Flash Infos N° 122 Septembre 2021
LE MOT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Madame, Monsieur, Chers sociétaires,
Le Conseil d’Administration s’est réuni le 3 septembre 2021 pour faire le point sur son fonctionnement actuel.
L’année de cogérance qui vient de s’écouler a permis de bien connaitre les points forts et les points faibles de notre fonctionnement qui s’est avéré lourd et amenant parfois une trop grande lenteur dans la prise de décision.
Le Conseil d’Administration a donc décidé d’accorder plus d’autonomie à chaque administrateur-cogérant dans le domaine dont il a la responsabilité, à charge pour lui de tenir informé l’ensemble des cogérants afin d’obtenir le consensus nécessaire.
Pour assurer une continuité administrative, le Conseil d’Administration a décidé de créer la fonction de vice-président du C.A. qui pourra ainsi remplacer le président en cas d’absence.
Les responsabilités des cogérants ont été réparties comme suit :
- Jane RADCLIFFE administrateur-cogérant chargé de l’animation du Domaine
- Christian BARON vice-président du C.A-cogérant chargé des finances/administration générale
- Philippe BOUTTEAU administrateur-cogérant chargé des travaux
- Michel HOLLE administrateur-cogérant chargé de la sécurité incendie et inondation
- Philippe LECAUDE président du C.A-cogérant chargé des affaires juridiques
- Alexandro SCARLATELLA administrateur-cogérant chargé de la sécurité générale
- Pascal TEITE administrateur-cogérant chargé de la relation avec les délégués de hameaux
- Alain TOUCHARD administrateur-cogérant chargé de l’informatique et de la communication
- Loïc WARIN administrateur-cogérant chargé du personnel
Le Conseil d’Administration a décidé de réactiver la commission de réflexion sur l’avenir du Domaine qui n’avait jamais fonctionné et l’a placée sous la responsabilité d’Alexandro SCARLATELLA.
Des « mini Conseils » auront lieu chaque mois sur une demi-journée, en visio-conférence et sur une thématique précise.
Le Conseil d’Administration a dressé le bilan de la saison qui vient de s’écouler.
La fréquentation a été beaucoup plus importante qu’en 2020 qui était une année atypique et il est à noter le nombre important de locataires cette saison.
Les locations ont représenté 41145 nuitées, à comparer aux 39085 nuitées de 2019.
Nous déplorons les très nombreux cas d’ivresse constatés par les agents de sécurité, particulièrement chez des mineurs.
Même si le Pin doit rester pour tous un espace de liberté, il est nécessaire de rappeler aux sociétaires que les mineurs restent sous la responsabilité des adultes chez qui ils résident, et pour ceux qui louent leurs installations, qu’ils sont responsables des actes commis par leurs locataires.
Parmi les décisions prises lors de ce Conseil d’Administration, il est important de noter les mesures prises dans le cadre de la sécurité incendie.
L’achat d’un nouveau véhicule de lutte contre le feu et la sonorisation du Domaine permettant d’orienter avec précision les résidents ont été actés pour un investissement total de plus de 60 000 €.
Le Conseil d’Administration a par ailleurs validé le nouveau règlement constructif du Domaine, élaboré après plusieurs réunions avec le directeur de l’urbanisme de la ville de Fréjus.
Ce règlement tient compte à la fois du Code de l’Urbanisme, de la règlementation propre aux PRL, du Plan Local d’Urbanisme de la ville de Fréjus et des prescriptions du PPRIF.
Il confirme le fait que les installations existantes au moment du contrôle effectué par la ville de Fréjus entre octobre 2020 et janvier 2021 ne seront pas remises en cause dans la mesure où elles auront fait l’objet d’un accord de travaux des services techniques du Domaine.
La ville de Fréjus a également confirmé que les installations existantes sur les parcelles déménagées dans le cadre des travaux du Gonfaron pourront être reconstruites à l’identique sur les nouvelles parcelles, même si elles ne respectaient pas les normes d’urbanisme.
