DOMAINE DU PIN DE LA LEGUE
Flash Infos N° 125
Mars 2022
Madame, Monsieur, Chers sociétaires,
Le Conseil d’Administration prépare activement la prochaine Assemblée Générale qui va, pour la première fois, donner lieu à un vote électronique sur les résolutions qui vous seront proposées.
Nous rappelons que le vote ne sera ouvert qu’à l’issue de la réunion, ce qui permettra à chaque sociétaire de voter en ayant obtenu toutes les explications souhaitées et d’avoir une meilleure connaissance des candidats aux postes d’administateurs-cogérants.
Trois postes seront à pourvoir pour un mandat de trois ans et notre collègue Jane RADCLIFFE sera candidate à un nouveau mandat pour l’un de ces postes.
Un poste sera à pourvoir pour un mandat de un an et notre collègue Pascal TEITE sera candidat pour ce poste.
Le Conseil d’Administration espère des candidats ayant une compétence juridique, mais aussi des candidats avec une aptitude à la communication.
Les candidatures seront reçues jusqu’au 29 avril dernier délai.
Le Conseil d’Administration finalise un plan pluriannuel d’investissement qui vous sera soumis, ainsi que les moyens de financement à mettre en place pour le réaliser.
Pendant plusieurs années, le résultat financier qui vous était présenté ne reflétait pas la réalité, dans la mesure ou les excédents constatés étaient immédiatement dépensés pour aboutir à un résultat proche de zéro.
Le Conseil d’Administration a cette année lui aussi utilisé une partie de ce résultat pour financer les investissements urgents en termes de sécurité.
Cette procédure n’est pas satisfaisante, échappant à tout contrôle de l’Assemblée Générale, aussi une résolution va vous être proposée pour permettre au Conseil d’Administration d’utiliser l’excédent constaté par anticipation, uniquement à hauteur de 50% de son montant et de rendre compte des dépenses ainsi réalisées.
Une réflexion est en cours sur une modification du statut fiscal du Domaine qui ne donnera pas lieu à une résolution cette année compte tenu de sa complexité, toutefois des explications complètes et un point d’étape vous seront donnés lors de l’Assemblée Générale.
La saison s’annonce et vous trouverez ci-dessous les principales dates à retenir pour cet été.
Nous espérons pour toutes et tous d’excellents séjours dans notre beau domaine.
Le Conseil d’Administration
PRINCIPALES DECISIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DES 2, 3 ET 4 MARS 2022
(les comptes rendus sont consultables dans leur intégralité au mas administratif, sur rendez-vous)
ADMINISTRATION GENERALE ET JURIDIQUE :
- Le Conseil d’administration a validé le compte rendu du Conseil d’administration du 28 janvier 2022.
- Date du prochain Conseil d’administration : les 27, 28 et 29 avril
- Dématérialisation du vote.
Le Conseil d’Administration a retenu pour la mise en place du vote électronique la Société Alpha-Vote. Afin que le Domaine puisse vous envoyer vos prochaines convocations aux assemblées générales par lettres recommandées en version électronique, il a l’obligation, au préalable, de demander à chaque associé son consentement.
En conséquence, un imprimé de demande de consentement vous a été adressé par voie postale. Il doit nous être retourné pour le 30.04.2022 au plus tard. Dans le cas où vous ne l’auriez pas reçu, nous vous invitons à nous contacter.
- Point sur la réorganisation informatique.
Après étude, le Domaine peut conserver le matériel actuel et procéder à une mise à jour de ce dernier.
- Point sur les transferts de parts.
Comme il le fait à chaque réunion, le Conseil d’Administration a examiné les différents dossiers de transferts de parts.
TRAVAUX :
Le Conseil d’administration a examiné une liste des travaux à réaliser avant la saison et avant l’assemblée générale 2022.
Sur les disponibilités dégagées au 31.12.2021, une somme de 130.000 € est utilisée pour des aménagements urgents et de sécurité.
- Point sur le dossier Gonfaron.
Notre prestataire Hydratec nous a remis un avant-projet qui respecte notre demande de limiter la hauteur des murs de protection à 1,50 mètres.
Un démarrage des travaux est prévu début 2023 et leur clôture pour la fin d’année 2025, sauf imprévus, ce retard étant lié à la lourdeur des procédures administratives
Des opérations de piquetage (repérage) vont être effectuées pour permettre aux associés de se rendre compte de l’impact de l’emprise sur leur parcelle.
- Point sur l’aménagement de l’entrée du Domaine et les contrôles.
Une étude a été réalisée et soumise au Conseil d’Administration. Elle servira de base à l’appel d’offres qui sera lancé pour ces travaux. Idéalement les travaux devraient être terminés début 2023.
- Plan pluriannuel d’investissements.
Le plan pluriannuel sera présenté aux associés lors de l’assemblée générale 2022 et sera accompagné d’un plan de financement détaillé.
DELEGUES DE HAMEAUX :
- Réunion supplémentaire :
Une réunion supplémentaire avec les Délégués de hameaux sera organisée le 2 mai à 10 h 30 à la salle « Auberge ».
SECURITE :
- SECURITE INCENDIE:
- Mise en place de la procédure à suivre en cas d’évacuation.
Un document sur la procédure à suivre par le Conseil d’administration en cas d’évacuation est en cours de préparation. Cette procédure sera également rappelée aux Délégués de hameaux.
- Compte rendu de la réunion avec la mairie concernant l'arrêté sur les campings.
Il nous a été indiqué que nous étions correctement équipés en cas d’incendie et que les consignes à tenir en cas de sinistre ou d’évacuation étaient très bien définies.
