FLASH 126 - MAI 2022

LE MOT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Madame, Monsieur, Chers sociétaires,

 

Le Conseil d’Administration s’est réuni fin avril et vous trouverez ci-dessous les principales décisions prises à cette occasion.

Nous avons été contraints pour des raisons statutaires de modifier les modalités du vote dématérialisé, nos statuts imposant de disposer d’un quorum pour ouvrir l’Assemblée Générale.

Pour cette année le vote sera donc ouvert dès le 1er juillet ce qui nous permettra de constater un nombre de votants suffisant pour ouvrir la réunion.

Une résolution vous sera proposée pour supprimer le quorum, comme la loi le permet pour une S.C.I.

Seules les résolutions, pour être adoptées, devront disposer d’un nombre de votes suffisants, fixés comme dans nos statuts actuels à 25% des parts sociales pour une A.G. ordinaire et 33% pour une A.G. extraordinaire.

Cette modification permettra, comme nous nous y étions engagés, de n’ouvrir le vote qu’après la fin de la réunion à partir de l’A.G. 2023.

A la suite de l’information donnée sur les déclarations de locations à faire auprès de l’office du tourisme de Fréjus, il est apparu nécessaire de préciser que la taxe de séjour versée à la ville viendra s’ajouter à la participation aux frais de fonctionnement du Domaine appelée « participation occupant » que nous percevons.

Comme à l’accoutumée, de nombreuses rumeurs et fausses informations circulent sur les réseaux sociaux.

Nous recommandons aux sociétaires de toujours prendre contact avec l’administration pour obtenir des réponses à leurs questions. Notre personnel vous répondra avec sa gentillesse habituelle et s’il ne peut vous répondre pourra vous proposer plus ou moins rapidement selon la saison, un rendez-vous avec un administrateur.

Nous consultons actuellement des entreprises pour refondre le site internet du Domaine et le rendre plus interactif.

La saison estivale arrive, vous ferez connaissance de nouveaux animateurs qui vous feront bénéficier de nouvelles animations gratuites.

Comme les années précédentes, des réunions publiques auront lieu les dimanches 26 juin, 10 juillet, 24 juillet et 7 août à partir de 10 heures au cinéma.

Une réunion spécifique pour les sociétaires anglophones aura lieu le mercredi 20 juillet à 10 heures, Il est demandé à ces sociétaires de faire parvenir leurs questions pour la fin juin

Nous souhaitons à toutes et tous un séjour agréable dans notre beau Domaine

                                                                                     Le Conseil d’Administration

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PRINCIPALES DECISION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DES 27,28 et 29 AVRIL 2022

(Les comptes rendus sont consultables dans leur intégralité au mas administratif, sur rendez-vous)

JURIDIQUE : Monsieur LECAUDE

  • Commission d’appel d’offres

La candidature de Monsieur ROUCOUS (Calabrun 24) a été validée par le Conseil d’Administration

  • Contentieux

Monsieur LECAUDE précise que les dossiers prud’hommes, AXA, GIRARDON et contre 2 associés sont toujours en cours. Pour les associés débiteurs non encore assignés, Monsieur BARON indique que les courriers sont en cours d’envoi, leur demandant de régler le solde au 31 décembre sous 15 jours avant suspension du droit de jouissance.

  • Réunion Inter-domaines

Celle-ci s’est tenue le 7 avril au domaine des Maurels ou de nombreux thèmes communs ont été abordés. Messieurs HOLLE et LAVIALLE représentaient le Pin de la Lègue.

  • Liste des entreprises travaillant dans le Domaine

Il est précisé que le Domaine n’agrée aucune entreprise. Ce sont les entreprises qui demandent à être référencées.

Le titre figurant sur la liste remise sur demande aux associés sera donc modifié.

Critères d’éligibilité pour être référencé :

  • Les entreprises doivent fournir chaque année : le Kbis, les attestations d’assurance décennale, des impôts (TVA),
  • Les auto entrepreneurs doivent fournir l’inscription au registre des métiers.

Rappel : L’adresse figurant sur les documents administratifs demandés ne peut être celle du Domaine. Tout ayant droit désirant que sa société soit mise sur la liste des entreprises doit fournir un justificatif fiscal de résidence extérieure pour la délivrance du macaron

  • Tarif 2022

Le Conseil d’Administration décide de la gratuité pour le mini golf et le padel. La location de raquette pour le padel et le tennis sera payante à raison de 2,50€ par joueur.

