons étudié, avec des avocats spécialisés en droit des sociétés, en droit fiscal, en droit immobilier et avec notre expert-comptable, différentes solutions juridiques afin de nous éviter un décaissement annuel de l’ordre de 200 000€.

Malheureusement, aucune d’entre elles ne nous était transposable et applicable. Cela nous a occasionné certes des dépenses supplémentaires en honoraires mais a permis d’obtenir une réponse définitive à notre interrogation.

Création « Société commerciale » - Création de secteurs d’activité distincts

Dans le cadre de la réflexion juridique ci-dessus, nos conseils (expert-comptable et avocat fiscaliste) ont attiré notre attention sur le seuil des 10% des recettes accessoires à ne pas dépasser. Faute de quoi, la SCI serait soumise à l’impôt sur les sociétés.

Le Conseil d’Administration continue à réfléchir à une autre possibilité qui serait celle de la création de secteurs d’activité distincts en comptabilité. Cette question sera approfondie par ces derniers.

SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES

Diffusion d’informations sur la sécurité - Cinéma

Un film de courte durée reprenant tous les sujets sécuritaires importants du Domaine est en cours de réalisation avec le concours de monsieur Jean-Paul PESTY.

Vidéo Surveillance

Il a été décidé, dans le cadre du plan pluri annuel des travaux 2023, de compléter et de changer les caméras de vidéosurveillance devenues obsolètes des zones suivantes : Discothèque - Poste de sécurité- Cinéma - Parking snack, piscine, petits loups – Poste - Point infos, pour un montant hors taxes de 64 208 €

Il est également prévu en 2024 de changer le système de lecture des plaques minéralogiques de l’entrée Gonfaron pour un montant hors taxes de 18 525 €.

 

TRAVAUX

Inondations du 1er décembre 2019 : Travaux Gonfaron

Il est rappelé que la communauté d’agglomération n’autorise pas la création de digue et que n’est possible que l’élargissement du lit du Gonfaron.

Un plan quasi définitif a été établi par le cabinet Hydratec selon le modèle hydraulique d’une crue centennale.

Le dossier de demande d’autorisation n’est pas soumis à enquête publique. Le dossier administratif et technique devrait être déposé courant juillet 2023, c’est la DDTM (Préfecture) qui est instructrice et compétente pour donner son avis et proposer la décision finale au Préfet. Il y a 9 mois de procédure minimum donc la réponse est attendue pour le printemps 2024, cette autorisation pourrait permettre une première phase de travaux pendant l’hiver 2024/2025.

Informations de dernière minute

Les résultats formalisés des inventaires faune-flore font que certaines espèces protégées sont présentes particulièrement dans l’emprise prévue des travaux.

Le cabinet d’études HYDRATEC a confronté l’impact sur l’emprise inondation, si les travaux ne pouvaient pas être menés suivant notre projet aux endroits où ces espèces sont présentes. Certaines zones sont problématiques car nous y menions des élargissements significatifs.

Ce cabinet est en train de travailler avec les Naturalistes pour voir s’il y aurait des mesures « alternatives » possibles (compensation, déplacements, recréation d’habitats…etc.), afin de mener au mieux le projet tout en respectant les espèces présentes dans le cadre de la demande globale d’Autorisation Environnementale et de déposer éventuellement un dossier de demande de Dérogation Espèce Protégée auprès de la DDTM.

Deux possibilités s’offrent à nous :

• Possibilité de déposer cette demande : notre projet sera modifié lorsque cela n’a que peu ou pas d’impact sur l’emprise inondation et le Dossier d’Autorisation Environnementale et il sera déposé cet été dans ce sens. Les services de l’Etat pourront accepter ou non les mesures que nous proposons et en fonction de leur réponse, nous pourrions être contraints de modifier le projet quand même.
• Pas de possibilité de déposer cette demande: le projet sera modifié de sorte à éviter d’impacter toutes les espèces protégées et identifiées.

Les plans ne sont donc pas en version définitive puisque nous attendons cette réponse de la DDTM.

Pendant ce temps, les entreprises vont être consultées sur la base du dossier déposé et nous pourrons ainsi disposer d’un budget relativement fiable à l’automne 2024.

Création du bassin « terrain militaire »

Sera peut-être conditionné à l’accord de la DDTM. Il devra faire l’objet d’une procédure spéciale auprès des autorités militaires. Des contacts seront pris, très rapidement, avec les services de sous-préfecture de Draguignan afin de faire avancer ce dossier.

Plan Pluri annuel 2023

Le budget annuel est de 326 378€. Il a été dépensé et engagé la somme de 163 607€.

Des dépenses sont encore prévues pour 106 500€ (Réfection réseau incendie, entrée du Domaine, divers matériels de jardinage, blocs poubelles et installation de vannes de coupures d’eau) et le solde de 56 271€ est affecté à la sécurité des biens et des personnes pour le renouvellement de la vidéo surveillance.

Plan Pluri annuel 2024

Le Conseil d’Administration décide d’inscrire en priorité le projet de modification des bassins enfants de la piscine comprenant le système de vidange, les plages gravillonnées et la configuration des futurs bassins.

PPRIF 2023/2026

Dans le cadre de la prévention des feux de forêt, le Domaine est tenu de se conformer aux prescriptions du PPRIF.

A ce titre, et conformément à la résolution n° 6 votée lors de l'assemblée générale 2022, la SCI a mandaté la société MCI Expertises pour effectuer le marquage des arbres sur l'ensemble du Domaine.

Le marquage des arbres a commencé et les couleurs utilisées sont les suivantes : Rouge = coupe de l’arbre et Bleu = Elagage de l’arbre.

La coupe et/ou l’élagage devrait commencer en octobre 2023. Actuellement, le PPRIF s’est arrêté dans les hameaux jouxtant le mas administratif et se poursuivra dans la continuité de ces derniers.

Ces marquages ne sont pas faits d’une manière aléatoire, mais selon les préconisations imposées par la réglementation en vigueur.

Il est possible que des arbres aient été coupés avant le marquage car ils présentaient déjà un caractère de dangerosité immédiat.

Des réclamations nous parviennent. Celles-ci ne seront étudiées qu’à la fin de la mission de marquage prévue en fin de saison.

Modification de l’entrée du Domaine

Des devis sont en attente pour le déplacement des barrières automatiques, la création d’un sas d’entrée et de places de stationnement supplémentaires. Le projet sera opérationnel en 2024 pour un budget prévu de 55 000€. Après déplacement sur site, les administrateurs ont décidé d’étudier plusieurs possibilités d’entrée et de sortie afin de ne pas gêner les flux de circulations.

Equipements solaires

Il n’est pas possible de permettre aux associé(e)s qui le souhaiteraient d’équiper leurs mobil homes de panneaux photovoltaïques car en cas d’incendie les pompiers doivent être prévenus de ce genre d’installation pour pouvoir combattre le feu. Ces derniers ont des normes contraignantes en termes de coupures de l’installation.

Un essai avait été déjà réalisé, il y a quelques années, dans 2 mas sanitaires équipés de panneaux solaires afin de chauffer l’eau chaude. L’opération s’est révélée non concluante au regard de l’investissement réalisé avec les matériels disponibles à l’époque.

Un nouvel essai de production d’eau chaude pour les mas sanitaires sera effectué avec la pose de panneaux photovoltaïques dernière génération sur un mas sanitaire.

L’éclairage des boulevards non encore pourvus au sein du Domaine ou en cas de remplacement de l’existant sera étudié également avec du matériel photovoltaïque.

Réseaux d’eau/TAE

Nous avons sollicité VEOLIA afin qu’il nous propose un système de gestion d’eau complet, mais il s’avère que VEOLIA ne propose pas ce style de prestation.

Nos problèmes sont les suivants :

• Vétusté du réseau d’eau qui date de plus de 60 ans,
• Fuites d’eau nombreuses à l’intérieur du Domaine que nous payons dans nos charges.

Le Conseil d’Administration, conscient de ces problèmes, estime qu’il faudrait réaliser un audit technique des réseaux enterrés afin de faire un point de l’état des tuyauteries existantes et de mettre en évidence les endroits qui nécessiteraient des réparations préventives.

Monsieur BOUTTEAU se rapprochera de VEOLIA, concessionnaire, pour lui demander s’il leur est possible de réaliser ces investigations début 2024. Un tel audit nécessitera certainement une fermeture complète des réseaux et donc du Domaine dans une période à définir en Janvier/février 2024.

 

Règlement administratif « constructif »

Pour les renouvellements de mobil homes ou d’installations vétustes, compte tenu des modifications constructives depuis plusieurs années, il est parfois impossible de retrouver des installations de remplacement aux dimensions strictement identiques.

Le Conseil d’Administration a donc décidé de modifier l’article 1.13 5ème alinéa de la façon suivante :

« Les installations existantes autorisées par le Domaine, même non conformes au PLU de la ville de Fréjus, et constatées début 2021 par les services de la ville de Fréjus, peuvent être entretenues en l’état et/ou remplacées à l’identique (même surface de projection au sol). Au cas où le remplacement à l’identique s’avérerait impossible, il pourra être autorisé, après acceptation du dossier par les services techniques du Domaine, une installation de surface légèrement inférieure ».

INFORMATIQUE

Nouveau système de gestion informatique

Notre système de gestion est arrivé en bout de course et ce dernier n’a plus d’évolution possible.