- Installation de la sonorisation dans le Domaine.
Une étude est en cours pour la mise en place d’un système de sonorisation en cas d’évacuation. Ce dernier viendrait en complément du système actuel, à savoir alerte par sirènes et par SMS à tous les associés.
- Exercice avec les Sapeurs-Pompiers de Fréjus.
Un exercice « grandeur réelle » aura lieu au mois de juin.
- Remplacement des extincteurs
Le Conseil d’Administration a validé le remplacement par la société EUROFEU de 200 extincteurs + housses
- Contrat d’entretien des bornes d’appel de secours des mas sanitaires.
Le Conseil d’Administration a validé la proposition de la société RTS Communication.
ANIMATION DU DOMAINE :
- Baux saisonniers : Le Conseil d’administration a une nouvelle fois examiné les baux saisonniers.
Le Conseil d’administration a répondu favorablement à de nouvelles propositions avec, la mise en place temporaire d’un carrousel pour le plus grand bonheur de vos enfants et petits-enfants, des cours particuliers de Tennis, du Yoga, de la location sur place d’engins électriques (vélos, trottinettes etc…).
- Animations / évènements.
- Espace aquatique : Pour des questions d’hygiène et afin de permettre une régénération de l’eau, le Conseil d’Administration a décidé de maintenir la fermeture de l’espace aquatique entre 14 h et 15 h.
Nouveau : un visiteur pourra accéder à l’espace aquatique muni d’un ticket « visiteur » gratuit, daté du jour. Ce dernier lui sera remis par le gardien de l’entrée contre dépôt de sa pièce d’identité et en présence de l’associé visité.
- club des jeunes : Une première série d’équipements sera mise en place cette année (chaises, bancs, frigo, jeux en extérieurs).
- Soirées piscine : Deux soirées piscine seront organisées de 21 h à 23 h chaque semaine.
- Cinéma : Ouvert du 14.06 au 8.09, le cinéma fonctionnera tous les jours, du 8.07 au 28.08 et seulement le lundi, mercredi et vendredi en dehors de cette période.
- Bals :
* Organisé par Intermède (buvette) : le 13.07 avec le DJ Davy RONGERE.
* Organisé par le Domaine : les 20.07 et 15.08 avec l’orchestre Memories06.
- Pique-niques : Organisés par le Domaine : les 27.07 et 21.08 avec l’orchestre Objets trouvés.
- « Le Domaine a d’incroyables talents » : Cet évènement qui avait fait l’objet d’un appel à candidatures dans un précédent Flash n’a pu avoir lieu faute d’inscriptions. Pensant que l’idée d’un concours puisse être à l’origine de ce manque d’engouement, le Conseil d’Administration a décidé de faire une nouvelle tentative en insistant sur le fait qu’il ne s’agira pas d’un concours, mais tout simplement d’une soirée conviviale à la Chapelle du Domaine au cours de laquelle des volontaires de tous âges préalablement inscrits pourront partager leur talent (chant, danse, théâtre etc…).
Pour vous inscrire il vous suffit de nous adresser un e-mail à l’adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. en nous précisant votre nom, prénom, âge, votre statut (associé, ayant-droit, locataire, invité), les informations concernant votre séjour au Domaine (date de début et de fin de séjour, adresse de la parcelle) et enfin le talent qui vous amène à participer à cette soirée.
- Nouveautés dans les animations.
- Deux soirées avec spectacle de clown, ventriloque et magie seront organisées par l’association Intermède au cinéma plein air du Domaine.
PERSONNEL :
- Réorganisation des Services.
L’organigramme hiérarchique du personnel a été modifié et validé par le Conseil d’Administration.
- Point sur les recrutements des saisonniers.
Les recrutements ont bien avancé. Les candidats seront très prochainement informés de la suite donnée à leur candidature, mais d’ores et déjà un animateur-coordinateur a été embauché.
FINANCES :
- Fiscalité.
1°) Recours TVA.
Maître NAHON a transmis au tribunal administratif de Toulon son mémoire définitif en réplique à celui de l’administration fiscale.
2°) Droit des sociétés.
Le Domaine a demandé au Cabinet WABG avec l’aide d’un avocat spécialisé en droit immobilier, de réfléchir à un changement de structure juridique de la SCI et de nous proposer une éventuelle solution permettant de résoudre le problème de la taxation à la TVA.
- Solde des Associés.
- l ressort qu’à la date du 31 décembre 2021, le nombre d’associés défaillants qui ne sont pas à jour de leurs charges représente un montant d' impayés de 270 792 € se répartissant ainsi :
- - 18 dossiers avaient été transmis à l’avocat au 31/12/2020 (156 774 €) ;
- - 3 dossiers ont été transmis à l’avocat en 2021 (27 821 €) ;
- - 29 dossiers qui seront éventuellement transmis en 2022 (86 497 €).
- - 1 dossier a été soldé en 2021 (18 447€)
Les associés qui ne sont pas à jour de leurs charges 2021 au 28 février 2022 recevront prochainement une lettre de relance leur demandant de régler leur solde sous 30 jours à compter de la réception du courrier, faute de quoi leur droit de jouissance serait suspendu au 1er juillet 2022.·
- Préparation budget 2022/2023.
Les projets de budgets 2022 et 2023 qui seront proposés à l’Assemblée Générale seront arrêtés au prochain Conseil d’Administration.
L’attention est attirée sur les montants des factures à émettre qui concerne la facturation de l’eau et de la taxe de séjour aux associés qui représentent au titre de l’année 2021 : 395 685€
QUESTIONS DIVERSES :
- Modifications du Règlement intérieur – partie administrative.