  • Dématérialisation du vote
  • 1086 associés ont retourné l’acceptation de la lettre électronique. Un rappel sera fait dans le flash ou dans un courriel adressé aux associés qui n’ont pas répondu ou pas reçu mais qui disposent d’une adresse mail leur demandant de nous répondre par tout moyen à leur convenance s’ils sont intéressés par celui-ci
  • Des tests seront effectués vers mi-juin en petit comité mais impossible avant du fait du paramétrage du logiciel.
  • Conditions du vote

L’ensemble des documents nécessaires précédemment inclus dans le flash « sirène élections » seront mis en ligne dès réception du rapport de notre commissaire aux comptes, afin que les associés soient informés et puissent voter en connaissance de cause.

Une résolution sera présentée cette année pour supprimer l’obligation de quorum en 2023.

Le Conseil d’administration décide que le vote électronique sera ouvert à compter du 1er juillet 2022 et sera clos le 15 août 2022.

FINANCES : Monsieur BARON

  • Subventions des associations

Le Conseil d’Administration décide de porter les subventions à 1500 € pour Intermède et le Club de Boules et à 500 € pour l’Association de Défense des sociétaires qui gère la bibliothèque et accepte la prise en charge de la consommation d’eau et d’électricité d’Intermède pour la période du 1er octobre au 31 mars

  • Résultat 2021

Ce dernier est sensiblement identique à celui annoncé dans le dernier conseil. L’indicateur principal de la SCI est la trésorerie car nous gérons un budget annuel. Le montant de la trésorerie disponible au 31 décembre 2021 s’élève donc à 314 221 €.

  • Budget 2022 et 2023

Les budgets présentés ont pour base les dépenses de l’exercice 2021 en actualisant tous les postes de dépenses. Pour les recettes, nous avons repris les chiffres du budget 2020 qui doit nous servir de base chaque année. En effet, Les recettes extérieures sont chiffrées de façon prudente car très volatile (frais de transfert, grutage, tickets loisirs, macarons, etc.).

La valeur de la charge par part sociale devra être revalorisée en tenant compte au minimum du taux d’inflation.

TRAVAUX : Monsieur BOUTTEAU

 

  • Point sur l’avancement du dossier Gonfaron – Travaux préventifs envisageables

Une réunion s’est tenue le 11 avril 2022 avec les services de la Communauté de Communes « Val-Esterel – Cote d’Azur », deux représentants de la DDTM instructrice du dossier et notre cabinet d’études HYDRATEC.

Il nous a été confirmé que le projet actuel de recalibrage du GONFARON est soumis à la prise en charge du dossier par la Communauté de Communes qui a compétence obligatoire sur ce type d’ouvrages depuis 2021. Elle seule est habilitée à présenter le dossier aux administrations. Ce sont les élus qui prendront la décision de porter ou non ce dossier après avoir préalablement la certitude que ces travaux n’auront pas pour conséquence d’aggraver l’impact d’une crue sur les installations situées en aval du Domaine.

Le Conseil d’administration mandate Monsieur Philippe BOUTTEAU pour demander à notre bureau d’études de prendre une position tranchée sur ce point et le cas échéant de démontrer l’absence d’effet aggravant sur l’aval du Domaine. De même, il lui a été demandé de réfléchir à une solution alternative.

  • Point sur les travaux en cours et programmés.

La liste des travaux présentée au dernier Conseil et budgétée pour un montant de 150 000 €, qui nécessitent d’être réalisés avant la saison, ont été réalisés ou engagés pour un montant de 98 625 € et l’ensemble de ces travaux respectera le budget arrêté.

  • Point sur le plan pluriannuel.

La liste des travaux est en cours de finalisation et sera lors de la prochaine AG.

DELEGUES DE HAMEAU : Monsieur TEITE

  • Organisation de la pré-réunion avec les D.H.

Cette première réunion de l’année s’est tenue le lundi 02 mai 2022, salle Auberge. Une quinzaine de délégués étaient présents.

  • Projet de charte

Le conseil d’administration approuve l’avant-projet de charte.

       *    Demande de DH

La remise en place des poubelles dans les hameaux : elle se fera vers la mi-juin.