Nous avons donc fait procéder à un audit par la société STYLEO en fonction des besoins déterminés par messieurs BLOUIN et LAVIALLE. Le système sera développé avec des licences ODOO (progiciel de gestion intégré open-source comprenant de très nombreux modules permettant de répondre à de nombreux besoins de gestion des entreprises ou de gestion de la relation client) à mettre en place sur les postes de travail pour créer notre environnement de développement dont le Domaine a besoin.

La mise en œuvre et la programmation sous environnement ODOO devrait durer 8 mois. Le nouveau système devrait être opérationnel début 2024.

Le Conseil d’Administration a validé le projet dont le coût est de 80 000€ hors taxes auquel s’ajoute un coût annuel de 5 382€ pour l’exploitation des licences.

GED (Gestion Electronique des Documents)

Tout le personnel a été formé. Il ne reste que les administrateurs dont la formation sera assurée par Benjamin BLOUIN.

ANIMATION DU DOMAINE

Ouverture de la piscine

La piscine est ouverte depuis le 17 mai de 14 h à 19 h avec une fermeture le mardi jusqu’à fin mai.

Saisonniers - saison 2023

Le recrutement est terminé et l’effectif est au complet. Les plannings sont à jour pour l’ensemble des postes.

Activités

Celles dispensées par l’équipe d’animation sont gratuites.

Cinéma

Géré par l’association « Forum des Arts », il ouvrira du 23 juin au 3 septembre 2023.

Olympiades 2023 – Nocturnes piscine

Celles-ci seront préparées conjointement par l’animateur coordinateur sportif et les MNS.

Aquagym

Des cours d’aquagym gratuits seront donnés par les MNS dont les horaires et la fréquence restent à déterminer.

Club des jeunes

L’essai réalisé l’année dernière n’a pas été concluant voire décevant. En effet, le Club devait s’autogérer et il n’en fût rien. Différentes classes d’âge se mélangeaient amenant des problèmes.

Une grande partie du matériel a été cassée ou détériorée. Le babyfoot, seul élément restant en bon état, sera déplacé à la piscine à droite de l’entrée.

Le Club des jeunes reprendra l’emplacement du « chapeau chinois ».

SECURITE / SECOURS AU PERSONNES

Exercice Evacuation du Domaine

Sur demande expresse de la Préfecture, de la Mairie et du SDIS (pompiers), un exercice d’évacuation complet du Domaine se déroulera la première quinzaine de juin.  Cet exercice a pour but de valider les procédures qui nous permettront de les modifier si nécessaire. Il s’effectuera en présence de la mairie de Fréjus, des pompiers, du C.C.I.F. et de la police.

L’alerte sera donnée vers 9h et des messages seront diffusés pour indiquer les sorties à emprunter. Il sera demandé à l’ensemble des associé(e)s présents de quitter le Domaine pour se rendre à la base nature ou un petit déjeuner leur sera offert par la mairie.

Cette évacuation est obligatoire et tout contrevenant sera taxé de pénalités d’un montant de 1 200€.

Exercice incendie 2023

Un exercice incendie aura lieu le mercredi 14 juin après-midi, à l’intérieur du Domaine, avec la présence des Sapeurs-Pompiers de Fréjus et du Comité Communal des Feux de Forêt.

Formation « défibrillateur »

Une information sur l'utilisation du défibrillateur cardiaque aura lieu le samedi 22 juillet à 10h sous le préau de la salle Intermède.

Don du Sang

Une collecte de sang aura lieu les 10,19 et 31 juillet, les 8 et 23 août ainsi que le 5 septembre 2023 à la « salle Auberge ».

DELEGUES DE HAMEAU

La réunion annuelle aura lieu le 4 juillet 2023 à 9h, à la « salle Auberge ».

L’ordre du jour portera notamment sur l'étude des sens uniques dans les hameaux et un rappel sur le PPRIF.

ADMINISTRATION GENERALE

Validation du procès-verbal du Conseil d’Administration des 19- 20 & 21 février 2023

Les administrateurs ont validé à l’unanimité le procès-verbal du Conseil d’Administration et ont procédé à la signature de ce dernier.

Date des Conseils d’Administration 2023

- les 17,18 et 19 octobre 2023

Réunion inter-domaine

Celle-ci s’est tenue le 4 mai au Club les Chênes-lièges à Gassin ou de nombreux thèmes communs ont été abordés. Messieurs HOLLE & LAVIALLE représentaient le Domaine.

Transferts de parts

Comme il le fait à chaque réunion, le Conseil d’Administration a examiné les différents dossiers de transferts de parts.

Travaux en juillet et août 2023

Il est décidé qu’aucun travail ne pourra être effectué, à la demande des associé(e)s, par les entreprises extérieures pour la période du 1er juillet au 3 septembre.

Seuls sont autorisés les travaux de S.A.V. tels que panne d’électricité, de ballon d’eau chaude, fuite d’eau, TAE bouché, etc.

Validation de la liste des entreprises agréées par le Domaine

Rappel des critères d’éligibilité pour être référencé :

• Les entreprises doivent nous fournir chaque année : le Kbis, les attestations d’assurance décennale, des impôts (TVA), URSSAF, et travailleurs clandestins.
• Les auto-entrepreneurs : l’inscription au registre des métiers
• L’adresse figurant sur les documents administratifs demandés ne peut, en aucun cas, être celle du Domaine. Tout ayant droit désirant que sa société soit mise sur la liste des entreprises doit fournir un justificatif fiscal de résidence extérieure pour la délivrance du macaron

Le service technique se rapprochera des entreprises déjà agréées afin de mettre à jour les documents nécessaires à leur référencement.

Les entreprises voulant se faire référencer devront se rapprocher de ce dernier. Ils devront respecter le règlement intérieur des entreprises travaillant dans le Domaine dont un exemplaire leur sera remis. Ce dernier ne nécessitant pas de modification.

Lutte contre les sangliers

Deux cages sont en cours de fabrication. Elles devraient être opérationnelles pour le début de saison et une surveillance des cages sera mise en place par les services techniques. Celles-ci seront déplacées dès qu’un sanglier aura été attrapé.

Groupe de travail « Economie Energie – Energies nouvelles » et « Avenir du Domaine »

• Groupe Economie Energie – Energies nouvelles

Ce groupe est piloté par Philippe BOUTTEAU & Michel HOLLE.

Il a été validé la candidature de monsieur Jean-Paul PESTY.

• Commission « Avenir du Domaine »

Celle-ci est pilotée par Pascal TEITE et Jane RADCLIFFE. Une réunion sera organisée début juillet.

Il a été validé les candidatures de mesdames Sandra KIEFFER, et Edith REMY ainsi que des messieurs Jean-Pierre BARBIER, Michel DELRUE, André KAIFAS, François LEGRAND & Jean-Paul PESTY.

• Commission d’appel d’offre

Celle-ci est pilotée par Philippe BOUTTEAU et Joël LAVIALLE

Il a été validé les candidatures de madame Myriam ROMERO, ainsi que de messieurs Francis ALEONARD, Thierry AMARD, Guy DORINCKX, Bruno HANROT, Patrick GEORGE, Alain HAUDRECHY, Jean-Paul PESTY, Pascal TARRATRE & Loïc WARIN.

Assemblée générale 2023

• Conditions du vote

L’ensemble des documents nécessaires précédemment inclus dans la Sirène « spéciale élections » seront mis en ligne dès réception du rapport de notre commissaire aux comptes, afin que les associé(e)s soient informé(e)s et puissent voter en connaissance de cause.

Le Conseil d’Administration a décidé que le vote électronique serait ouvert à compter du 10 juillet 2023 et serait clos le 13 août 2023 à minuit.

Les associé(e)s qui ne bénéficient pas de la 4G pourront voter de façon électronique dans l’un des points de vote dotés d’une tablette qui seront mis en place dans le Domaine.

• Date des réunions d’information « préassemblée générale »

Elles auront lieu les dimanches 9 et 23 juillet 2023 et le mardi 1er aout 2023, au cinéma de 9h30 à 12h.

La réunion dédiée aux Anglais aura lieu le mercredi 26 juillet 2023, au cinéma de 9h30 à 12h. Il leur sera demandé de poser préalablement leurs questions par écrit afin de permettre à Mme RADCLIFFE de préparer la réponse afin de fluidifier les échanges.

• Dématérialisation du vote « Acceptation de la lettre recommandée électronique »

Le nombre d’associé(e)s ayant accepté la LRE est de 1 242 sur 2 214 associé(e)s, alors que 2 057 d’entre vous nous ont fourni une adresse e-mail. Cela engendre donc des coûts supplémentaires, car nous sommes dans l’obligation d’envoyer la convocation à l’assemblée générale, la Sirène « Spéciale Elections » par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception, ainsi qu’un second courrier pour l’envoi de l’identifiant permettant de se connecter et de voter.

Le Conseil d’Administration a décidé qu’en 2024, les associé(e)s n’ayant pas accepté la Lettre Recommandée Electronique se verront facturer les coûts ci-dessus.

Une résolution en ce sens sera présentée à l’assemblée générale 2023.