Le Conseil d’Administration a apporté quelques modifications à ce document. Une fois validé, ce document sera soumis à votre approbation à l’assemblée générale du 13 août 2022.
- Changement d’opérateur pour la fibre optique.
Le Conseil d’Administration a décidé de changer d’opérateur au profit de SFR.
- Audit réception du WIFI.
Un audit sur les installations actuelles va être réalisé par un autre prestataire qu’Osmosis afin de relever les problèmes actuels rencontrés avec la WIFI.
- Taxe de séjour pour les locataires.
Il revient à l’associé qui loue son installation de procéder à la déclaration auprès de l’office de tourisme de la ville de Fréjus. La SCI se propose de mettre le formulaire déclaratif à la disposition des associés qui le souhaitent.
APPEL A CANDIDATURE AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
A l’Assemblée Générale du 13 août 2022, 3 postes seront à pourvoir pour 3 ans et 1 poste pour 1 an.
Les candidatures seront reçues jusqu’au 29 avril 2022 au plus tard (toute candidature reçue postérieurement sera annulée).
Chaque candidat devra fournir un curriculum vitae, une profession de foi (1/2 page A4 maximum), une photo d’identité, son avis d’imposition à la taxe d’habitation 2021 pour sa résidence principale, un justificatif d’assurance RC et incendie pour ses installations au Domaine.
Il devra bien évidemment être associé, en règle avec les Statuts et le Règlement Intérieur et ne pas avoir d’autres mandats au sein de la S.C.I.
Le mandat d’Administrateur co-gérant est totalement bénévole et nécessite un investissement personnel important. Nous invitons les futurs candidats à prendre connaissance du R.I.C.A (Règlement Intérieur du Conseil d’Administration) sur le site du Domaine.
Le Conseil d’Administration proposera aux futurs candidats de signer, préalablement aux élections, une charte déontologique.
R A P P E L S
REMISE DU MACARON
Nous vous rappelons que les macarons ne seront délivrés que sur présentation d’une attestation fiscale et de l’assurance de vos installations (Taxe d’habitation principale et/ou Taxe d’habitation du Domaine adressée à votre résidence principale ou Impôts sur le revenu adressé à votre résidence principale uniquement).
Si vous ne pouvez justifier d’une résidence principale, vous serez concernés par la résolution 7 votée lors de l’Assemblée Générale du 14.08.2021 qui stipule « un associé qui ne pourra justifier, par la production d’une attestation fiscale, d’une résidence principale extérieure au Domaine, sera sanctionné d’une pénalité mensuelle de 7 taux de base la première année, pénalité doublée chaque année jusqu’à régularisation. »
PRE-ENREGISTREMENT ASSOCIES ET AYANTS DROITS
Dans le but d’éviter les files d’attente au mas administratif, nous vous encourageons à utiliser le pré-enregistrement des associés et ayants droits sur le site internet du Domaine à l’adresse www.domainedupindelalegue.fr,
Nous vous rappelons les 3 types d’opérations possibles avec ce système :
1 – Demande de macarons pour le véhicule avec lequel vous allez venir au Domaine.
2 – Demande de cartes de résidents pour vous-mêmes et vos ayants-droit inscrits dans les registres du Domaine.
3 – Inscription pure et simple pour un nouveau séjour au Domaine. De plus, n’hésitez pas à consulter l’aide en ligne qui se trouve dans la rubrique pré-enregistrement.
- Nous vous rappelons, ci-dessous, la procédure à suivre pour vous connecter au site internet du Domaine:
L’adresse du site internet est www.domainedupindelalegue.fr.
En en-tête du site, cliquez sur « connexion ». Il vous est demandé un « identifiant » et un « mot de passe ».
Concernant l’identifiant : saisissez votre nom de hameau, suivi du numéro d’îlot, par exemple : « acassi.01 » (bien mettre le point entre le nom du hameau et le numéro de l’îlot).
Attention : pour Rocco, écrire roco ; pour Bau Dou Ser, écrire bau.dou.ser.
Concernant le mot de passe : il s’agit du numéro général attribué à l’îlot, en 5 chiffres obligatoirement.
Saisissez votre numéro général en insérant des 0 (zéro) à gauche. Exemple : pour le numéro général 2430, écrire 02430 ; pour le numéro général 458, écrire 00458.
Vous pouvez changer ce mot de passe pour en avoir un plus personnel en suivant la procédure mentionnée à l’écran.
En cas d’oubli de ce mot de passe lors d’une nouvelle connexion, il vous suffira de cliquer sur « mot de passe oublié ».
Pensez à renseigner votre adresse e-mail afin que votre mot de passe puisse vous être renvoyé automatiquement.
Une fois connecté, cliquez sur INFORMATIONS, où vous pourrez lire les communications du Conseil d’Administration.
Pour recevoir des informations du domaine et participer au vote dématérialisé des futures Assemblées Générales, nous vous invitons à nous communiquer votre adresse courriel à : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. en indiquant votre nom, prénom et numéro général.
