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Sirene

 

 

Flash Info N° 116

MAI 2020

  

Mesdames, Messieurs, Chers associés,

Le Conseil d’Administration s’est réuni en visio-conférence le 20 mai 2020 pour examiner les dossiers en cours et préparer les Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires du 8 août prochain.

Devant les incertitudes créées par la crise sanitaire que nous subissons tous, il est important de s’assurer que tous les sociétaires pourront exprimer leur vote.

Le Conseil d’Administration a donc décidé que le vote ne s’effectuerait que par correspondance. Pour en assurer l’anonymat, le Conseil d’Administration a décidé de demander la nomination de M° THOMAS pour gérer ces opérations de vote, dans la continuité de la mission qu’elle avait assumé de septembre 2019 à mi-mars 2020. Les enveloppes de vote seront envoyées à son étude. Elle assurera les opérations de dépouillement et ainsi l’anonymat du vote et proclamera les résultats.

Une résolution sera proposée à l’A.G. pour inscrire dans les statuts qu’à partir de 2021 le vote se déroulera à bulletin secret.

Il convient cependant que tous les sociétaires puissent s’exprimer, poser leurs questions aux administrateurs et prendre connaissance de tous les documents qu’ils désirent.

En conséquence, aussitôt que les déplacements seront possibles et pendant une partie du mois de juin et tout le mois juillet, les administrateurs disponibles, organiseront autant de réunions qu’il sera nécessaire pour informer les sociétaires présents au Domaine, dans le respect des prescriptions qui seront en vigueur, en termes de rassemblements et de distanciation sociale.

L’Assemblée Générale aura, comme d’habitude, à statuer sur les comptes de la SCI et à valider le budget de l’année suivante. Tous les détails vous seront donnés dans la Sirène « spéciale Assemblée Générale ».

Nous sommes dans l’attente du rapport d’audit des comptes effectué par un cabinet indépendant mandaté par l’administrateur judiciaire qui a déjà constaté des anomalies dans la gestion comptable qu’il conviendra de rectifier.

Des dépenses imprévues ont été provisionnées, liées à la nomination de l’administrateur judiciaire demandée par l’ancien gérant, à savoir ses honoraires fixés par le président du Tribunal de Grande Instance de DRAGUIGNAN, les honoraires du cabinet comptable et un redressement de l’URSSAF dont nous ne connaissons pas le montant, consécutif entre-autre à des remboursements de frais non justifiés.

Vous aurez à vous prononcer sur les travaux à entreprendre pour remédier au risque lié à des épisodes météo comme celui que nous avons connu le 1er décembre dernier.

La société Hydratec qui effectue cette étude (travaille également pour la ville de Fréjus, la Communauté d’Agglomération et le Conseil Départemental du Var) a relevé pour certains secteurs le caractère inutile, des travaux réalisés depuis 2013. 

Vous serez amenés également à vous prononcer sur leur financement qui doit tenir compte du taux d’endettement encore élevé de la SCI.

Les sociétaires concernés par les travaux recevront par courrier des informations précises sur ceux-ci.

Les associés auront à voter pour l’élection de trois administrateurs pour un mandat de trois ans et d’un Commissaire de Surveillance pour un mandat de quatre ans.

Deux administrateurs sortants se représentent, Alain TOUCHARD et Michel HOLLE que le Conseil d’Administration a coopté au mois de décembre 2019.

Sept nouveaux candidats se présentent à vos suffrages, par ordre alphabétique Messieurs Jean Robert BAUQUIS, Philippe BOUTTEAU, Madame Dominique DUPART MALBERNARD (ancienne administratrice), Messieurs Stéphane PERET, Dominique PIGNATARO, Michel REYNAUD (ancien administrateur en charge des finances) et Kévin VANTIELCKE.

Pour le Conseil de Surveillance deux candidats, Madame Valérie MERLOT et Monsieur Loïc WARIN.

Pour terminer, une Assemblée Générale extraordinaire vous proposera des modifications statutaires sur :

  • L’âge limite pour être administrateur ou gérant ramené à 75 ans,
  • Une limitation du nombre de mandat qu’il sera possible d’effectuer,
  • La durée de mandat du gérant et un mode de renouvellement différent afin que le domaine ne puisse plus être orphelin de gérant,
  • Le droit de vote donné au nu-propriétaire et non plus à l’usufruitier dans le cadre d’une succession ou d’un démembrement de parcelle,

et, comme indiqué plus haut sur le vote à bulletin secret.