• Elections au Conseil d’Administration

A l’assemblée générale le 12 août 2023, les associé(e)s auront à voter pour l’élection de :

• 4 administrateurs co-gérants pour un mandat de 3 ans. Sont sortants : messieurs Philippe BOUTTEAU et Michel HOLLE,
• 1 administrateur co-gérant pour un mandat de 1 an, suite à la démission de monsieur Alexandre SCARLATELLA

Nous avons reçu 5 candidatures dont les parcelles font l’objet d’un contrôle car les associé(e)s intéressé(e)s doivent bien évidemment être en règle avec les statuts, le règlement intérieur et ne pas avoir d’autres mandats au sein de la S.C.I..

Le Conseil d’Administration

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R A P P E L S

Horaires d’ouverture du mas administratif

 

 

Du 1er avril 2023 au 30 juin 2023

Ouvert au public du lundi au vendredi de 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h 15

Le samedi matin de 9 h à 12 h

 

Du 1er juillet au 31 août 2023

Ouvert au public du lundi au samedi de 9 h à 13 h et de 14 h à 17 h 30

Du 1er octobre 2023 au 31 mars 2024

Ouvert au public les lundis, mercredis et vendredis, le matin uniquement, de 9 h à 12 h

Dématérialisation du vote

La résolution n°8 votée lors de l’assemblée générale du 14 août 2021 permet à la S.C.I. Domaine du Pin de la Lègue de vous envoyer les prochaines convocations aux assemblées générales par lettres recommandées en version électronique, cela afin de gagner en rapidité, en simplicité et en traçabilité.

Afin que le Domaine puisse vous envoyer vos prochaines convocations aux assemblées générales par lettres recommandées en version électronique, il a l’obligation, au préalable, de demander à chaque associé(e) son consentement.

Un imprimé de demande de consentement vous avait été donc adressé, dans un premier temps, par voie postale, puis, en guise de rappel, par le biais de différents Flashs.

Nous constatons que, malgré ces envois, certain(e)s associé(e)s n’ont toujours pas opté pour ce mode de transmission qui, nous le soulignons, permet entre autres une réduction des coûts postaux.

Pour les associé(e)s qui n’ont pas encore répondu à cette demande, ils/elles trouveront, en annexe, la « demande de consentement préalable à la réception de lettres recommandées électroniques ».

Documents

Nous vous rappelons que vous pouvez télécharger, en vous connectant avec vos identifiants sur le site du Domaine www.domainedupindelalegue.fr (la procédure pour vous connecter vous est rappelée dans ce Flash) :

• Les statuts de la S.C.I., mis à jour après l’assemblée générale 2022,
• Le règlement intérieur « partie administrative », mis à jour après l’assemblée générale 2022,
• Le règlement intérieur « partie constructive » mis à jour, qui tient compte à la fois du Code de l’Urbanisme, de la règlementation propre aux PRL, du Plan Local d’Urbanisme de la ville de Fréjus et des prescriptions      du PPRIF, mis à jour après le Conseil d’Administration d’avril 2023,
• Le compte rendu de l’assemblée générale du 13 août 2022,
• Les tarifs applicables au 1er janvier 2023

Les services techniques

reçoivent uniquement sur demande de rendez-vous par téléphone ou par l’envoi d’un e-mail avec l’objet de la demande. Le rendez-vous aura lieu directement sur la parcelle de l’associé(e) demandeur (se).

Bien entendu, vous pouvez à tout moment adresser un e-mail au service administratif (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) et au service technique (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).

Remise du macaron

Nous vous rappelons que les macarons ne seront délivrés que sur présentation d’une attestation fiscale et de l’assurance de vos installations (Taxe d’Habitation principale et/ou Taxe d’Habitation du Domaine adressée à votre résidence principale ou Impôts sur le Revenu adressés à votre résidence principale uniquement).

Si vous ne pouvez justifier d’une résidence principale, vous serez concernés par la résolution 7 votée lors de l’assemblée générale du 14.08.2021 qui stipule « un associé qui ne pourra justifier, par la production d’une attestation fiscale, d’une résidence principale extérieure au Domaine, sera sanctionné d’une pénalité mensuelle de 7 taux de base la première année, pénalité doublée chaque année jusqu’à régularisation. »

Assurances

- Nous rappelons aux associé(e) l’obligation, chaque année lors de la remise du macaron, de nous présenter un justificatif d’assurance du ou des véhicules, accompagné de l’attestation d’assurance RC et incendie pour l’ensemble de leurs installations.

- A la demande de notre compagnie d’assurance, les associé(e)s dont le deux-roues reste stationné au magasin, doivent chaque année nous communiquer leur attestation d’assurance en cours de validité pour le véhicule entreposé.

Pré-enregistrement des associé(e)s et ayants droit

Nous vous encourageons à utiliser le préenregistrement des associé(e)s et ayants droit sur le site internet du Domaine à l’adresse www.domainedupindelalegue.fr,

Nous vous rappelons les 3 types d’opérations possibles avec ce système :

     1 – Demande de macaron pour le véhicule avec lequel vous allez venir au Domaine.

     2 – Demande de cartes de résidents pour vous-mêmes et vos ayants droits inscrits dans les registres du Domaine.

     3 – Inscription pure et simple pour un nouveau séjour au Domaine. De plus, n’hésitez pas à consulter l’aide en ligne qui se trouve dans la rubrique préenregistrement.

NB: Chaque séjour au Domaine doit être déclaré à l’administration.    

• Rappel de la procédure à suivre pour vous connecter au site internet du Domaine:

L’adresse du site internet est www.domainedupindelalegue.fr.

En en-tête du site, cliquez sur « connexion ». Il vous est demandé un « identifiant » et un « mot de passe ».

Concernant l’identifiant : saisissez votre nom de hameau, suivi du numéro d’îlot, par exemple : « acassi.01 » (bien mettre le point entre le nom du hameau et le numéro de l’îlot).

Attention : pour Rocco, écrire roco ; pour Bau Dou Ser, écrire bau.dou.ser.

Concernant le mot de passe : il s’agit du numéro général attribué à l’îlot, en 5 chiffres obligatoirement.

Saisissez votre numéro général en insérant des 0 (zéro) à gauche. Exemple : pour le numéro général 2430, écrire 02430 ; pour le numéro général 458, écrire 00458.

Vous pouvez changer ce mot de passe pour en avoir un plus personnel en suivant la procédure mentionnée à l’écran.

En cas d’oubli de ce mot de passe lors d’une nouvelle connexion, il vous suffira de cliquer sur « mot de passe oublié ».

Pensez à renseigner votre adresse e-mail afin que votre mot de passe puisse vous être renvoyé automatiquement.

Une fois connecté, vous pourrez accéder aux documents et/ou communications du Conseil d’Administration.

Pré-enregistrement des invités payants (locataires)

Les associé(e)s qui louent leurs installations peuvent, sur place au Domaine, pré-enregistrer leurs locataires à l’avance et régler par anticipation les macarons et cartes de résidents sur présentation des justificatifs, afin de désengorger l'accueil et réduire l’attente aux guichets. 

Mas sanitaires

Les mas sanitaires réouvriront aux vacances de Pâques. Ils seront fermés dès le 30 septembre 2023.

Tri sélectif

Pour satisfaire aux enjeux écologiques du tri et du recyclage, mais également pour des raisons budgétaires, nous demandons aux associé(e)s de bien vouloir procéder au tri de leurs déchets. Un dépliant d’information est disponible au mas administratif.

Conteneurs poubelles

Les poubelles actuellement stockées sur le parking en face de la poste, seront remis progressivement dans les hameaux à compter du 15 juin 2023.

Benne à « monstres »

Du 1er avril au 31 octobre, le lundi et le vendredi de 9 h 30 à 11 h 30.

Du 1er novembre au 31 mars, uniquement le vendredi de 9 h 30 à 11 h 30.

Parking stationnement des camping-cars, bateau et remorque

Les bateaux camping-cars et remorques ne sont pas autorisés à stationner de façon durable en période hiver dans le Domaine sur les parkings publics. Si l’associé(e) dispose d’un emplacement adapté sur sa parcelle, il/elle est autorisé(e) à garer ses véhicules à condition de ne pas empiéter sur le domaine public et de ne pas entraver l’accès éventuel à sa parcelle par les services d’incendie.

En hiver, un camping-car peut s’avérer être le véhicule principal de l’associé(e). Dans ce cas uniquement, à défaut de possibilité de le garer sur sa parcelle, il devra, après une demande préalable précisant le temps de stationnement prévu, le stationner sur une zone strictement délimitée qui sera précisée chaque année par les services techniques du Domaine. Ce stationnement est uniquement réservé aux associé(e)s présent(e)s dans le Domaine sur la même période. Des contrôles auront lieu afin de s’assurer que l’associé(e) est bien présent(e).

Magasin pour les deux-roues

Le dépôt ou le retour des deux-roues se fera, du 1er juillet au 31 août, les lundis, mercredis et vendredis de 10 h à 12 h et du 1er septembre au 30 juin, entre 9 h et 12 h, avec prise de rendez-vous au préalable auprès de monsieur Stéphane DAVAL.

Véhicules « tampons »

Pour tous véhicules « tampons » sur parcelle, sans macaron et dont l’assurance n’est pas à jour ou inexistante, le Domaine demandera à l’associé(e) concerné(e) de communiquer par e-mail l’attestation d’assurance.

Compteur eau

Chaque associé(e) est responsable de l’entretien de son propre compteur et en cas de remplacement qui ne peut être décidé et réalisé que par le Domaine, les frais engagés sont facturés à l’associé(e) concerné(e).