Alerte des secours : Un émetteur récepteur d’alerte des secours est installé au niveau de chaque mas sanitaire. Ce dernier doit être utilisé en cas d’incendie ou d’incident grave. (voir « consignes de sécurité en dernière page du Flash)
Alarmes sirènes en cas d’évacuation : 1 sonnerie de 5 minutes. Attention : Chaque premier mercredi du mois à 12 h un test est effectué sur les sirènes : 1 sonnerie de 1 à 2 minutes. (voir « consignes de sécurité en dernière page du Flash)
Plan d’évacuation : Le Conseil d’Administration a décidé de modifier les points de regroupement des personnes évacuées. Le plan du Domaine sera mis à jour en conséquence et remis à chaque résident en deux exemplaires lors de la délivrance du macaron ; Un exemplaire que le résident devra conserver dans son véhicule et l’autre dans ses installations. Ce plan sera également mis à disposition des résidents dans différents points du Domaine et téléchargeable sur le site internet du Domaine.
Détecteur de fumée : Sa mise en place est devenue obligatoire dans les mobil-homes et caravanes depuis le 8 mars 2015. N’oubliez pas de changer les piles de l’appareil afin d’éviter, en votre absence, un déclenchement intempestif pouvant occasionner une gêne pour le voisinage.
Extincteurs : Le Domaine compte 1.200 extincteurs vérifiés chaque année et remplacés tous les 10 ans.
Assurances :
- Nous rappelons aux sociétaires l’obligation, chaque année lors de la remise du macaron, de nous présenter un justificatif d’assurance du ou des véhicules, accompagné de l’attestation d’assurance RC et incendie pour l’ensemble de leurs installations.
- A la demande de notre compagnie d’assurance, les sociétaires dont le deux-roues reste stationné au magasin, doivent chaque année nous communiquer leur attestation d’assurance en cours de validité pour le véhicule entreposé.
Mas sanitaires : Leur ouverture est prévue le 9.04.22. Ils fermeront comme d’habitude le 30.09.22.
Tri sélectif : Pour satisfaire aux enjeux écologiques du tri et du recyclage, mais également pour des raisons budgétaires, nous demandons aux associés de bien vouloir procéder au tri de leurs déchets. Un dépliant d’information est disponible au mas administratif.
Benne à « monstres » : Du 1er avril au 31 octobre, le lundi et le vendredi de 9 h 30 à 11 h 30 / du 1er novembre au 31 mars, uniquement le vendredi de 9 h 30 à 11 h 30.
Compteur eau : Chaque associé est responsable de l’entretien de son propre compteur et en cas de remplacement qui ne peut être décidé et réalisé que par le Domaine, les frais engagés sont facturés à l’associé concerné.
Entretien des installations : Nous vous rappelons que vous devez régulièrement procéder au nettoyage de vos parcelles et des aiguilles de pin sur le toit de vos installations.
Entretien PPRIF des parcelles : La date limite pour l’exécution de ces travaux par l’associé est fixée au 15.05. Néanmoins le Conseil d’administration accepte une tolérance jusqu’au 30.05. Passé ce délai, les travaux d’entretien sont réalisés par le Domaine, aux frais de l’associé concerné, sachant qu’au 15.06 tous les travaux doivent être terminés.
Fossés : Il est interdit de déposer les branches dans les fossés. Les sociétaires doivent entretenir les fossés en périphérie de leur parcelle.
Distribution du courrier et des colis postaux : La poste du Domaine est fermée au public entre le 1er novembre 2021 au 30 avril 2022. La distribution du courrier dans les boites postales s’effectue le mardi matin et le vendredi matin. Seuls les avis de passage pour les lettres recommandées et les colis sont distribués quotidiennement.
Traitement et maladie du palmier : Tout associé ayant sur sa parcelle un ou plusieurs palmiers doit se rapprocher des services techniques afin de recueillir les informations relatives au traitement, à l'abattage et à l'évacuation de palmiers malades. Seules les entreprises habilitées peuvent intervenir et en aucun cas les services du Domaine.
Les terrains militaires autour du Domaine sont interdits d’accès.
Antennes relais téléphoniques : A partir de juin 2022 il n’y aura plus d’antenne relai téléphonique « Orange » dans le Domaine. Le Conseil d’Administration a décidé de contacter les autres opérateurs pour connaître leurs intentions.
Blocs poubelles : Du vendredi 1er octobre 2022 au 15 juin 2023, tous les containers, ordures ménagères et bacs jaunes ne seront plus regroupés sur le parking entre la Poste et l’Arboretum mais derrière les Tennis.
Stationnement des bateaux, camping-cars et remorques.
Le Conseil d’Administration décide d’étudier la matérialisation d’un certain nombre de places derrière les Petits Loups, réservées au stationnement de bateaux, camping-cars et remorques durant la saison et dans la mesure des places disponibles.
Véhicules « tampons » : Pour tous véhicules « tampons » sur parcelle, sans macaron et dont l’assurance n’est pas à jour ou inexistante, le Domaine demandera à l’associé concerné de communiquer par mail l’attestation d’assurance.
Animaux : Extraits du règlement intérieur (M.A.J en février 2019)
- Animaux domestiques : (article 6.4)
La présence des animaux domestiques est autorisée avec leur maître, à condition qu’ils soient vaccinés (tenir le certificat de vaccination à disposition) et qu’ils n’occasionnent aucune nuisance de quelque sorte que ce soit.
Les chiens de catégorie 1 et 2 sont strictement interdits au Domaine.
Les chiens doivent être, en permanence, sous contrôle de leur maître, attachés ou tenus en laisse, voire muselés selon la législation. En aucun cas ils ne doivent être laissés seuls sur les îlots. Les propriétaires de chiens doivent prendre toute mesure utile pour empêcher les aboiements et manifestations sonores de leur animal (cf. Art. 6.4. c).
L’accès à l’espace nautique et aux aires de jeux leur est interdit (salubrité).
Les propriétaires sont tenus de ramasser les déjections de leurs animaux ; sanctions pécuniaires en cas de manquement. (Cf. Art. 8.3).