Il appartiendra à l’avenir à chaque sociétaire de déclarer à la direction des finances publiques de Draguignan les modifications apportées à leurs installations.
Le Conseil d’Administration a décidé à l’unanimité des modifications de fonctionnement :
*Les conteneurs poubelles seront désormais stockés sur le parking en face de la poste du 1er octobre 2021 au 15 juin 2022 pour éviter les nuisances (poussière et bruit) subies par les riverains du parking du cinéma, utilisé jusque- là.
*Les mas sanitaires fermeront le 30 septembre 2021 et seront ouverts pour les vacances de Pâques 2022 si les contraintes sanitaires le permettent.
*La poste sera fermée au public du 1er novembre 2021 jusqu’au 30 avril 2022. Le courrier et les petits colis seront distribués dans les boîtes aux lettres les mardis et vendredis matin. Seuls les avis de passage pour les lettres recommandées seront distribués quotidiennement.
* Le mas administratif sera fermé au public tous les après-midis du 1er novembre 2021 jusqu’au 31 mars 2022.
L’Assemblée Générale 2021 ayant validé le vote dématérialisé dès l’an prochain, il est nécessaire que chaque sociétaire qui ne reçoit pas les informations par voie électronique nous transmette son adresse courriel pour transmission des documents.
Le Conseil d'Administration tient à rendre hommage au Général Gérard MOURET administrateur de 1995 à 2001 et Président du C.A de 2001 à 2007 récemment décédé. Son intégrité, sa rigueur et son sens du travail collectif ont marqué tous ceux qui auront eu le bonheur de travailler avec lui pour le bien du Domaine.
Nous espérons que la rentrée de tous s’est déroulée de la meilleure manière possible et que chacun continuera à prendre les précautions nécessaires pour préserver sa santé.
Pour le Conseil d’Administration
L’administrateur-co-gérant chargé de la communication
Alain TOUCHARD
QUELQUES RAPPELS…
Alarmes sirènes en cas d’évacuation : 1 sonnerie de 5 minutes. Attention : Chaque premier mercredi du mois à 12 h un test est effectué sur les sirènes : 1 sonnerie de 1 à 2 minutes.
Plan d’évacuation : Il est recommandé à chaque associé de bien vouloir afficher dans son mobil-home le plan d’évacuation du Domaine mis à sa disposition au mas administratif ou téléchargeable sur le site internet du Domaine.
Détecteur de fumée : Sa mise en place est devenue obligatoire dans les mobil-homes et caravanes depuis le 8 mars 2015. N’oubliez pas de changer les piles de l’appareil chaque année afin d’éviter, en votre absence, un déclenchement intempestif et l’intervention dans votre installation de notre responsable sécurité ou des Pompiers pour stopper l’alarme. Tous dégâts occasionnés sur votre installation lors d’une intervention seraient à votre charge.
Assurances :
- Nous rappelons aux sociétaires l’obligation, chaque année lors de la remise du macaron, de nous présenter un justificatif d’assurance du ou des véhicules, accompagné de l’attestation d’assurance RC et incendie pour l’ensemble de leurs installations.
- A la demande de notre compagnie d’assurance, les sociétaires dont le deux-roues reste stationné au magasin, doivent chaque année nous communiquer leur attestation d’assurance en cours de validité pour le véhicule entreposé.
Fermeture des mas sanitaires : à partir du vendredi 01 octobre 2021 jusqu’aux vacances de Pâques 2022.
Blocs poubelles : Nouvelles consignes : Tous les containers, ordures ménagères et bacs jaunes regroupés au bloc poubelles du Théâtre de Verdure en dehors de la saison estivale, sont déplacés sur le parking entre la Poste et l’Arboretum, à partir du vendredi 1er octobre 2021 au 15 juin 2022.