Entretien des installations

Nous vous rappelons que vous devez régulièrement procéder au nettoyage de vos parcelles et des aiguilles de pin sur le toit de vos installations.

Entretien PPRIF des parcelles

La date limite pour l’exécution de ces travaux par l’associé(e) est fixée au 15 mai. Néanmoins le Conseil d’Administration accepte une tolérance jusqu’au 30 mai. Passé ce délai, les travaux d’entretien sont réalisés par le Domaine, aux frais de l’associé(e) concerné(e), sachant qu’au 15 juin tous les travaux doivent être terminés.

Traitement et maladie du palmier

Tout(e) associé(e) ayant sur sa parcelle un ou plusieurs palmiers doit se rapprocher des services techniques afin de recueillir les informations relatives au traitement, à l'abattage et à l'évacuation de palmiers malades. Seules les entreprises habilitées peuvent intervenir et en aucun cas les services du Domaine.

Animaux : Extraits du règlement intérieur « partie administrative » (M.A.J en avril 2022)

     - Animaux domestiques : (article 6.3 e)

La présence des animaux domestiques est autorisée avec leur maître, à condition qu’ils soient vaccinés (tenir le certificat de vaccination à disposition) et qu’ils n’occasionnent aucune nuisance de quelque sorte que ce soit.

Les chiens de catégorie 1 et 2 sont strictement interdits au Domaine.

Les chiens doivent être, en permanence, sous contrôle de leur maître, attachés ou tenus en laisse, voire muselés selon la législation. En aucun cas ils ne doivent être laissés seuls sur les îlots. Les propriétaires de chiens doivent prendre toute mesure utile pour empêcher les aboiements et manifestations sonores de leur animal (cf. Art. 6.3. c).

L’accès à l’espace nautique et aux aires de jeux leur est interdit (salubrité).

Les propriétaires sont tenus de ramasser les déjections de leurs animaux ; sanctions pécuniaires en cas de manquement (cf. Art. 7.3.2).

Les animaux en divagation seront attrapés pour être remis au service départemental des fourrières.

Les chats : Nous rappelons qu'une campagne de stérilisation des chats errants est organisée toute l'année par des associé(e)s bénévoles avec l'accord de l'administration du Domaine pour éviter une prolifération féline.

     - Animaux nuisibles : Suivant arrêté préfectoral du 30 mai 2017, le sanglier est classé nuisible sur l’ensemble du département du Var. A ce titre, toute personne surprise en train de nourrir un sanglier est passible d’une amende de 135€ appliquée par l’Office de la Faune Sauvage.

La poste du Domaine

Du 1er juin 2023 au 31 août 2023, le guichet est ouvert du lundi au samedi de 11h à 12h. Le courrier, les petits colis ainsi que les avis de passage pour les lettres recommandées sont distribués quotidiennement dans les boîtes aux lettres. Les colis qui ne rentrent pas dans les boites aux lettres devront être retirés au guichet de la poste en juin et au Point infos en juillet et en août. Pour les personnes qui se font livrer des médicaments et/ou du matériel médical, il leur est demandé de bien vouloir se rapprocher du mas administratif.

Extincteurs

Le Domaine compte 1.200 extincteurs vérifiés chaque année et remplacés tous les 10 ans.

Les terrains militaires autour du Domaine sont interdits d’accès.

Messes

La Cathédrale de Saint-Raphaël rencontrant des problèmes d’effectif, la célébration de messes cet été au Domaine ne sera pas possible. Nous vous indiquons les horaires de la Cathédrale : Messe le samedi soir à 18h15 ou le dimanche à 10h15.

 

 

Détecteur de fumée

Sa mise en place est devenue obligatoire dans les mobil-homes et caravanes depuis le 8 mars 2015. N’oubliez pas de changer les piles de l’appareil afin d’éviter, en votre absence, un déclenchement intempestif pouvant occasionner une gêne pour le voisinage.

Alarmes sirènes en cas d’évacuation

1 sonnerie de 5 minutes. Attention : Chaque premier mercredi du mois à 12 h un test est effectué sur les sirènes (1 sonnerie de 1 à 2 minutes), ainsi que sur les messages par sonorisation (voir « consignes de sécurité » ci-après).

Plan d’évacuation

Le plan du Domaine sera remis à chaque résident en deux exemplaires lors de la délivrance du macaron ; Un exemplaire que le résident devra conserver dans son véhicule et l’autre dans ses installations. Ce plan sera également mis à disposition des résidents dans différents points du Domaine et téléchargeable sur le site internet du Domaine.

 

 

- EN CAS D’INCENDIE -

• Si vous êtes témoin d’un départ de feu :
• Appelez les pompiers au 18 ou 112,
• Prévenez le poste d’entrée :

                 - soit par téléphone en composant le 07.78.48.54.55 (numéro à privilégier) ou le 04.98.11.84.40,

                 - soit au moyen de la borne d’appel située au bloc sanitaire.

                 Ne raccrochez pas le premier, attendez la confirmation de votre appel.

• Identifiez-vous en donnant votre nom, l’adresse de votre parcelle dans le Domaine (nom de hameau + numéro).
• Communiquez le lieu, la nature et l’ampleur du sinistre.
• Précisez s’il y a présence de victimes, l’état visuel des blessures ou brûlures.
• Fermez les bouteilles de gaz, coupez l’électricité de la parcelle sinistrée, utilisez les extincteurs et/ou les tuyaux d’arrosage.
• Dans la mesure du possible (ne mettez pas votre vie en danger), restez sur les lieux pour guider les secours et mettre en place un périmètre de sécurité.

- EN CAS D’INONDATION -

• Prévenez le poste d’entrée :
• Soit par téléphone en composant le 78.48.54.55 (numéro à privilégier) ou le 04.98.11.84.40,
• Soit au moyen de la borne d’appel située au bloc sanitaire.

            Ne raccrochez pas le premier, attendez la confirmation de votre appel.

• Identifiez-vous en donnant votre nom, l’adresse de votre parcelle dans le Domaine (nom de hameau + numéro).
• Communiquez le lieu, la nature et l’ampleur du sinistre.
• Précisez, s’il y a lieu, si des personnes doivent être prises en charge.
• Allez-vous mettre à l’abri dans un lieu en hauteur.
• Ne traversez jamais une route ou un chemin submergé par l’eau.

 

- EVACUATION DU DOMAINE -

• L’ordre d’évacuation est donné par les sirènes du Domaine et/ou des messages par sonorisation.
• Fermez les bouteilles de gaz, coupez l’électricité.
• Fermez les portes et les fenêtres de vos installations pour éviter les vols et la propagation de l’incendie ou des fumées à l’intérieur des mobil-homes ou caravanes.
• ATTENTION ne pas fermer l’eau sur la parcelle, laissez à disposition les tuyaux d’arrosage.
• Emportez papiers d’identité, carnets de santé, médicaments d’urgence, chaussures, vêtements et boissons.
• Evacuez le Domaine avec les véhicules sans remorque en suivant les circuits balisés.
• Suivez les directives données par le personnel de sécurité ou les services publics.
• Toute personne présente dans le Domaine doit obligatoirement évacuer sous peine de sanction.
• Dans le cas où un résident prend en charge une ou plusieurs personnes, (enfants, ou personne handicapée), il lui est demandé d’en informer le poste d’entrée pour le signaler.

 

 

 

 

- CONDUITE A TENIR POUR LES PREMIERS SECOURS -

• Si vous êtes témoin d’un accident, malaise ou maladie :
• Observez ;
• Protégez pour éviter le suraccident ;
• Alertez les pompiers au 18 ou 112, ou le SAMU au 15 :
• Identifiez-vous en communiquant votre nom et votre numéro de téléphone,
• Indiquez la nature du problème : accident, malaise ou maladie,
• Indiquez le lieu exact de l’évènement,
• Précisez le nombre de personnes concernées,
• Précisez l’état apparent de la ou de chaque victime, son âge et son sexe,
• Indiquez les premières mesures prises.
• Ne raccrochez jamais le premier ;
• Prévenez le poste d’entrée pour signaler que les secours vont arriver :
• Soit par téléphone en composant le 78.48.54.55 (numéro à privilégier) ou le 04.98.11.84.40,
• Soit au moyen de la borne d’appel située au bloc sanitaire,
• Soit par tout autre moyen de communication.
• Restez avec la ou les victimes.

Demande de consentement préalable à la réception de

Lettres Recommandées Electroniques

Cher(e) Associé(e),

Conformément aux exigences issues du Règlement (UE) N° 910/2014, de l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques ainsi que du décret d’application n°2018-347 du 9 mai 2018, nous vous informons que la Lettre Recommandée Electronique qualifiée dispose de la même valeur légale qu’une Lettre Recommandée Papier avec Avis de Réception.

Dans le cadre des dispositions prévues par la loi 65-557 du 10 juillet 1965, du décret 67-223 du 17 mars 1967 et du décret 2015-1325 du 21 octobre 2015, les notifications des convocations, des procès-verbaux d’assemblées générales et des mises en demeure peuvent vous être transmises par Lettre Recommandée Electronique.

Conformément à la résolution n°8 votée lors de l’assemblée générale du 14 août 2021, afin de gagner en rapidité, en simplicité et en traçabilité, la S.C.I. Domaine du Pin de la Lègue vous propose de vous envoyer vos prochaines convocations aux assemblées générales par lettres recommandées en version électronique.