Les animaux en divagation seront attrapés pour être remis au service départemental des fourrières.
Les chats : Nous rappelons qu'une campagne de stérilisation des chats errants est organisée toute l'année par des sociétaires bénévoles avec l'accord de l'administration du Domaine pour éviter une prolifération féline.
- Animaux nuisibles :
Suivant arrêté préfectoral du 30.05.2017, le sanglier est classé nuisible sur l’ensemble du département du Var.
A ce titre, toute personne surprise en train de nourrir un sanglier est passible d’une amende de 135 € appliquée par l’Office de la Faune Sauvage.
- EN CAS D’INCENDIE -
- Si vous êtes témoin d’un départ de feu, appelez les pompiers au 18 ou 112, prévenez le poste d’entrée (soit par téléphone en composant le 04.98.11.84.40, soit au moyen de la borne d’appel située au bloc sanitaire). Ne raccrochez pas le premier, attendez la confirmation de votre appel.
- Identifiez-vous en donnant votre nom, l’adresse de votre parcelle dans le Domaine (nom de hameau + numéro).
- Communiquez le lieu, la nature et l’ampleur du sinistre.
- Précisez s’il y a présence de victimes, l’état visuel des blessures ou brûlures.
- Fermez les bouteilles de gaz, coupez l’électricité de la parcelle sinistrée, utilisez les extincteurs et/ou les tuyaux d’arrosage.
- Dans la mesure du possible (ne mettez pas votre vie en danger), restez sur les lieux pour guider les secours et mettre en place un périmètre de sécurité.
- EN CAS D’INONDATION -
- Prévenez le poste d’entrée (soit par téléphone en composant le 04.98.11.84.40, soit au moyen de la borne d’appel située au bloc sanitaire). Ne raccrochez pas le premier, attendez la confirmation de votre appel.
- Communiquez le lieu, la nature et l’ampleur du sinistre.
- Précisez, s’il y a lieu, si des personnes doivent être prises en charge.
- EVACUATION DU DOMAINE -
- L’ordre d’évacuation est donné par les sirènes du Domaine.
- Fermez les bouteilles de gaz, coupez l’électricité.
- Fermez les portes et les fenêtres de vos installations pour éviter les vols et la propagation de l’incendie ou des fumées à l’intérieur des mobil-homes ou caravanes.
- ATTENTION ne pas fermer l’eau sur la parcelle, laissez à disposition les tuyaux d’arrosage.
- Emportez papiers d’identité, carnets de santé, médicaments d’urgence, chaussures, vêtements et boissons.
- Evacuez le Domaine avec les véhicules sans remorque en suivant les circuits balisés.
- Suivez les directives données par le personnel de sécurité ou les services publics.
- Toute personne présente dans le Domaine doit obligatoirement évacuer sous peine de sanction.
- Dans le cas où un résident prend en charge une ou plusieurs personnes, (enfants, ou personne handicapée), il lui est demandé d’en informer le poste d’entrée pour le signaler.
Horaires d’ouverture du mas administratif :
Du lundi au vendredi
09 h 00 – 12 h 00 / 13 h 30 – 17 h 15
Le samedi matin
09 h 00 – 12 h 00
Fermé le samedi après-midi, le dimanche et les jours fériés
Info Flash N° 125
March 2022
A WORD FROM THE BOARD OF DIRECTORS
Dear Members,
The Board of Directors is actively preparing for the next General Meeting that, for the first time, will involve an electronic vote on the resolutions that will be proposed to you.
We recall that voting will only take place at the end of the meeting, which will enable each member to vote after having obtained all desired explanations and to have a better knowledge of the candidates for the positions of Co-managing directors.
Three positions will be filled for a three-year term and our colleague Jane RADCLIFFE will be a candidate for a new term for one of these positions.
One position will be filled for a one-year term and our colleague Pascal TEITE will be a candidate for this position.
The Board of Directors expects candidates with legal competence, but also candidates with communication skills.
Applications will be received until April 29.
The Board of Directors is finalizing a multi-year investment plan that will be submitted to you, as well as the financing means to be implemented for its fulfilment.
For several years, the financial result presented to you has not reflected reality, insofar as the recorded surpluses were immediately spent in order to achieve a result close to zero.
This year, the Board of Directors has also used part of this result to finance urgent investments in terms of security.
This procedure outside of the oversight of the General Meeting is not satisfactory, so a resolution will be proposed to you that will enable the Board of Directors to use the recorded surplus in advance, only up to 50% of its amount and to report on the expenses thus incurred.
A reflection is underway on a change of the tax status of the Domaine that will not involve a resolution this year given its complexity, however full explanations and a progress report will be given to you during the General Meeting.
The season is approaching and below you will find the main dates to remember for this summer.
We hope for all of us a great stay at our beautiful Domaine.
The Board of Directors
MAIN DECISIONS OF THE BOARD OF DIRECTORS OF 2, 3 AND 4 MARCH 2022
(the minutes are available in full at the administrative building, by appointment)
GENERAL AND LEGAL ADMINISTRATION:
- The Board of Directors validated the minutes of the Board meeting on 28 January 2022
- Date of the next Board meeting: 27, 28 and 29 April
- Dematerialized voting.
The Board of Directors has selected the Alpha-Vote Company for the implementation of electronic voting. In order for the Domaine to provide you with your next invitations to general meetings by registered letters in electronic version, it is mandatory, beforehand, to ask each partner for her/his consent.
As a result, a request for consent form has been sent to you by postal mail. It must be returned to us by 30.04.2022 at the latest. If you have not received it, we ask you to please contact us.