Tri sélectif : Pour satisfaire aux enjeux écologiques du tri et du recyclage, mais également pour des raisons budgétaires, nous demandons aux associés de bien vouloir procéder au tri de leurs déchets. Un dépliant d’information est disponible au mas administratif.
Benne à « monstres » : Du 1er octobre au 31 octobre , le lundi et le vendredi de 9 h 30 à 11 h 30 / du 1er novembre au 31 mars, uniquement le vendredi de 9 h 30 à 11 h 30.
Compteur eau : Chaque associé est responsable de l’entretien de son propre compteur et en cas de remplacement qui ne peut être décidé et réalisé que par le Domaine, les frais engagés sont facturés à l’associé concerné.
Entretien des installations : Nous vous rappelons que vous devez régulièrement procéder au nettoyage de vos parcelles et des aiguilles de pin sur le toit de vos installations.
Fossés : Il est interdit de déposer les branches dans les fossés. Les sociétaires doivent entretenir les fossés en périphérie de leur parcelle.
Distribution du courrier et des colis postaux : La Poste du domaine sera fermée au public du 1er novembre 2021 au 30 avril 2022. La distribution du courrier dans les boites postales s’effectuera le mardi matin et le vendredi matin .Seuls les petits colis postaux dont la taille permet le dépôt dans les boites postales seront pris en charge. Seuls les avis de passage pour les lettres recommandées seront distribués quotidiennement. La loge d’entrée du domaine ne prend aucun colis postaux.
Traitement et maladie du palmier : Tout associé ayant sur sa parcelle un ou plusieurs palmiers doit se rapprocher des services techniques afin de recueillir les informations relatives au traitement, à l'abattage et à l'évacuation de palmiers malades. Seules les entreprises habilitées peuvent intervenir et en aucun cas les services du Domaine.
PRE-ENREGISTREMENT…
- Pré-enregistrement associés et ayants droits : Dans le but d’éviter les files d’attente au mas administratif, nous vous encourageons à utiliser le pré-enregistrement des associés et ayants droits sur le site internet du Domaine à l’adresse www.domainedupindelalegue.fr,
Nous vous rappelons les 3 types d’opérations possibles avec ce système :
1 – Demande de macarons pour le véhicule avec lequel vous allez venir au Domaine.
2 – Demande de cartes de résidents pour vous-mêmes et vos ayants-droit inscrits dans les registres du Domaine.
3 – Inscription pure et simple pour un nouveau séjour au Domaine. De plus, n’hésitez pas à consulter l’aide en ligne qui
se trouve dans la rubrique pré-enregistrement.
Nous vous rappelons, ci-dessous, la procédure à suivre pour vous connecter au site internet du Domaine :
L’adresse du site internet est www.domainedupindelalegue.fr.
En en-tête du site, cliquez sur « connexion ». Il vous est demandé un « identifiant » et un « mot de passe ».
Concernant l’identifiant : saisissez votre nom de hameau, suivi du numéro d’îlot, par exemple : « acassi.01 » (bien mettre le point entre le nom du hameau et le numéro de l’îlot).
Attention : pour Rocco, écrire roco ; pour Bau Dou Ser, écrire bau.dou.ser.
Concernant le mot de passe : il s’agit du numéro général attribué à l’îlot, en 5 chiffres obligatoirement.
Saisissez votre numéro général en insérant des 0 (zéro) à gauche. Exemple : pour le numéro général 2430, écrire 02430 ; pour le numéro général 458, écrire 00458.
Vous pouvez changer ce mot de passe pour en avoir un plus personnel en suivant la procédure mentionnée à l’écran.
En cas d’oubli de ce mot de passe lors d’une nouvelle connexion, il vous suffira de cliquer sur « mot de passe oublié ».
Pensez à renseigner votre adresse e-mail afin que votre mot de passe puisse vous être renvoyé automatiquement.
Une fois connecté, cliquez sur INFORMATIONS, où vous pourrez lire les communications du Conseil d’Administration.