Si vous acceptez de recevoir les lettres recommandées du Domaine en version électronique, nous vous remercions de bien vouloir nous retourner le coupon ci-dessous dûment rempli, par courrier à l’adresse du Domaine, ou par courriel à l’adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Nous vous prions de croire en l’expression de nos salutations distinguées et restons à votre entière disposition pour toute question.

CONSENTEMENT PREALABLE A LA RECEPTION DE LETTRES RECOMMANDEES ELECTRONIQUES

Je soussigné(e)…………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………..

Numéro Général : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Adresse e-mail :……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

N° de téléphone : Fixe…………………………………………………  Mobile…………………………………………………………………………….

Accepte de recevoir des notifications et mises en demeure par Lettre Recommandée Electronique de la part de la S.C.I Domaine du Pin de la Lègue.

Je reconnais que l’accès à la boite aux lettres correspondant à l’adresse électronique indiquée et sa consultation sont sous mon entière et pleine responsabilité. En cas de changement d’adresse e-mail, je m’engage à informer la S.C.I Domaine du Pin de la Lègue par tout moyen conférant date certaine.

Fait à …………………………………………..……………………………..                                  Le …………………………………….……………………

Signature :

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GB

MESSAGE FROM THE BOARD OF DIRECTORS

 

Dear Madam, Dear Sir, Dear Partners,

The Board of Directors met on 19, 20 & 21 April 2023.

The main decisions taken at these meetings are presented in this Newsflash.

The Board of Directors is actively preparing for the next Annual General Meeting, which will take place on Saturday 12 August 2023 from 9.30 am.

Following the abolition of the quorum voted at the 2022 General Meeting, the meeting will be opened immediately.

As was the case last year, you will be able to vote electronically on the various resolutions proposed to you.

Electronic voting will open on 10 July 2023 and close at midnight on 13 August 2023.

In order to be adopted, resolutions must receive a sufficient number of votes, set in our current Articles of Association at 25% of shares for an Ordinary General Meeting and 33% for an Extraordinary General Meeting.

As in previous years, public meetings will be held on Sundays 9 July and 23 July and on Tuesday 1 August from 9.30 am at the cinema.

A special meeting for English-speaking partners will be held on Wednesday 26 July at 9.30 am. They are asked to send their questions by the end of June to Judith PIOVETTI (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).

We regret that not all partners have yet accepted the electronic registered letter, which entails additional costs. To date, only 1,242 of you have accepted, while 2,057 partners have provided us with a correspondence e-mail address.

As usual, many rumours and some false information are circulating on social networks and/or in the Estate.

We can only recommend that partners always contact the Board for answers to their questions. Our staff will respond in their usual friendly way, and if they are unable to answer you they will be able to arrange a meeting with a director as fast as possible (with speed depending on the season).

With the summer season just around the corner, you'll be introduced to a new team of entertainers who will be offering a range of free activities.

The Var department is under drought alert. All members are asked to comply with the prefectoral decree in force, which is posted on the information boards located in the administrative building and in front of the swimming pool.

We ask partners not to fill their Jacuzzis and, for those who wish to do so, to use rainwater collectors to water their flowers.

Please be advised that:

• Alexandre SCARLATELLA has resigned from his position as Managing Director, with effect from 30 April 2023,
• Aurélie CHEMIN left the SCI on 20 May following her resignation to change career,
• Mr Thomas DURAND will cease to be employed by the SCI on 30 July, following his request for a contractual termination in order to change career direction.

We hope you all enjoy your stay on our beautiful Estate.

Christian BARON

Managing Director and Chairman of the Board of Directors

 

Following a risk of a landslide that could cause a mobile home to fall onto the road alongside the Mounacan "bas Castelet," a diversion has been put in place for everyone's safety.

The situation presents a definite risk. 

It is imperative that everyone respects this diversion until the ban is officially lifted.

MAIN DECISIONS OF THE BOARD OF DIRECTORS

FINANCES

Result 2022:

At 31 December 2022:

Total expenses amounted to €3,933,298 and total income to €1,059,125, to which must be added the call for expenses of €2,932,604 and the occupier's contribution of €237,121. The provisional result showed a surplus of €295,552.

This amount was reduced by a provision for risks and charges of €50,500, which relates to 2 ongoing disputes and a dispute with the Labour Court in respect of which the dismissed employee has appealed against the judgement.

From this we need to deduct the exceptional expense of €349,872 relating to the Labour Court's decision against the SCI in respect of a former employee. We are awaiting the final decision of the Court of Appeal.

After deducting this exceptional charge, the result was a net loss of €54,320.

The results were approved by our accounting firm and sent to our auditor as part of their audit of the SCI's accounts.

Partners' balance

This amounted to €488,121 at 31 December 2022, comprising:

• Receivables from partners in financial disputes amounting to €173,635. All of these cases are currently being contested by our lawyer before the courts. Their right of use is suspended.
• A debt of €10,425 owed by a partner who has appealed against the decision of the commission de surendettement (Overindebtedness Commission) in our favour.
• Receivables from partners in respect of inheritances to be realised amounting to €21,620.
• The balance of the accounts for the plots purchased by SCI as part of the Gonfaron works, amounting to €41,553, which will be cleared when the plots are sold.
• The balance of €60,435 in accounts for plots of land in the process of being sold, which will be cleared as soon as the share transfers are completed.

Receivables from partners who were not up to date with their 2022 charges amount to €180,453.

At the beginning of May, about €195,000 had been paid.

A further review will be carried out shortly, and the partners concerned will receive a reminder letter asking them to pay their balance within 30 days of receipt of the letter, failing which their right of use will be suspended on 1 July 2023.

2023 and 2024 budget

The budgets presented are based on expenditure for the 2022 financial year, with all expenditure items updated. As far as revenue is concerned, we have taken the figures from the 2020 budget, which we use as a basis each year. External revenue is calculated conservatively, as it is highly volatile and depends in particular on the number of visitors to the Estate (residents' cards, badges, occupier share, etc.).

For 2024, the value of the charge per share will have to be revalued by 5% to take account of continuing inflation.

Failure to present proof of address

6 partners were concerned for the year 2022.

2 partners have provided proof of their addresses for 2022, and 4 have received a penalty invoice.

Association grants                

The Board of Directors decided to renew the subsidy of €1,500 to Intermède and the Club de Boules, and €500 to the Association de Défenses des Sociétaires, which manages the library.

PERSONNEL

Validation of the internal rules - Surveillance and Rescue Organisation Plan

The internal rules and the Surveillance and Rescue Organisation Plan were presented to and approved by the ESC at its meeting on 18 April 2023.

The documents have been sent to the labour inspectorate and the clerk's office of the Labour Court. The internal rules came into force on 24 May 2023.

Training of members of the ESC

The training course is now over, and the employees really appreciated the content and the quality of the trainer. Messrs MORISS and LAVIALLE also attended this training course.

LEGAL

Seasonal leases 2023

Seasonal leases were approved for all those who had agreed to the terms defined by the Board of Directors.

The Board of Directors decided not to follow up the proposal from the company Eco loisirs Riviera (scooters), given the dangerous nature of such use on the Estate.

Any new proposals for activities which arise will be examined by the Board of Directors.

Legal disputes

Dominique MALBERNARD is responsible for litigation before the Administrative Court, the Court of First Instance and the Court of Appeal.

Financial or technical disputes with partners

The cases are being monitored by Mr Benjamin Blouin and our lawyer, in conjunction with Dominique MALBERNARD, but to date there have been no new developments.

A partner in dispute has sold their plot and their debt will be cleared.

Technical disputes - Mounacan 72

Due to the risk of a mobile home collapsing on the road at Mounacan, we have been forced to close it temporarily.

In view of a dispute over liability between the partner and the SCI, a legal expert was appointed and an expert assessment meeting was held on 5 May 2023 recommending, firstly, that the partner's installations be consolidated and, secondly, that gabions be laid along approximately half of the road under the plot to prevent accidents caused by landslides. As a result, the road will be reduced by half and right-of-way management will be introduced.The question of financial distribution will then be debated before the competent court.

Tourist tax

A partner informed us that in an exchange of e-mails the Tourist Office considered that the Estate should centralise the2023 tourist tax and then transfer it to the Fréjus commune.

The Board of Directors reacted immediately and sent a registered letter to the Fréjus Tourist Office and to the President of ESTEREL COTE D'AZUR AGGLOMERATION.

A meeting has been scheduled for mid-June with the Tourist Office and the town of Fréjus, and we are awaiting confirmation.

2072 SD "Income from movable property" return

It should be noted that the SCI is obliged to file the above-mentioned declaration as it is not subject to corporation tax.

For 2022, we have declared a sum of €51,424, consisting of income from seasonal commercial leases. This amount should have been divided between all the partners in order to be taxed on their income.

Legal change to the SCI

In parallel with the VAT appeal, we worked with lawyers specialising in company law, tax law and property law and with our chartered accountant to find various legal solutions that would save us an annual outlay of around €200,000.

Unfortunately, none of them were transposable and applicable to us. Although this cost us additional fees, it did provide us with a definitive answer to our question.

Setting up a “Société commerciale” (Trading company) - Creating separate business lines

As part of the above legal discussion, our advisers (chartered accountant and tax lawyer) drew our attention to the threshold of 10% of ancillary income which must not be exceeded. If this is not maintained, the SCI is subject to corporate income tax.