- Update on IT reorganisation.
After study, the Domaine can retain and update the current hardware.
- Update on transfers of shares.
As it does at each meeting, the Board of Directors examined the various files on share transfers.
WORKS:
The Board of Directors reviewed a list of works to be done before the season and before the 2022 general meeting.
Out of the available funds released on 31.12.2021, a sum of €150,000 is being used for urgent and safety improvements.
- Update on the Gonfaron file.
Our provider Hydratec has provided us with a preliminary design that complies with our request to limit the height of the protective walls to 1.50 metres.
Work is scheduled to start at the beginning of 2023 and be completed by the end of 2025, barring anything unforeseen, with this delay being linked to the cumbersome administrative procedures
Picket operations (marking) will be carried out to enable the partners to realise the impact of the right-of-way on their parcel.
- Update on the development of the entrance to the Domaine and controls.
A study has been carried out and submitted to the Board of Directors. It will serve as the basis for the call for tenders that will be launched for this work. Ideally, the work should be completed in early 2023.
- Multi-year investment plan.
The multi-year plan will be presented to the partners at the 2022 General Meeting and will be accompanied by a detailed financing plan.
HAMLET DELEGATES:
- Additional meeting:
An additional meeting with the Hamlet Delegates will be organised on 2 May at 10:30 AM in the "Auberge" room.
SAFETY:
- Ø FIRE SAFETY:
- Establishment of the procedure to be followed in case of evacuation.
A document on the procedure to be followed by the Board of Directors in case of an evacuation is being prepared. This procedure will also be recalled to the Hamlet Delegates.
- Minutes of the meeting with city hall concerning the campsites decree.
We have been told that we are properly equipped in case of a fire and that the instructions to be followed in case of a disaster or evacuation are very well defined.
- Installation of the sound system in the Domaine.
A study is under way to set up a sound system in case of evacuation. The latter would complement the current system of siren and SMS alerts to all partners.
- Exercise with the Fréjus Fire Department.
A full-scale exercise will take place in June.
- Replacement of fire extinguishers
The Board of Directors has validated the replacement by the company EUROFEU of 200 fire extinguishers + covers
- Maintenance contract for the emergency call points of the sanitary installations.
The Board of Directors has validated the proposal of the company RTS Communication.
ANIMATION OF THE DOMAINE:
- Seasonal leases: The Board of Directors has again reviewed the seasonal leases.
The Board of Directors has responded positively to new proposals with the temporary establishment of a carousel for the pleasure of your children and grandchildren, private Tennis and Yoga lessons, on-site rental of electric means (bicycles, scooters etc.).
- Animations / events.
- Aquatic space: For reasons of hygiene and to allow water regeneration, the Board of Directors has decided to maintain the closure of the aquatic space between 2 PM and 3 PM.
New: a visitor will be able to access the aquatic area with a free, dated "visitor" ticket. It will be given to the visitor by the entrance guard against the deposit of her/his identity document and in the presence of the visited partner.
- youth club: A first series of equipment will be put in place this year (chairs, benches, fridge, outdoor games).
- Swimming pool evenings: Two pool evenings will be organised from 9 PM to 11 PM each week.
- Cinema: Open from 14.06 to 8.09, the cinema will operate daily, from 8.07 to 28.08 and only on Monday, Wednesday and Friday outside of this period.
- Balls:
* Organised by Intermède (bar): on 13.07 with DJ Davy RONGERE.
* Organised by the Domaine: on 20.07 and 15.08 with the orchestra Memories06.
- Picnics: Organised by the Domaine: on 27.07 and 21.08 with the Objets trouvés orchestra.
- “Incredible talents at the Domaine": This event, which had been the subject of a call for applications in a previous Flash, could not take place due to lack of registrations. Thinking that the idea of a competition could be the reason for this lack of enthusiasm, the Board of Directors has decided to make a new attempt by insisting that it will not be a competition, but simply a friendly evening at the Chapelle du Domaine during which previously registered volunteers of all ages can share their talent (song, dance, theatre etc.).
To register, simply send an e-mail to Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. with your surname, first name, age, status (partner, beneficiary, tenant, guest), information about your stay at the Domaine (starting and ending dates of the stay, address of the parcel) and finally the talent that leads you to participate in this evening.
- What's new in animations.
- Two evenings with clown show, ventriloquist and magic will be organised by the association Intermède at the open air cinema of the Domaine.
The Board of Directors wishes to make a special effort for young people.
PERSONNEL:
- Reorganisation of the Services.
The hierarchical organisation chart of the staff has been modified and validated by the Board of Directors.
- Update on the recruitment of seasonal workers.
Recruitment is advancing well. Candidates will be informed very soon of the outcome of their application, but a facilitator-coordinator has already been hired.
FINANCES:
- Taxation.
1°) VAT appeals.
Maître NAHON has sent the Administrative Court of Toulon his final brief in reply to that of the tax administration.
2°) Corporate law.
The Domaine has asked the WABG firm, with the help of a lawyer specializing in real estate law, to consider a change of the legal structure of the SCI and to propose a possible solution to resolve the problem of VAT taxation.
- Partners’ Balance.
It appears that on 31 December 2021, the number of defaulting partners who are not up to date with their expenses represents an outstanding amount of €271,092, broken down as follows:
- 18 files were sent to the lawyer on 31/12/2020 (€156,774);
- 3 files were sent to the lawyer in 2021 (€27,821);
- 29 files that will eventually be sent in 2022 (€86,497);
- 1 file was settled in 2021 (€18,447).