Pour recevoir des informations du domaine et participer au vote dématérialisé des futures Assemblées Générales, nous vous invitons à nous communiquer votre adresse courriel à : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. en indiquant votre nom, prénom et numéro général
ANIMAUX
Les chiens : Ils doivent être, en permanence, sous contrôle de leur maître, attachés ou tenus en laisse, voire muselés selon la législation. En aucun cas, ils ne doivent être laissés seuls sur les îlots (art. 6.4. e du Règlement Intérieur). En cas de manquement à cette règle, le contrevenant se verra infliger une pénalité de 1 unité de base (Art. 8.3.2. a du Règlement Intérieur).
Les chats : Nous rappelons qu'une campagne de stérilisation des chats errants est organisée toute l'année par des sociétaires bénévoles avec l'accord de l'administration du Domaine pour éviter une prolifération féline.
Les sangliers : Il est formellement interdit, sous peine de sanctions, de nourrir les sangliers lesquels sont classés nuisibles dans le Var.
Horaires d’ouverture du mas administratif :
du 1er octobre 2021 au 1er novembre 2021 : de 9 h à 12 h 15 et de 13 h 30 à 17 h 15. Fermé le mercredi après-midi, samedi et dimanche.
du 1er novembre 2021 au 31 mars 2022 : de 9 h à 12 h 15. Fermé au public tous les après-midi
Carnet de la Sirène :
Décès :
Liliane DUPONT, le 12.07.2021, ayant-droit de Mme Annick GRIMONT- Erbarie 60.
Gérard MOURET, le 09.09.2021, ancien Président du C.A et administrateur - Grisolo 36
Flash Infos N°122
September 2021
A WORD FROM THE ADMINISTRATIVE COUNCIL
Madam, Sir, Dear Societaires,
Dear Madam, Dear Sir, Dear Societaires,
The Admin Council met on September 3 rd, 2021 to take stock of its current operating practices.
The year of co-management that has just passed has allowed us to get to know the strong and weak points of our functioning, which has proved to be cumbersome and sometimes too slow in making decisions.
The Admin Council has therefore decided to grant more autonomy to each co-manager in the field for which he/she is responsible, with the proviso of keeping all co-managers informed in order to obtain the necessary consensus.
To ensure administrative continuity, the Admin Council has decided to create the position of Vice-Chairman of the Admin Council, who will thus be able to replace the President in case of absence.
The responsibilities of the co-managers were divided as follows :
- Jane RADCLIFFE administrator-co-manager in charge of the animation of the Domain
- Christian BARON vice-president of the Admin Council - co-manager in charge of finance/general administration
- Philippe BOUTTEAU co-manager in charge of works
- Michel HOLLE co-manager in charge of fire and flood safety
- Philippe LECAUDE President of the Admin Council, co-manager in charge of legal affairs
- Alexandro SCARLATELLA co-manager in charge of general safety
- Pascal TEITE co-manager in charge of relations with hamlet representatives
- Alain TOUCHARD co-manager in charge of IT and communication
- Loïc WARIN co-manager in charge of personnel
The Admin Council has decided to reactivate the committee for reflection on the future of the Domaine which had never functioned and has placed it under the responsibility of Alexandro SCARLATELLA.
“Mini-Councils" will take place every month on a half-day basis, by videoconference and on a specific theme.
The Admin Council reviewed the season that has just passed.
Attendance was much higher than in 2020, which was an atypical year, and it is worth noting the large number of renters this season.
The rentals represented 41145 nights, compared to 39085 nights in 2019.
We deplore the many cases of drunkenness noted by the security guards, particularly among minors.
Even if Le Pin must remain a place of freedom for all, it is necessary to remind members that minors remain under the responsibility of the adults with whom they reside, and for those who rent their facilities, that they are responsible for the acts committed by their tenants.
Among the decisions taken during this Admin Council meeting, it is important to note the measures taken in the framework of fire safety.