The Board of Directors is continuing to consider another possibility, which would be the creation of separate accounting business lines. This issue will be explored further by the latter.

SAFETY OF PROPERTY AND PEOPLE

Dissemination of safety information - Cinema

A short film covering all the major safety issues on the Estate is being made with the help of Jean-Paul PESTY.

Video Surveillance

As part of the 2023 multi-annual works plan, it has been decided to add to and replace the obsolete CCTV cameras in the following areas: Discotheque - Security station - Cinema - Car park for snack bar, swimming pool, children’s area - Post office - Information point, for a total amount excluding VAT of €64,208

There are also plans in 2024 to change the number plate reading system at the Gonfaron entrance, at a cost (excluding VAT) of €18,525.

 

WORKS

Floods of 1 December 2019 Gonfaron works

It should be noted that the Communauté d'Agglomération does not authorise the creation of dykes, and that only the widening of the bed of the Gonfaron is possible.

A virtually definitive plan was drawn up by Hydratec based on the hydraulic model for a 100-year flood.

The application for authorisation is not subject to a public enquiry. The administrative and technical file should be submitted in July 2023, and the DDTM (Prefecture) is responsible for issuing its opinion and proposing the final decision to the Prefect. There is a minimum 9-month procedure, so a response is expected in spring 2024. This authorisation could allow the first phase of work to start in winter 2024/2025.

Last-minute information

The formalised results of the fauna and flora inventories show that certain protected species are present, particularly in the planned footprint of the works.

The engineering firm HYDRATEC compared the impact on the flooding right-of-way if the work could not be carried out according to our project in places where these species are present. Some areas are problematic because we were carrying out significant enlargements there.

This consultancy is currently working with the naturalists to see if there are any possible "alternative" measures (compensation, relocation, recreation of habitats, etc.), so that the project can be carried out as effectively as possible while respecting the species present, as part of the overall application for Environmental Authorisation, and possibly to submit an application for a Protected Species Exemption to the DDTM.

We have two options:

• the possibility of submitting this application: our project will be modified where it has little or no impact on the flooding right-of-way and the Environmental Authorisation File, and it will be submitted this summer along these lines. The government departments may or may not accept the measures we are proposing, and depending on their response we may be forced to modify the project in any case.
• No possibility of submitting this application: the project will be modified in such a way as to avoid impacting all the protected species identified.

The plans are therefore not in their final version, as we are awaiting this response from the DDTM.

In the meantime, companies will be consulted on the basis of the dossier submitted, so that we will have a relatively reliable budget for autumn 2024.

Creation of the "military ground" pool

May be subject to DDTM approval. It will have to go through a special procedure with the military authorities. Contact will be made very shortly with the Draguignan sub-prefecture to move this file forward.

Multi-Annual Plan 2023

The annual budget is €326,378. A total of €163,607 was spent and committed.

Expenditure of €106,500 has been earmarked for repairs to the fire network, the entrance to the Estate, various gardening equipment, rubbish bins and the installation of water shut-off valves. The balance of €56,271 has been earmarked for personal safety and the renewal of the video surveillance system.

Multi-Annual Plan 2024

The Board of Directors decided to give priority to the project to modify the children's pools at the swimming pool, including the drainage system, the gravelled beaches and the configuration of the future pools.

PPRIF 2023/ 2026

To prevent forest fires, the Estate must comply with the requirements of the PPRIF (Forest Fire Risk Prevention Plan).

In accordance with resolution no. 6 passed at the 2022 General Meeting, SCI has appointed MCI Expertises to carry out tree marking throughout the Estate.

The tree marking has begun and the colours used are as follows: Red = tree cutting and Blue = tree pruning.

Cutting and/or pruning is scheduled to begin in October 2023. At present, the PPRIF has stopped in the hamlets adjoining the administrative farmhouse and will continue thereafter.

These markings are not made randomly, but according to the recommendations imposed by the regulations in force.

It is possible that some trees were cut down before marking because they were an immediate hazard.

We are receiving complaints. These will only be studied at the end of the marking mission, which is scheduled for the end of the season.

Modification of the entrance to the Estate

Quotations are awaited for the relocation of the automatic barriers, the creation of an entrance lock and additional parking spaces. The project will be operational in 2024, with a planned budget of €55,000. After visiting the site, the directors decided to study several entry and exit options so as not to disrupt the flow of traffic.

Solar equipment

It is not possible to allow partners who so wish to equip their mobile homes with photovoltaic panels, since in the event of a fire the fire brigade must be notified of this type of installation in order to fight the fire. The latter have restrictive standards in terms of making cuts in the installation.

A trial was carried out a few years ago in 2 sanitary blocks equipped with solar panels to heat hot water. The operation proved inconclusive in view of the investment made with the equipment available at the time.

A new trial of hot water production for the sanitary blocks will be carried out with the installation of the latest generation of photovoltaic panels on a sanitary block.

Photovoltaic equipment will also be used to light boulevards on the Estate which do not yet have lighting, or where existing lighting is being replaced.

Water networks/Mains drainage

We asked VEOLIA to provide us with a complete water management system, but it turns out that the latter does not offer this type of service.

Our problems are as follows:

• The water network is over 60 years old,
• Numerous water leaks inside the Estate, which we pay for in our charges.

The Board of Directors is aware of these problems and believes that a technical audit of the underground networks should be carried out to assess the condition of the existing pipes and to highlight areas requiring preventive repairs.

Mr BOUTTEAU will contact VEOLIA, the concession holder, to ask if it is possible for them to carry out these investigations in early 2024. Such an audit will certainly require a complete shutdown of the networks and therefore of the Estate in a period to be defined in January/February 2024.

“Constructive" administrative rules

When renewing mobile homes or outdated installations, it is sometimes impossible to find replacement installations of exactly the same dimensions, given the structural changes which have been made over the years.

The Board of Directors has therefore decided to amend the 5th paragraph of Article 1.13 as follows:

"Existing installations authorised by the Estate, even if they do not comply with the Fréjus town planning scheme, and which were identified at the beginning of 2021 by the Fréjus town council, may be maintained as they are and/or replaced on an identical basis (same surface area projected onto the ground). In the event that it proves impossible to replace an identical installation, a slightly smaller one may be authorised subject to acceptance of the application by the Estate's technical services."

I.T.

New IT management system

Our management system has come to the end of its tether and there is no further scope for it to evolve.

We therefore commissioned STYLEO to carry out an audit based on the requirements identified by Messrs BLOUIN and LAVIALLE. The system will be developed using ODOO licences(an open-source ERP package with a large number of modules to meet a wide range of business management and customer relationship management needs) to be installed on workstations to create the development environment the Estate requires.

Implementation and programming in the ODOO environment should take 8 months. The new system should be operational by early 2024.

The Board of Directors approved the project at a cost of €80,000 excluding VAT, plus an annual cost of €5,382 for the licences.

EDM (Electronic Document Management)

All staff have been trained. Only the directors still require instruction, and they will be trained by Benjamin BLOUIN.

ESTATE ENTERTAINMENT

Opening of the swimming pool

The pool has been open since 17 May from 2 pm to 7 pm, closing on Tuesdays until the end of May.

Seasonal workers - 2023 season

Recruitment is now complete and the team is fully staffed. The schedules are up to date for all positions.

Activities

The activities provided by the entertainment team are free of charge.

Cinema

Managed by the "Forum des Arts" association, it will open from 23 June to 3 September 2023.

Olympiad 2023 - Swimming pool nights

These will be prepared jointly by the sports coordinator and the swimming instructors.

Aquagym

Free aqua-gym classes will be given by the lifeguards, with times and frequency to be determined.

Youth Club

Last year's trial was inconclusive and even disappointing. The Club was supposed to be self-managing, but this was not the case. Different age groups mixed together, causing problems.

Much of the equipment was broken or damaged. The table football table - the only item left in good condition - will be moved to the pool to the right of the entrance.

The Youth Club will be taking over the "Chinese pavilion" site.

SAFETY / FIRST AID

Estate evacuation exercise

At the express request of the Prefecture, the Town Hall and the SDIS (fire brigade), a full evacuation exercise of the Estate will take place in the first half of June.  The aim of this exercise is to validate the procedures which will enable us to modify them if necessary. It will take place in the presence of Fréjus Town Hall, the fire brigade, the C.C.I.F. and the police.

The alert will be given at around 9 am and messages will be broadcast indicating which exits to use. All partners present will be asked to leave the Estate to go to the nature base, where a breakfast will be provided by the Town Hall.

This evacuation is compulsory and any offender will be subject to penalties of €1,200.

Fire drill 2023

A fire drill will take place on the afternoon of Wednesday 14 June, inside the Estate, in the presence of the Fréjus fire brigade and the Comité Communal des Feux de Forêt (local forest fire committee).

Defibrillator training

An information session on the use of a cardiac defibrillator will be held on Saturday 22 July at 10 am in the courtyard of the Salle Intermède.

Blood donation

A blood drive will be held on 10, 19 and 31 July, 8 and 23 August and 5 September 2023 at the Salle Auberge.

HAMLET DELEGATES

The annual meeting will be held on 4 July 2023 at 9 a.m. in the Salle Auberge.