Partners who are not up to date with their 2021 charges on 28 February 2022 will soon receive a reminder letter asking them to pay their balance within 30 days from receipt of the letter, otherwise their right of use will be suspended on 1 July 2022.
- Preparation of the 2022/2023 budget.
The draft budgets for 2022 and 2023 that will be proposed to the General Meeting will be adopted at the next Board of Directors meeting.
Attention is drawn to the amounts of invoices to be issued concerning the invoicing of water and tourist tax to partners who represent for the year 2021: €395,685
OTHER BUSINESS:
- Amendments to the Internal Rules – Administrative part.
The Board of Directors has made some changes to this document. Once validated, this document will be submitted for your approval at the general meeting on 13 August 2022.
- Change of operator for the optical fibre.
The Board of Directors has decided to change operator in favour of SFR.
- Audit of WiFi reception.
An audit of the current facilities will be carried out by a service provider other than Osmosis in order to identify the current problems encountered with WIFI.
- Tourist tax for tenants.
It is up to the partner who leases her/his facility to make the declaration to the tourist office of the city of Fréjus. The SCI proposes to make the declaration form available to partners who wish to do so.
CALL FOR APPLICATIONS TO THE BOARD OF DIRECTORS
At the General Meeting on 13 August 2022, 3 posts will be filled for 3 years and 1 post for 1 year.
Applications will be received until 29 April 2022 at the latest (any applications received later will be cancelled).
Each candidate must provide a curriculum vitae, a statement of intent (1/2 page A4 maximum), an identity photo, a taxation notice for the 2021 housing tax for her/his main residence, a proof of CL and fire insurance for her/his facilities at the Domaine.
S/he must of course be a partner in good standing with the Articles of Association and the Internal Rules and not have other mandates within the S.C.I.
The term of office of the Co-managing director is entirely voluntary and requires significant personal investment. We invite future candidates to read the R.I.C.A (Internal Rules of the Board of Directors) on the Domaine website.
The Board of Directors will propose to future candidates to sign a code of ethics, prior to the elections.
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REMINDERS
DELIVERY OF THE BADGE
We remind you that badges will only be issued upon presentation of a tax certificate and proof of insurance for your facilities (Main residence tax and/or Domain residence tax sent to your main residence or Income Tax sent to your main residence only).
If you cannot prove a main residence, you will be affected by resolution 7 voted at the General Meeting of 14.08.2021 which states "a partner who cannot prove, by the production of a tax certificate, a main residence outside of the Domaine, will be sanctioned with a monthly penalty of 7 basic rates in the first year, penalty doubled each year until regularization."
PRE-REGISTRATION OF PARTNERS AND BENEFICIARIES
In order to avoid queues at the administrative building, we encourage you to use the pre-registration of partners and beneficiaries on the Domaine website at www.domainedupindelalegue.fr,
We remind you of the 3 types of operations possible with this system:
1 – Request for badges for the vehicle that you will use to travel to the Domaine.
2 – Application for resident cards for yourself and your beneficiaries registered at the Domaine.
3 – Registration for a new stay at the Domaine. In addition, do not hesitate to consult the online help that is available in the pre-registration section.
- Ø We remind you, below, of the procedure to follow to connect to the Domaine website:
The website address is www.domainedupindelalegue.fr.
At the top of the site, click on "login". You are asked for a "username" and a "password".
Concerning the username: enter your hamlet name, followed by the block number, for example: "acassi.01" (put the point between the hamlet name and the block number).
Attention: for Rocco, write roco; for Bau Dou Ser, write bau.dou.ser.
Concerning the password: this is the general number assigned to the block, in 5 digits mandatory.
Enter your general number by inserting 0 (zero) to the left. Example: for general number 2430, write 02430; for general number 458, write 00458.
You can change this password to have a more personal one by following the procedure mentioned on the screen.
If you forget this password at the time of a new connection, simply click on "Forgot password".
Remember to enter your e-mail address so that your password can be sent back to you automatically.
Once logged in, click on INFORMATION, where you can read the messages from the Board of Directors.
To receive information about the Domaine and participate in the dematerialized vote of future General Meetings, we ask you to send your e-mail address to: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. while indicating your name, surname and general number.
Emergency alarm: An emergency alarm transmitter has been installed at each of the sanitary installations. The latter must be used in case of a fire or serious incident. (see “safety instructions” on the last page of the Flash)
Siren alarms in case of evacuation: 1 blast for 5 minutes. Warning: The sirens are tested every first Wednesday of the month at noon: 1 blast for 1 to 2 minutes. (see “safety instructions” on the last page of the Flash)
Evacuation plan: The Board of Directors has decided to modify the assembly points for evacuees. The plan of the Domaine will be updated accordingly and given to each resident in two copies at the time of delivery of the badge; One copy that the resident must keep in her/his vehicle and the other in her/his facilities. This plan will also be made available to residents at different points of the Domaine and can be downloaded from the Domaine website.
Smoke detector: Its installation has been mandatory in mobile homes and caravans since 8 March 2015. Do not forget to change the device's batteries in order to prevent it from going off in your absence, which would disturb the neighbourhood.
Fire extinguishers: The Domain has 1,200 fire extinguishers that are checked every year and replaced every 10 years.
Insurance:
- Members are reminded of the obligation, each year when the badge is handed out, to provide us with proof of insurance for the vehicle(s), accompanied by the CL and fire insurance certificate for all of their installations.
- At the request of our insurance company, members whose two-wheeled vehicles remain in storage must, each year, provide us with their valid insurance certificate for the stored vehicle.