Tous les documents liés aux différents points de l’ordre du jour de cette Assemblée Générale seront à la disposition des sociétaires pour consultation au mas administratif aussitôt que celui-ci ouvrira au public.

Le Conseil d’Administration a été contraint de licencier deux salariés, un cadre et un agent de maîtrise, tous deux administratifs, pour causes réelles et sérieuses. Dès qu’il sera possible de réunir l’ensemble du personnel, nous proposerons une nouvelle organisation en concertation avec les agents.

Pour la saison 2020, malgré le contexte actuel, le Conseil d’Administration a fait le choix de donner la priorité aux enfants et petits-enfants de sociétaires n’ayant jamais travaillé pour le Domaine pour occuper les postes de saisonniers, sauf pour ceux dont les compétences nous sont indispensables. Ils ont été prévenus que leur candidature a été retenue sans que nous puissions à ce jour arrêter une date d’embauche.

Nous vous rappelons que les hameaux Bau Dou Ser, Calabrun, Cataras, Damiseu, Escabour, Eissour, Galamina, Grisolo, Maucho, Pécoulet et Récantounet sont dépourvus de délégués de Hameaux. Si vous êtes intéressés, faites parvenir votre candidature par courriel à : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., elle sera examinée par le Conseil d’Administration pour approbation.

Le Conseil d’Administration apportera une attention particulière aux demandes des Délégués de Hameaux : elles seront réalisées en fonction de nos moyens et de l’importance des travaux demandés. Notre propos étant de pouvoir toutes les satisfaire.

Les dates des réunions « forum des anglais » et « délégués de hameaux » seront communiquées dès que possible.

La coiffeuse qui exerçait son activité dans le centre commercial n’ayant plus de local, le Conseil d’Administration a autorisé celle-ci à installer, à ses frais, son salon pour la saison dans le domaine derrière les Petits Loups.

Comme annoncé précédemment, les travaux sur parcelles seront autorisés :

  • du 1er au 13 juillet et du 17 août au 31 août de 10 heures à 12 heures et de 14 heures à 17 heures, à l'exception des samedis, dimanches et jours fériés, et ce à titre exceptionnel
  • pour les sociétaires sinistrés par les inondations du 1er décembre dernier, les travaux seront autorisés jusqu'au 31 juillet aux mêmes conditions.

Tous les travaux, à l'exception des travaux d'entretien, doivent faire l'objet d'une demande et d'un accord du service technique.

Conformément aux statuts, le Conseil d’Administration a décidé de se saisir de tous les dossiers de transferts de parts.

Le Conseil d’Administration a décidé de la création d’une commission d’appel d’offres composée d’administrateurs et de sociétaires disposant des compétences pour suivre les attributions des marchés. Les sociétaires intéressés peuvent se faire connaitre afin que nous les recontactions individuellement.

                                                                                                                                       

Pour le Conseil d’Administration

Robert JABOUILLE 

signature

 

Carnet de la Sirène (Annonces effectuées sur demande de la famille)

Décès :

Viviane BOSQUETTE, le 11 mai 2020, ancienne associée du Recantounet 58

 

 

QUELQUES RAPPELS…

Alarmes sirènes en cas d’évacuation : 1 sonnerie de 5 minutes. Attention : Chaque premier mercredi du mois à 12 h un test est effectué sur les sirènes : 1 sonnerie de 1 à 2 minutes.

Entretien des installations : Nous vous rappelons que vous devez régulièrement procéder au nettoyage de vos parcelles et des aiguilles de pin sur le toit de vos installations.

Nettoyage des fossés : Les sociétaires doivent entretenir les fossés périphériques à leur parcelle.

Cartes du Domaine : Les cartes de résidents peuvent être réclamées à tout moment dans l’enceinte du Domaine par les équipes de sécurité. Nous vous recommandons de les avoir en permanence sur vous.

Distribution des colis : Depuis le 1.01.2018, la distribution de tous les colis est effectuée à la Poste du Domaine et non plus au mas administratif (selon horaires affichés à la Poste).