The agenda will include a study of one-way streets in the hamlets and a reminder of the PPRIF (forest fire prevention plan).

GENERAL ADMINISTRATION

Approval of the minutes of the meeting of the Board of Directors held on 19, 20 and 21 February 2023

The directors unanimously approved the minutes of the Board meeting and signed them.

Date of Board Meetings 2023

- 17, 18 and 19 October 2023

Inter-estate meeting

This was held on 4 May at the Club les Chênes-lièges in Gassin, where a number of common themes were discussed. Messrs HOLLE & LAVIALLE represented the Estate.

Share transfers

As it does at every meeting, the Board of Directors examined the various share transfer files.

Work in July and August 2023

It has been decided that at the request of partners, no work may be carried out by outside companies between 1 July and 3 September.

Only servicing work such as rectifying power cuts, hot water tank breakdowns, water leaks, blocked water mains, etc. is permitted.

Validation of the list of companies approved by the Estate

Reminder of the eligibility criteria for listing:

• Every year, companies must provide us with: the Kbis, ten-year insurance certificates, tax certificates (VAT), URSSAF certificates and certificates for illegal workers.
• Self-employed entrepreneurs: registration on the Trade Register
• Under no circumstances may the address shown on the administrative documents requested be that of the Estate. Any beneficiary wishing to have their company included on the list of companies must provide proof of outside residence in order to obtain a badge

The Technical Department will contact companies that have already been approved to update the documents required for their registration.

Companies wishing to be referenced should contact the latter. They must comply with the internal rules of the companies working on the Estate, a copy of which will be given to them. The latter does not require any modification.

Wild boar control

Two cages are currently being manufactured. They should be operational for the start of the season and the cages will be monitored by the technical services. These will be moved as soon as a wild boar is caught.

"Energy Saving - New Energies" and "Future of the Estate" working groups

• Energy Saving - New Energies Group

This group is led by Philippe BOUTTEAU & Michel HOLLE.

The candidacy of Jean-Paul PESTY was approved.

• “Future of the Estate" Committee

This is led by Pascal TEITE and Jane RADCLIFFE. A meeting will be organised at the beginning of July.

The nominations of Sandra KIEFFER, Edith REMY, Jean-Pierre BARBIER, Michel DELRUE, André KAIFAS, François LEGRAND and Jean-Paul PESTY were approved.

• Tender committee

This is led by Philippe BOUTTEAU and Joël LAVIALLE

The nominations of Myriam Romero, Francis Eleonard, Thierry Amard, Guy Dorinckx, Bruno Hanrot, Patrick George, Alain Haudrechy, Jean-Paul Pesty, Pascal Tarratre and Loïc Warin were approved.

General Meeting 2023

• Voting conditions

All the necessary documents previously included in the "special elections" Siren will be put online as soon as we receive our auditor's report, so that partners are informed and can vote with full knowledge of the facts.

The Board of Directors has decided that electronic voting will open on 10 July 2023 and close at midnight on 13 August 2023.

Partners who do not have access to 4G will be able to vote electronically at one of the voting points equipped with a tablet which will be installed on the Estate.

• Dates of pre-General Meeting information meetings

They will take place on Sundays 9 and 23 July 2023 and on Tuesday August 2023, at the cinema from 9.30 am to 12 pm.

The meeting dedicated to the English will take place on Wednesday 26 July 2023, at the cinema from 9.30 am to 12 pm. They will be asked to put their questions in writing beforehand so that Ms Radcliffe can prepare the answers and facilitate the discussions.

• Digitisation of the "Acceptance of the electronic registered letter" vote

The number of partners who have accepted the electronic registered letter is 1,242 out of 2,214, while 2,057 of you have provided us with an e-mail address. This generates additional costs, as we are obliged to send the invitation to the general meeting and the "Special Elections" Siren by registered letter with acknowledgement of receipt, as well as a second letter to send the identifier enabling you to connect and vote.

The Board of Directors has decided that in 2024, partners who have not accepted the Electronic Registered Letter will be invoiced the above costs.

A resolution to this effect will be submitted to the 2023 Annual General Meeting.

• Elections to the Board of Directors

At the Annual General Meeting on 12 August 2023, partners will be asked to vote for the election of:

• 4 managing directors for a 3-year term. The following are retiring: Philippe BOUTTEAU and Michel HOLLE,
• 1 managing director for a term of 1 year, following the resignation of Mr Alexandre SCARLATELLA

We received 5 applications, the plots of which are being checked, as the interested partners must of course be in compliance with the Articles of Association and internal rules and not hold any other office within the S.C.I.

The Board of Directors

_________________________________

 

 

R E M I N D E R S

Administrative office opening times

 

From 1 April 2023 to 30 June 2023

Open to the public Monday to Friday, 9 am to 12 pm and 1.30 pm to 5.15 pm

Saturday mornings from 9 a.m. to 12 pm

 

From 1 July 1 to 31 August 2023

Open to the public Monday to Saturday, 9 a.m. to 1 p.m. and 2 p.m. to 5.30 pm

From 1 October 2023 to 31 March 2024

Open to the public on Mondays, Wednesdays and Fridays, mornings only, from 9 a.m. to 12 pm

Electronic voting

Resolution no. 8 passed at the General Meeting of 14 August 2021 enables S.C.I. Domaine du Pin de la Lègue to send you the next convocations to the general meetings by registered letter in electronic version, in order to increase speed, simplicity and traceability.

In order for the Estate to be able to send you your next notices of general meetings by registered letter in electronic format, it must first ask each partner for their consent.

A request for consent form was therefore sent to you, initially by post and then, as a reminder, by means of various Newsflashes.

We note that despite these mailings, some partners have still not opted for this method of transmission which, we emphasise, reduces postal costs among other things.

Partners who have not yet responded to this request will find attached the "Request for prior consent to receive electronic registered letters."

Documents

We remind you that you can download, by connecting you with your login on the site of the Estate www.domainedupindelalegue.fr (you will find the procedure for logging on in this Flash):

• The Articles of Association of the S.C.I., updated after the 2022 General Meeting,
• The "administrative" internal rules, updated after the 2022 General Meeting,
• The updated "constructive part" internal rules, which take account of the Town Planning Code, the regulations specific to residential leisure parks, the Local Town Planning Plan of the town of Fréjus and the requirements of the PPRIF, updated after the Board meeting in April 2023,
• The minutes of the General Meeting held on 13 August 2022,
• Rates applicable from 1 January 2023

The technical departments

are only available on request for an appointment by telephone or by sending an e-mail with the subject of the request. The meeting will take place directly on the partner's plot.

Of course, you can always send an e-mail to the Administration Department (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) and the Technical Department (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).

Badge presentation

We remind you that badges will only be issued on presentation of a tax certificate and insurance for your facilities (main Council Tax and/or Council Tax for the Estate addressed to your main residence or Income Tax addressed to your main residence only).

If you are unable to prove that you have a principal residence, you will be affected by Resolution 7 passed at the General Meeting on 14/8/2021, which stipulates that "any partner who is unable to prove, by producing a tax certificate, that they have a main residence outside the Estate will be subject to a monthly penalty of 7 base rates for the first year, doubled each year until the situation is rectified. “

Insurance

- We would like to remind our partners that each year when they receive their badge they must present proof of insurance for their vehicle(s), together with a certificate of third-party and fire insurance for all their installations.

- At the request of our insurance company, partners whose two-wheeled vehicles are parked at the shop must provide us each year with a valid insurance certificate for the vehicle in storage.

Pre-registration of partners and beneficiaries

We encourage you to use the pre-registration of partners and beneficiaries on the Estate's website at the following address www.domainedupindelalegue.fr,

There are 3 types of operation possible with this system:

     1 - Request for a badge for the vehicle you will be using to visit the Estate.

     2 - Application for resident's cards for yourself and your beneficiaries entered in the Estate’s registers.

     3 - Registration for a new stay at the Estate. You can also consult the online help in the pre-registration section.

NB: Every stay at the Estate must be declared to the authorities.    

• Reminder of the procedure to follow to connect to the Estate’s website:

The website address is www.domainedupindelalegue.fr.

Click on "Connection" in the site header. You will be asked for a "login" and a "password".

For the login: enter your hamlet name, followed by the block number, e.g. : "acassi.01" (make sure there is a full stop between the name of the hamlet and the number of the block).

Note: for Rocco, write roco; for Bau Dou Ser, write bau.dou.ser.

Concerning the password: this is the general number allocated to the block, which must be 5 digits long.

Enter your general number, inserting 0s (zeros) to the left. Example: for the general number 2430, write 02430; for the general number 458, write 00458.

You can change this password to a more personal one by following the procedure on the screen.

If you forget your password when you log on again, simply click on "forgot password."

Remember to enter your e-mail address so that your password can be sent to you automatically.

Once you have logged in, you will be able to access documents and/or communications from the Board of Directors.

Pre-registration for paying guests (tenants)

Partners who hire out their facilities can pre-register their tenants on site at the Estate and pay in advance for badges and residents' cards on presentation of supporting documents, in order to relieve congestion at reception and reduce waiting times at the counters. 

Sanitary blocks

The sanitary blocks will reopen during the Easter holidays. They will close on 30 September 2023.

Selective sorting

To meet the ecological challenges of sorting and recycling - and also for budgetary reasons - we are asking partners to sort their waste. An information leaflet is available from the administrative office.