Sanitary installations: They are scheduled to open on 9.04.22. They will close as usual on 30.09.22.
Selective sorting: To meet the ecological challenges of sorting and recycling, but also for budgetary reasons, we ask partners to sort their waste. An information leaflet is available at the administrative building.
"Monster" skip: 1 April to 31 October, Monday and Friday from 9:30 AM to 11:30 AM / 1 November to 31 March, Friday only from 9:30 AM to 11:30 AM
Water meter: Each partner is responsible for maintaining her/his own meter and in case of replacement, that can only be decided and carried out by the Domain, the resulting costs are invoiced to the relevant partner.
Maintenance of the facilities: We remind you that you must regularly clean your parcels and the pine needles on the roof of your facilities.
PPRIF maintenance of parcels: The deadline for the execution of these works by the partner is 15.05. Nevertheless, the Board of Directors accepts a tolerance until 30.05. After this period, the maintenance works are performed by the Domaine, at the expense of the partner concerned, bearing in mind that all works must be completed by 15.06.
Ditches: Depositing branches in the ditches is prohibited. Members must maintain the ditches on the periphery of their parcels.
Mail and parcel delivery: The Domaine post office is closed to the public between 1 November 2021 and 30 April 2022. Mail is delivered to the post office boxes on Tuesday and Friday mornings. Only delivery notices for registered letters and parcels are distributed daily.
Palm treatment and disease: Every partner with one or more palm trees on her/his parcel must contact the technical services in order to collect information relating to the treatment, felling and removal of sick palm trees. Only authorised companies may be involved, with no involvement of the Domain's services under any circumstances.
Access is forbidden to the military grounds around the Domain.
Telephone relay antennas: From June 2022, there will no longer be an "Orange" telephone relay antenna within the Domain. The Board of Directors has decided to contact the other operators so as to find out their intentions.
Rubbish areas: From Friday 1 October 2022 to 15 June 2023, all containers, household waste and yellow bins will no longer be grouped on the car park between the Post Office and the Arboretum, but behind the Tennis courts.
Parking for boats, motorhomes and trailers.
The Board of Directors has decided to study the layout of a number of spaces behind Les Petits Loups, reserved for the parking of boats, motorhomes and trailers during the season and to the extent of available spaces.
“Buffer” vehicles: For all "buffer" vehicles on the parcel, without a badge and for which the insurance is outdated or non-existent, the Domain will ask the partner in question to provide the insurance certificate by e-mail.
Animals: Extracts from the Internal Rules (Updated in February 2019)
- Pets: (Article 6.4)
The presence of pets is allowed with their master, provided that they are vaccinated (keep the vaccination certificate available) and that they do not cause any nuisance of any kind.
Category 1 and 2 dogs are strictly prohibited at the Domaine.
Dogs must be under the control of their owner at all times, tied or kept on a leash, or even muzzled according to the legislation. Under no circumstances should they be left alone on the islets. Dog owners must take all appropriate measures to prevent barking and disturbances by their pets (cf. Art. 6.4. c).
Access to the nautical area and playgrounds for pets is prohibited (sanitary reasons).
Owners must collect the excrement of their animals; financial penalties in case of failure (cf. Art. 8.3).
Wandering animals will be caught and handed over to the departmental pound.
Cats: We remind you that a campaign of sterilization of stray cats is organised throughout the year by volunteer members with the approval of the Domaine administration so as to avoid a proliferation of cats.
- Pests:
According to the prefectural decree of 30.05.2017, wild boars are classified as a nuisance throughout the Var department.
As such, anyone caught feeding a wild boar is liable to a fine of €135 applied by the Wildlife Office.
- IN CASE OF FIRE -
- If you witness a fire outbreak, call the fire brigade at 18 or 112, notify the entrance station (either by telephone at 04.98.11.84.40 or via the call station located in the toilet block). Do not hang up first, wait for confirmation of your call.
- Identify yourself by giving your name, the address of your parcel in the Domaine (hamlet name + number).
- Indicate the location, nature and extent of the disaster.
- Specify if there are any victims, the visual condition of any injuries or burns.
- Close gas cylinders, cut off electricity from the damaged parcel, use fire extinguishers and/or garden hoses.
- Whenever possible (don't put your life at risk), stay on site to guide relief efforts and set up a safety perimeter.
- IN CASE OF FLOODING -
- Notify the entrance station (either by telephone on 04.98.11.84.40 or by means of the call station located in the toilet block). Do not hang up first, wait for confirmation of your call.
- Indicate the location, nature and extent of the disaster.
- Specify, if applicable, if there are people requiring care.
- Go to a high place and take cover.
- Never cross a road or path submerged in water.
- EVACUATION OF THE DOMAINE -
- The evacuation order is given by the Domaine sirens.
- Close gas cylinders, turn off the electricity.
- Close the doors and windows of your facilities to prevent theft and the spread of fire or smoke inside mobile homes or caravans.
- ATTENTION do not close the water on the parcel, leave the water hoses available for use.
- Bring identification, health records, emergency medication, footwear, clothing and beverages.
- Evacuate the Domaine with vehicles without trailers by following the marked circuits.
- Follow instructions given by safety personnel or public services.
- Anyone present in the Domaine must obligatorily evacuate under penalty of sanction.
- In the event that a resident is looking after one or more persons (children, or disabled person), s/he is asked to inform the entrance station in order to report this.
Administrative building opening hours:
Monday to Friday
09:00 – 12:00 / 13:30 – 17:15
Saturday morning
09:00 – 12:00
Closed on Saturday afternoons, Sundays a