Assurances : Nous rappelons aux associés l’obligation, chaque année lors de la remise du macaron, de nous présenter un justificatif d’assurance du ou des véhicules, accompagné de l’attestation d’assurance RC et incendie pour leurs installations.

Plan d’évacuation : Il est recommandé à chaque associé de bien vouloir afficher dans son mobil-home le plan d’évacuation du Domaine mis à sa disposition au mas administratif ou téléchargeable sur le site internet du Domaine.

Tri sélectif : Pour satisfaire aux enjeux écologiques du tri et du recyclage mais également pour des raisons budgétaires, nous demandons aux associés de bien vouloir procéder au tri de leurs déchets.

 

PRE-ENREGISTREMENT…

- Pré-enregistrement associés et ayants droits : Dans le but d’éviter les longues files d’attente au mas administratif, nous vous encourageons à utiliser le pré-enregistrement des associés et ayants droits sur le site internet du Domaine à l’adresse www.domainedupindelalegue.fr,

Nous vous rappelons les 3 types d’opérations possibles avec ce système :

      1 – Demande de macarons pour le véhicule avec lequel vous allez venir au Domaine.

      2 – Demande de cartes de résidents pour vous-mêmes et vos ayants droit inscrits dans les registres du Domaine.

      3 – Inscription pure et simple pour un nouveau séjour au Domaine. De plus, n’hésitez pas à consulter l’aide en ligne qui se trouve dans la rubrique pré-enregistrement. Svp, utilisez ce moyen moderne. Merci à vous. 

 

 

 

Sirene

Flash Info N° 116

MAY 2020

 

Madam, Sir, Dear Societaires,

The Admin.Council met by videoconference on May 20, 2020 to examine current issues and prepare for the General Assembly on August 8, 2020.


In view of the uncertainties created by the health crisis we are all experiencing, it is important to ensure that all societaires will be able to cast their votes.


The Admin. Council has therefore decided that voting will only take place by correspondence. To ensure anonymity, the Admin. Council decided to request the appointment of M° THOMAS to manage these voting operations, in continuity with the mission she had assumed from September 2019 to mid-March 2020. The voting envelopes will be sent to her practice. She will be responsible for the counting operations and thus the anonymity of the vote and will declare the results.


A resolution will be proposed to the General Meeting to include in the Articles of Association that from 2021 voting will be by secret ballot.


However, all members should be able to express themselves, put their questions to the Admin.Council and read all the documents they wish.


Consequently, as soon as travel is possible and during part of June and all of July, the directors who are available will organise as many meetings as necessary to inform the members present at the Domaine, in compliance with the regulations in force, in terms of meetings and social distancing.


As usual, the General Assembly will have to approve the accounts of the SCI and validate the budget for the following year. All the details will be given in the "special General Meeting" Siren.


We are awaiting the report on the audit of the accounts by an independent firm commissioned by the judicial administrator, which has already noted anomalies in the management of the accounts that will need to be rectified.


Unforeseen expenses have been provided for in connection with the appointment of the judicial administrator requested by the former manager, namely his fees set by the President of the DRAGUIGNAN Regional Court, the fees of the accounting firm and a URSSAF adjustment, the amount of which we do not know, resulting, among other things, from the reimbursement of unjustified expenses.


You will have to decide on the work to be undertaken to remedy the risk linked to weather episodes such as the one we experienced last December 1st.


The company Hydratec, which is carrying out this study (also working for the town of Fréjus, the Communauté d'Agglomération and the Conseil Départemental du Var) has noted the useless nature of the work carried out since 2013 in certain sectors. 


You will also be asked to give your opinion on their financing, which must take into account the SCI's still high level of indebtedness.


The societaires concerned by the work will receive precise information on the work by post.


The societaires will have to vote for the election of three directors for a three-year term and a Supervisory Auditor for a four-year term.


Two outgoing directors are standing for re-election, Alain TOUCHARD and Michel HOLLE, whom the Admin. Council co-opted in December 2019.


Jean Robert BAUQUIS, Philippe BOUTTEAU, Dominique DUPART MALBERNARD (former director), Stéphane PERET, Dominique PIGNATARO, Michel REYNAUD (former director in charge of finance) and Kévin VANTIELCKE.


For the Supervisory Council, two candidates, Mrs Valérie MERLOT and Mr Loïc WARIN.