The purchase of a new fire-fighting vehicle and the installation of a public address system on the estate to provide residents with precise directions were approved for a total investment of more than €60,000.
The Admin Council also approved the new building regulations for the Domaine, drawn up after several meetings with the director of urban planning for the town of Fréjus.
These regulations take into account the Urban Planning Code, the regulations specific to PRLs, the Local Urban Planning Plan of the town of Fréjus and the requirements of the PPRIF.
It confirms that the installations existing at the time of the inspection carried out by the town of Fréjus between October 2020 and January 2021 will not be called into question insofar as they will have been the subject of an agreement for work by the technical services of the Domain.
The town of Fréjus has also confirmed that the existing installations on the parcels moved as part of the Gonfaron works can be rebuilt identically on the new parcels, even if they do not comply with urban planning standards.
In the future, it will be up to each societaire to declare to the Draguignan public finance department the modifications made to their installations.
The Admin Council unanimously decided on the following operating modifications:
*The garbage containers will be stored on the parking lot across from of the post office from October 1 st, 2021 to June 15 th, 2022 to avoid the nuisance (dust and noise) suffered by the residents of the cinema parking lot, which was used until now.
*The sanitary facilities will close on September 30 th, 2021 and will be open for the Easter vacations in 2022 if sanitary constraints allow.
*The post office will be closed to the public from November 1 st, 2021 to April 30 th, 2022. Mail and small packages will be delivered to mailboxes on Tuesday and Friday mornings. Only the notices of passage for registered letters will be distributed daily.
* The administrative office will be closed to the public every afternoon from November 1 st, 2021 to March 31 th, 2022.
As the 2021 General Assembly has validated the dematerialized voting as of next year, it is necessary that each societaire who does not already receive information electronically sends us their email address for transmission of the documents.
The Admin Council wishes to pay tribute to General Gérard MOURET, Administrator from 1995 to 2001 and President of, the Admin Council from 2001 to 2007, who recently passed away. His integrity, his rigor and his sense of collective work have marked all those who had the pleasure of working with him for the good of the Domaine.
We hope that everyone has had the best possible start to the new school year and that everyone continues to take the necessary precautions to preserve their health.
Alain TOUCHARD
For the Administrative Council
Administrator responsible for communications
SOME REMINDERS…
Alarm sirens in case of evacuation: 1 ring for 5 minutes. Attention: Every first Wednesday of the month at 12:00 a.m. a test is carried out on the sirens: 1 ring for 1 to 2 minutes.
Evacuation plan: It is recommended to each societaire to post in their mobile home the plan .
of evacuation of the Domain, at their disposal in the administrative building or downloadable on the website of the Domain.
Smoke detector: Its installation is compulsory in mobile homes and caravans since the 8th of March 2015. Don't forget to change the batteries in the device every year to avoid, during your absence, a false alarm necessitating the intervention, in your installation, of our security manager or the security officers of the Domain or Fire department to stop the alarm. Any damage caused to your installation during an intervention will be at your expense.
Insurances:
- We remind the societaires of the obligation, each year when the macaron is given to submit proof of insurance for the vehicle(s), together with the public liability and fire insurance certificate, for their entire installation.
- At our insurance company’s request, we remind shareholders whose two-wheeled vehicles are stored in the garage that they must provide a valid insurance certificate for the vehicle every year.
Toilet block opening times: From the first day of October 2021 until the Easter holidays 2022 if the sanitary conditions allow it.
Refuse store: New instructions : In the off season, all the containers, household wastes and recycling bins in the Verdure Theatre refuse store, are moved to the parking between the post office and the arboretum from October 1 st 2021 to june 15 th 2022.
Selective sorting: To meet the ecological challenges of sorting and recycling but also for budgetary reasons, we would ask the societaires to sort their waste properly. An information leaflet is available in the administrative buiding.
Monster Dump: October 1st to October 31 th, on Monday and Friday from 9:30 to 11:30 a.m. / November 1 st to March 31 th , only on Fridays from 9:30 to 11:30 a.m.