SECURITE INCENDIE : Monsieur HOLLE

 

  • Installation de la sonorisation dans le Domaine

La mise en place d'une sonorisation devrait être réalisée au plus tard pour le 15 juin par la société IKD. Cette sonorisation permettra d’informer les associés par un message de pré alerte en indiquant la conduite à tenir et une éventuelle évacuation du Domaine.

ANIMATION DU DOMAINE : Madame RADCLIFFE

  • Organisation des animations diverses, sportives et garderie.

Pour les réservations des terrains de tennis, de padel et pour les Petits Loups, celles-ci se feront chaque jour au Point Info et après 18h00. Il sera impossible de réserver des cours par anticipation. De même, l’associé devra indiquer les noms et parcelles des associés jouant avec lui pour assurer une plus grande équité dans les réservations.

 

PERSONNEL : Monsieur WARIN

 

  • Saisonniers : Point sur les recrutements

Tous les postes sont pourvus, sauf défection de dernière minute.

Il est validé l’embauche d’un quatrième animateur qualifié en sport et titulaire du BAFA ce qui permettra d’augmenter la capacité d’accueil pour les Petits Loups à 16 enfants et de compléter l’offre sportive de la saison.

  

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R A P P E L S

DEMATERIALISATION DU VOTE

Afin que le Domaine puisse vous envoyer vos prochaines convocations aux Assemblées Générales par lettres recommandées en version électronique, il a l’obligation, au préalable, de demander à chaque associé son consentement. Un imprimé de demande de consentement vous a été adressé par voie postale. Dans le cas où vous ne l’auriez pas reçu, nous vous invitons à compléter et nous retourner le coupon réponse mis à la fin de ce document

REMISE DU MACARON / ASSURANCES

Nous vous rappelons que les macarons ne seront délivrés que sur présentation d'un justificatif d’assurance du ou des véhicules, accompagné de l’attestation d’assurance RC et incendie pour l’ensemble des installations ainsi qu'une attestation fiscale (Taxe d’habitation principale et/ou Taxe d’habitation du Domaine adressée à votre résidence principale ou Impôts sur le revenu adressé à votre résidence principale uniquement).

Les sociétaires dont le deux-roues reste stationné au magasin, doivent chaque année nous communiquer leur attestation d’assurance en cours de validité pour le véhicule entreposé.

 

Si vous ne pouvez justifier d’une résidence principale, vous serez concernés par la résolution 7 votée lors de l’Assemblée Générale du 14 aout 2021 qui stipule « un associé qui ne pourra justifier, par la production d’une attestation fiscale, d’une résidence principale extérieure au Domaine, sera sanctionné d’une pénalité mensuelle de 7 taux de base la première année, pénalité doublée chaque année jusqu’à régularisation. »

PRE-ENREGISTREMENT ASSOCIES ET AYANTS DROITS

Dans le but d’éviter les files d’attente au mas administratif, nous vous encourageons vivement à utiliser le pré-enregistrement des associés et ayants droits sur le site internet du Domaine à l’adresse www.domainedupindelalegue.fr

DIVERS

Reception des informations : nous vous invitons à nous communiquer votre adresse courriel à : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. en indiquant votre nom, prénom et numéro général.

Alerte des secours : Une borne d'appel de secours est installée au niveau de chaque mas sanitaire. Cette dernière doit être utilisée en cas d’incendie ou d’incident grave. (Voir "consignes de sécurité en dernière page de ce Flash" )

Alarmes sirènes en cas d’évacuation : 1 sonnerie de 5 minutes. Attention : Chaque premier mercredi du mois à 12 h un test est effectué sur les sirènes : 1 sonnerie de 1 à 2 minutes.

Plan d’évacuation : Le Conseil d’Administration a décidé de modifier les points de regroupement des personnes évacuées. Le plan du Domaine sera mis à jour en conséquence et remis à chaque résident en deux exemplaires lors de la délivrance du macaron ; Un exemplaire que le résident devra conserver dans son véhicule et l’autre dans ses installations. Ce plan sera également mis à disposition des résidents dans différents points du Domaine et téléchargeable sur le site internet du Domaine.

Détecteur de fumée : Sa mise en place est devenue obligatoire dans les mobil-homes et caravanes depuis le 8 mars 2015. N’oubliez pas de changer les piles de l’appareil afin d’éviter, en votre absence, un déclenchement intempestif pouvant occasionner une gêne pour le voisinage.