Finally, an Extraordinary General Assembly  will propose amendments to the Articles of Association on :
 -The age limit for being a director or manager will be reduced to 75 years old,
 -A limitation on the number of mandates that can be carried out,
 -The term of office of the manager and a different method of renewal so that the Domaine can no longer be without a manager,
 -The right to vote given to the bare owner and no longer to the usufructuary in the context of a succession or dismemberment of a plot,and, as noted above by secret ballot.


All documents relating to the various items on the agenda of this General Assembly will be available for consultation by societaires at the administrative building as soon as it opens to the public.

The Admin. Council was forced to dismiss two employees, one manager and one supervisor, both administrative, for real and serious misconduct. As soon as it is possible to bring together all the staff, we will propose a new organisation in consultation with the staff.


For the 2020 season, despite the current context, the Admin. Council has chosen to give priority to the children and grandchildren of members who have never worked for the Domaine to fill seasonal positions, except for those whose skills are indispensable to us. They have been informed that their application has been accepted, but we have not yet been able to set a hiring date.


We remind you that the hamlets of Bau Dou Ser, Calabrun, Cataras, Damiseu, Escabour, Eissour, Galamina, Grisolo, Maucho, Pécoulet and Récantounet do not have any Hamlet representatives. If you are interested, send your application by e-mail to : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., it will be examined by the Admin. Council for approval.


The Admin. Council will pay particular attention to the requests of the Hamlet Delegates: they will be carried out according to our means and the importance of the work requested. Our aim is to be able to satisfy them all.
The dates of the "English forum" and "Hamlet Delegates" meetings will be communicated as soon as possible.


As the hairdresser who was working in the shopping centre no longer has premises, the Admin; Council has authorised her to set up, at her own expense, her salon for the season in the area behind Les Petits Loups.

As previously announced, work on plots will be authorized:
from 1 to 13 July and from 17 to 31 August from 10 a.m. to 12 a.m. and from 2 to 5 p.m., with the exception of Saturdays, Sundays and public holidays, and this on an exceptional basis.


For societaires affected by the floods of 1 December, work will be authorised until 31 July under the same conditions.


All work, with the exception of maintenance work, must be requested and approved by the technical service.
In accordance with the Articles of Association, the Admin. Council has decided to take up all share transfer files.

The Admin. Council has decided to create a tendering committee made up of directors and societaires  with the skills to monitor the awarding of contracts. Interested members can make themselves known so that we can contact them individually.

 

For the Administrative Council.

Robert JABOUILLE

signature

 

Carnet de la Sirène

Décès :

Viviane BOSQUETTE, le 11 mai 2020, ancienne associée du Recantounet 58

POLITE REMINDERS

Evacuation alarms: One bell lasting five minutes. NB: The alarms are tested at 12 noon on the first Wednesday of every

month: one bell lasting one or two minutes.

Maintenance of properties: You are asked to clean your plots regularly and remove pine needles from the roof of your

properties.

Clearing ditches: Members are required to maintain ditches near their plot.

Domaine cards: The security teams can ask to see your residents’ cards at any time within the Domaine. We recommend

always having them with you.

Distribution of parcels: Since 01.01.2018, all parcels are distributed at the Domaine’s post office and not at the administrative

office (see the times displayed at the post office).

Insurance: We remind shareholders of the requirement to present the registration document and insurance certificate for

every vehicle every year when the badge is issued, as well as a valid liability and fire insurance certificate for properties within

the Domaine.

Evacuation plan: It’s recommended that every shareholder display the Domaine’s evacuation plan available from the

administrative office or to download from the Domaine’s website in their mobile home.

Medical services in the season (near the pool): See the Security Committee paragraph.

Waste sorting: For environmental as well as budgetary reasons, we ask shareholders to please sort and recycle their waste.

 

 

PREREGISTRATION

 

– Preregistration for shareholders and beneficiaries: To prevent long queues at the administrative office, we encourage you to

preregister shareholders and beneficiaries on the Domaine’s website at the address www.domainedupindelalegue.fr.

You can use this system to do three things:

1- Request badges for the vehicle you’ll travel to the Domaine in.

2- Request Domaine resident cards for you and your beneficiaries.

3- Register for another stay at the Domaine. Don't hesitate to consult the online help available in the preregistration section.

Please use this modern system. Thank you.