Water meters: Each shareholder is responsible for maintaining their own meter and any replacements, which can only be approved and undertaken by the Domaine, are at your cost.
Maintenance of the installations: We remind you that you must regularly proceed to the cleaning of your plots and pine needles on the roof of your installations.
Ditches: It is forbidden to place branches in ditches. Societaires must maintain the ditches
peripheral to their plot.
Mail and Parcel delivery: New instructions : The domaine’s post office will be closed to the public from november 1 st 2021 to April 30 th 2022. The postal mail delivery to postal boxes will take place on thuesday and Friday morning. Only small postal parcels whose size allows it to be deposited in postal boxes will be taken care off. Only the notice of passage for registered letters will be daily distributed. The parcels will not be taken by the entrance logde.
Infected palm trees: Any shareholders with one or more palm trees on their plot should contact the technical services to obtain information on the treatment, felling and removal of infected palm trees. Only authorized companies can take such action and under no circumstances the Domaine’s services.
PRE-REGISTRATION...
- Pre-registration societaires and rights holders: In order to avoid long queues at the administrative building, we encourage you to use the pre-registration of societaires and rights holders on the site.
The Domain's internet site is www.domainedupindelalegue.fr,
We remind you of the 3 types of operations possible with this system:
1 - Request for badges for the vehicle with which you are going to come to the Domain.
2 - Request for resident cards for yourself and your dependents registered in the registers of theDomain.
3 - Pure and simple registration for a new stay at the Domain. In addition, do not hesitate to consult help on line in the pre-registration field. Please use this modern way. Thank you very much.
We remind you, below, the procedure to follow to log in :
The address of the site is www.domainedupindelalegue.fr. In the header of the site, click on "login". You will be asked for a "login" and a "password".
Concerning the identifier: enter your hamlet name, followed by the plot number, for example: "acassi.01" (make sure to put the dot between the hamlet name and the plot number). Attention: for Rocco, write roco; for Bau Dou Ser, write bau.dou.ser.
Concerning the password: this is the general number assigned to the plot, in 5 digits. Enter your general number by inserting 0 (zero) on the left. Example: for general number 2430, write 02430; for general number 458, write 00458. You can change this password to have a more personal one by following the procedure mentioned on the screen.
If you forget this password when you log in again, simply click on "password forgotten".
Remember to fill in your e-mail address so that your password can be sent to you automatically.
Once connected, click on « INFORMATIONS » so that you can read the Administrative Council’s communications.
If you are interested in receiving information concerning the Domain and the dematerialized voting as of next year, we would encourage you to provide us with your e-mail address at the following : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. specifying your last name, your first name and your general number.
ANIMALS AND INSECTS…
Dogs: They must be permanently under the control of their master, tied or kept on a leash, or even muzzled according to thelegislation. Under no circumstances should they be left alone on the plots (Art. 6.4. e of the Standing Orders). In case of
Failure to comply with this rule will result in a penalty of 1 basic unit (Art. 8.3.2. a of the Regulations).
Cats: We remind you that a campaign of sterilization of stray cats is organized all year long by voluntary members with the agreement of the administration of the Domain to avoid a feline proliferation.
Wild boars: It is formally prohibited, under penalty of sanctions, to feed wild boars which are classified as harmful inthe Var.
Administrative Office opening times
1 st October 2021 to 31 th October 2021:
9.00 am to 12.15 pm and 1.30 pm to 5.15 pm – Closed on Wednesday afternoons, Saturdays and Sundays.
1 st November 2021 to 31 th March 2022:
9.00 am to 12.15 pm – Closed to the public all the afternoons.
Notices :
Deaths: .
Liliane DUPONT, le 12.07.2021, ayant droit de Mme Annick GRIMONT – Erbarie 60
Gérard MOURET, le 09.09.2021, ancien Président du C.A et administrateur – Grisolo 36