Extincteurs : Le Domaine compte 1.200 extincteurs vérifiés chaque année et remplacés tous les 10 ans.

Mas sanitaires : Les mas sanitaires fermeront le 30 septembre 2022.

Tri sélectif : Pour satisfaire aux enjeux écologiques du tri et du recyclage, nous demandons aux associés de bien vouloir procéder au tri de leurs déchets. En cas de non-respect, la SCI reçoit des pénalités financières

Benne à « monstres » : accessible de 09h30 à 11h30

Du 1er avril au 31 octobre : le lundi et le vendredi

Du 1er novembre au 31 mars : le vendredi

Juillet et aout : le lundi, le mercredi et le vendredi

Poubelles Ordures Ménagères et tri sélectif:

Du vendredi 01 octobre 2022 à mi-juin : regroupement des bacs sur le parking vers l’Arboretum

De mi-juin au 30 septembre 2022 : les bacs seront remis dans les blocs poubelles des hameaux

Compteur eau : Chaque associé est responsable de l’entretien de son propre compteur

Entretien des installations : Nous vous rappelons que vous devez régulièrement procéder au nettoyage de vos parcelles et enlever des aiguilles de pin sur le toit de vos installations.

Entretien PPRIF des parcelles : La date limite pour l’exécution de ces travaux par l’associé est fixée au 15 mai 2022. Néanmoins le Conseil d’administration accepte une tolérance jusqu’au 31 mai 2022. Passé ce délai, les travaux d’entretien sont réalisés par le Domaine, aux frais de l’associé concerné.

Fossés : Il est interdit de déposer les branches de coupe et taille dans les fossés. Les sociétaires doivent entretenir les fossés en périphérie de leur parcelle.

Distribution du courrier et des colis postaux :

Le guichet est ouvert au public de 11h00 à 12h00 : en mai et septembre du lundi au vendredi / en juin du lundi au samedi

                                                        de 11h00 à 12h30 : en juillet et aout du lundi au samedi

Traitement et maladie du palmier : Tout associé ayant sur sa parcelle un ou plusieurs palmiers doit se rapprocher des services techniques afin de recueillir les informations relatives au traitement, à l'abattage et à l'évacuation de palmiers malades. Seules les entreprises habilitées peuvent intervenir et en aucun cas les services du Domaine.

Les terrains militaires autour du Domaine sont interdits d’accès.

Stationnement des bateaux, camping-cars et remorques.

Pour le stationnement des camping-cars et bateaux, veuillez vous adresser à la réception du mas administratif.

Toutes les remorques vides doivent stationner sur le parking derrière le mas administratif.

Véhicules « tampons » : Pour tous véhicules « tampons » sur parcelle, sans macaron et dont l’assurance n’est pas à jour ou inexistante, le Domaine demandera à l’associé concerné de communiquer par mail l’attestation d’assurance.

Animaux :

La présence des animaux domestiques est autorisée avec leur maître, à condition qu’ils soient vaccinés (tenir le certificat de vaccination à disposition) et qu’ils n’occasionnent aucune nuisance de quelque sorte que ce soit.

Les chiens de catégorie 1 et 2 sont strictement interdits au Domaine. Les chiens doivent être, en permanence, sous contrôle de leur maître, attachés ou tenus en laisse, voire muselés selon la législation. En aucun cas ils ne doivent être laissés seuls sur les îlots. Les propriétaires de chiens doivent prendre toute mesure utile pour empêcher les aboiements et manifestations sonores de leur animal (cf. Art. 6.4. c).L’accès à l’espace nautique et aux aires de jeux leur est interdit (salubrité).

Les propriétaires sont tenus de ramasser les déjections de leurs animaux ; sanctions pécuniaires en cas de manquement. (Cf. Art. 8.3). Les animaux en divagation seront attrapés pour être remis au service départemental des fourrières.

Les chats : Nous rappelons qu'une campagne de stérilisation des chats errants est organisée toute l'année par des sociétaires bénévoles avec l'accord de l'administration du Domaine pour éviter une prolifération féline.

Animaux nuisibles :

Suivant arrêté préfectoral du 30 mai 2017, le sanglier est classé nuisible sur l’ensemble du département du Var.