Refuse containers

The containers currently stored in the car park opposite the post office will be progressively returned to the hamlets from 15 June 2023.

“Monster" skip

From 1 April to 31 October, Mondays and Fridays from 9.30 am to 11.30 am.

From 1 November to 31 March, Fridays only, 9.30 am to 11.30 am.

Parking for motor homes, boats and trailers

Motorhomes and trailers are not permitted to park permanently on the Estate's public car parks during the winter period. If the partner has a suitable parking space on their, they are authorised to park their vehicles on condition that they do not encroach on the public domain or hinder access to their plot by the fire service.

A motorhome can be the partner's main vehicle in winter. In this case only, if it is not possible to park it on their plot, after a prior request specifying the planned parking time they will have to park it in a strictly delimited area which will be specified each year by the technical departments of the Estate. This parking is reserved exclusively for partners present on the Estate during the same period. Checks will be carried out to ensure that the partner is indeed present.

Shop for two-wheelers

From 1 July to 31 August, two-wheelers can be dropped off or returned on Mondays, Wednesdays and Fridays between 10 am and 12 pm, and from 1 September to 30 June between 9 am and 12 pm, by prior appointment with Stéphane DAVAL.

“Abandoned" vehicles

For all "abandoned" vehicles on plots without a badge and whose insurance is not up to date or non-existent, the Estate will ask the partner concerned to send the insurance certificate by e-mail.

Water meter

Each partner is responsible for the maintenance of their own meter. In the event of replacement (which can only be decided and carried out by the Estate), the costs incurred will be billed to the partner concerned.

Installation maintenance

We remind you that you must regularly clean up your plots and the pine needles on the roofs of your installations.

Forest Fire Prevention plot maintenance

The deadline for completion of this work by the partner is 15 May. Nevertheless, the Board of Directors has agreed to a tolerance until 30 May. After this deadline, maintenance work will be carried out by the Estate at the expense of the partner concerned, bearing in mind that all work must be completed by 15 June.

Palm tree disease and treatment

Any partner who has one or more palm trees on their plot should contact the technical departments to obtain information on the treatment, felling and removal of diseased palms. Only authorised companies may intervene, and under no circumstances may the departments of the Estate participate.

Animals: Extracts from the "administrative part" of the internal rules (updated in April 2022)

     - Pets: (article 6.3 e)

Pets are allowed to be present with their owners, provided they have been vaccinated (keep vaccination certificates available) and do not cause a nuisance of any kind.

Category 1 and 2 dogs are strictly forbidden on the Estate.

Dogs must be under their master's control at all times, tied up or kept on a lead, or even muzzled, depending on the legislation. Under no circumstances should they be left alone on the blocks. Dog owners must take all necessary measures to prevent their dog barking and making noises (cf. Art. 6.3. c).

Access to the water park and play areas is forbidden (for health reasons).

Owners are required to pick up after their pets. There are financial penalties for failure to do so (see Art. 7.3.2).

Stray animals will be caught and handed over to the departmental pound service.

Cats: We remind you that a stray cat sterilisation campaign is organised throughout the year by volunteer associates with the agreement of the Estate's Board, in order to prevent feline proliferation.

     - Animal pests: Following the prefectoral decree of 30 May 2017, wild boar is classified as a nuisance throughout the Var department. Anyone caught feeding a wild boar is liable to a €135 fine imposed by the Office de la Faune Sauvage (Wild Animal Office).

The Estate post office

From 1 June 2023 to 31 August 2023, the counter will be open from Monday to Saturday from 11 am to 12 pm. Mail, small parcels and recorded delivery notices are delivered daily to letterboxes. Parcels which do not fit in the letterboxes will have to be collected from the post office counter in June and from the Info Point in July and August. Please contact the administrative office if you are having medicines and/or medical equipment delivered to you.

Fire extinguishers

The Estate has 1,200 fire extinguishers, which are checked every year and replaced every 10 years.

The military grounds around the Estate are off-limits.

Masses

Due to staffing problems at Saint-Raphaël Cathedral, it will not be possible to hold Masses at the Estate this summer. Here are the opening times for the Cathedral: Mass on Saturday evenings at 6.15 pm or on Sundays at 10.15 am.

SAFETY INSTRUCTIONS

 

Smoke detector

These have been compulsory for mobile homes and caravans since 8 March 2015. Don't forget to change the batteries in your alarm so that it doesn't go off unexpectedly when you're away, causing a nuisance for your neighbours.

Evacuation siren alarms

1 ring for 5 minutes. Please note: Every first Wednesday of the month at 12 noon, a test is carried out on the sirens (1 ring for 1 to 2 minutes), as well as on the public address system (see "safety instructions" below).

Evacuation plan

Two copies of the Estate plan will be given to each resident when the badge is issued. One copy must be kept in the resident's vehicle and the other in the resident's installations. This plan will also be available to residents at various points on the Estate and can be downloaded from the Estate's website.

 

 

- IN THE EVENT OF A FIRE -

• If you witness the outbreak of a fire:
• Call the fire brigade on 18 or 112,
• Notify the entrance station:

                 - or by telephone on 07 78 48 54 55 (preferred number) or 04 98 11 84 40,

                 - using the call point located in the sanitation block.

                 Don't hang up first: wait for confirmation of your call.

• Identify yourself by giving your name and the address of your plot on the Estate (hamlet name + number).
• Communicate the location, nature and extent of the fire.
• Specify whether there are any casualties and the visual condition of the wounds or burns.
• Close gas cylinders, cut off electricity to the affected plot, use fire extinguishers and/or hoses.
• As far as possible (but don't put your life in danger), stay at the scene to guide the emergency services and set up a safety perimeter.

- IN THE EVENT OF FLOODING -

• Notify the entrance station:
• Either by telephone on 07 78 48 54 55 (preferred number) or 04 98 11 84 40,
• Or by using the call point located in the sanitary block.

            Don't hang up first: wait for confirmation of your call.

• Identify yourself by giving your name and the address of your plot on the Estate (hamlet name + number).
• Communicate the location, nature and extent of the flood.
• Specify, if applicable, whether people need treatment.
• Take shelter in a high place.
• Never cross a road or path submerged in water.

 

- EVACUATION OF THE ESTATE -

• The evacuation order is given by the Estate's sirens and/or public address system.
• Turn off gas cylinders and electricity.
• Close the doors and windows of your installations to prevent theft and the spread of fire or smoke inside mobile homes or caravans.
• NOTE: DO NOT turn off the water on the plot: leave the hoses available.
• Take your identity papers, health booklets, emergency medicines, shoes, clothes and drinks with you.
• Evacuate the estate with vehicles without trailers, following the signposted routes.
• Follow the instructions given by security personnel or public services.
• Anyone present on the Estate must leave or face sanctions.
• If a resident is taking care of one or more people (children or a disabled person), they are asked to inform the reception desk.

- FIRST AID PROCEDURES -

• If you witness an accident, illness or injury:
• Observe;
• Protect yourself to avoid an accident;
• Call the fire brigade on 18 or 112, or the ambulance service on 15:
• Identify yourself by providing your name and telephone number,
• Indicate the nature of the problem: accident, illness or disease,
• Indicate the exact location of the event,
• Specify the number of people concerned,
• Specify the apparent condition of the victim(s), their age and sex,
• Indicate the first steps taken.
• Never hang up first;
• Notify the entrance station that the emergency services are on the way:
• Either by telephone on 07 78 48 54 55 (preferred number) or 04 98 11 84 40,
• Or by using the call point located in the sanitary block,
• Or by any other means of communication.
• Stay with the victim(s).

PRIOR CONSENT TO RECEIVE ELECTRONIC REGISTERED LETTERS

_______________________________________

Dear Societaire,

In accordance with the requirements stemming from Regulation (EU) No. 910/2014, Article L100 of the French Post and Electronic Communications Code and the implementing decree No. 2018-347 of May 9, 2018, we inform you that the qualified Electronic Registered Letter has the same legal value as a Paper Registered Letter with Notice of Receipt.

Under the provisions of Law 65-557 of July 10, 1965, Decree 67-223 of March 17, 1967 and Decree 2015-1325 of October 21, 2015, notifications of notices of meetings, minutes of general meetings and formal notices can be sent to you by Electronic Registered Letter.

In accordance with the resolution n°8 voted during the general assembly of August 14, 2021, in order to gain in speed, simplicity and traceability, the S.C.I. Domaine du Pin de la Lègue proposes to send you your next convocations to the general assemblies by registered letters in electronic version.

If you agree to receive our registered letters in electronic version, we thank you for returning the coupon below duly completed by mail to the Domain’s address or by e-mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Please accept our best wishes and we remain at your disposal for any questions you may have.

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PRIOR CONSENT TO RECEIVE ELECTRONIC REGISTERED LETTERS

 

I,the undersigned   ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Sociétaire of plot N° ................ in the hamlet ..............................................................................................................

Under the general number ...........................................................................................................................................

Email : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………

Telephone......................................................................     Mobile...............................................................................

Agree to receive notifications and formalities by Electronic Registered Letter from the S.C.I Domaine du Pin de la Lègue.

I recognize that the access to the mailbox corresponding to the indicated e-mail address and its consultation are under my whole and full responsibility. In case of change of e-mail address, I agree to inform the S.C.I Domaine du Pin de la Lègue by any means at my disposal.

Done at .................................................................                                  Date.................................................................

Signature