A ce titre, toute personne surprise en train de nourrir un sanglier est passible d’une amende de 135 € appliquée par l’Office de la Faune Sauvage.

Défibrillateur : le 15 juillet 2022 à 10h30 une formation défibrillateur cardiaque aura lieu sous le préau de la salle D (Intermède).

 

 
   

 

- EN CAS D’INCENDIE -

  • Si vous êtes témoin d’un départ de feu, appelez les pompiers au 18 ou 112, puis, immédiatement, appelez le numéro dédié à la sécurité le : 78.48.54.55 ou au moyen de la borne d’appel située au bloc sanitaire. Ne raccrochez pas le premier, attendez la confirmation de votre appel.
  • Identifiez-vous en donnant votre nom, l’adresse de votre parcelle dans le Domaine (nom de hameau + numéro).
  • Communiquez le lieu, la nature et l’ampleur du sinistre.
  • Précisez s’il y a présence de victimes, l’état visuel des blessures ou brûlures.
  • Fermez les bouteilles de gaz, coupez l’électricité de la parcelle sinistrée, utilisez les extincteurs et/ou les tuyaux d’arrosage.
  • Dans la mesure du possible (ne mettez pas votre vie en danger), restez sur les lieux pour guider les secours et mettre en place un périmètre de sécurité.

- EN CAS D’INONDATION -

  • Téléphonez au numéro dédié à la sécurité, en composant le 07.78.48.54.55 ou, en utilisant la borne d’appel située au bloc sanitaire. Ne raccrochez pas le premier, attendez la confirmation de votre appel.
  • Communiquez le lieu, la nature et l’ampleur du sinistre.
  • Précisez, s’il y a lieu, si des personnes doivent être prises en charge.
  • Allez vous mettre à l’abri dans une lieu en hauteur.
  • Ne traversez jamais une route ou un chemin submergé par l’eau.

 CONSIGNES DE SECURITE

- EVACUATION DU DOMAINE -

  • L’ordre d’évacuation est donné par les sirènes du Domaine.
  • Fermez les bouteilles de gaz, coupez l’électricité.
  • Fermez les portes et les fenêtres de vos installations pour éviter les vols et la propagation de l’incendie ou des fumées à l’intérieur des mobil-homes ou caravanes.
  • ATTENTION : ne pas fermer l’eau sur la parcelle, laissez à disposition les tuyaux d’arrosage.
  • Emportez papiers d’identité, carnets de santé, médicaments d’urgence, chaussures, vêtements et boissons.
  • Evacuez le Domaine avec les véhicules sans remorque en suivant les circuits balisés.
  • Suivez les directives données par le personnel de sécurité ou les services publics.
  • Toute personne présente dans le Domaine doit obligatoirement évacuer sous peine de sanction.
  • Dans le cas où un résident prend en charge une ou plusieurs personnes, (enfants, ou personne handicapée), il lui est demandé d’en informer le poste d’entrée pour le signaler.

                                                        

Horaires d'ouverture du mas administratif

Le mas administratif est fermé les dimanches et jours fériés

 

                 Du 01/04 au 30/06 et du 01/09 au 30/09                                 Du 01/07 au 31/08

                                 Du lundi au vendredi                                                  Du lundi au samedi

                         09h00 – 12h00 / 13h30 – 17h15                               09h00 – 12h00 / 13h30 – 17h15

                                           Le Samedi

                                        09h00 – 12h00

Dématérialisation du vote électronique

COUPON-REPONSE DE CONSENTEMENT A NOUS RETOURNER

 

CONSENTEMENT PREALABLE A LA RECEPTION DE LETTRES RECOMMANDEES ELECTRONIQUES

Je soussigné(e)……………………………………………………………………………………………………………………

Numéro Général : ……………………..

Adresse e-mail : ………………………………………………………………………Accepte de recevoir des notifications et mises en demeure par Lettre Recommandée Electronique de la part de la S.C.I Domaine du Pin de la Lègue.

Je reconnais que l’accès à la boite aux lettres correspondant à l’adresse électronique indiquée et sa consultation sont sous mon entière et pleine responsabilité. En cas de changement d’adresse e-mail, je m’engage à informer la S.C.I Domaine du Pin de la Lègue par tout moyen conférant date certaine.

Fait à ………………………………………………..                                  Le …………………………

Signature