Compte rendu des réunions tenues au mois de juillet 2020    TRANSLATION

Les administrateurs présents au Pin ont tenu des réunions tous les mardis et vendredis matin, dans le but d’éclairer les sociétaires sur les résolutions proposées au vote de l’Assemblée Générale du 8 août et de répondre aux questions qui leur étaient posées.

Deux thèmes principaux étaient abordés :

  • L’état des finances du domaine,
  • Le projet de travaux du Gonfaron suite à l’inondation du 1er décembre 2019.

 

FINANCES :

Les explications portaient sur l’utilisation de la réserve statutaire, depuis 2016, pour financer des travaux non soumis au vote de l’Assemblée Générale.

Cette réserve statutaire constituée des cautions versées par les nouveaux sociétaires au moment des transferts de parts sociales, a été mise en place en juin 2012 à la demande du Commissaire aux Comptes et s’élève au 31 décembre 2019 à 877.208,26 €. Ces cautions appartiennent aux sociétaires et non pas à la SCI qui n’en est que le dépositaire.

Au 31 décembre 2019, l’audit financier fait apparaitre un manque d’un montant de 279.678,28 €. Ce prélèvement a été effectué, sans l’accord des sociétaires et sans consultation en Assemblée Générale dans le but de ne pas augmenter les charges. Il nous faudra reconstituer ces réserves.

Nous attirons également l’attention des sociétaires sur le fait que le montant des cautions versées avant juin 2012, dont on ne connait pas le montant cumulé à ce jour, a été incorporé aux budgets annuels diminuant de facto les charges des sociétaires.

D’autre part, les éléments concrets concernant notre capacité d’endettement ont été fournis. Les charges exceptionnelles pour gros travaux demandées chaque année ne correspondent pas aux annuités des emprunts à rembourser, en conséquence, même si les deux emprunts en cours arrivent à échéance en janvier et décembre 2022, la charge exceptionnelle sera encore demandée en 2022 & 2023.

TRAVAUX DU GONFARON :

Il est d’abord rappelé, pour mettre fin aux rumeurs, que le RIMa entretient deux fois par an le Gonfaron dans la traversée de son terrain. L’entretien terminé, le service sécurité du Domaine en vérifie la bonne exécution.

Les questions portaient sur les solutions possibles et l’opportunité de ces travaux.

Le Conseil d’Administration a examiné quatre possibilités en étant conscient que la SCI se doit d’assurer la pérennité et a un devoir de protéger les biens et les personnes.

Il est nécessaire de rappeler que les travaux faits depuis 2012 n’ont eu pour but que de consolider les berges et certaines falaises.

La première : Ne rien faire en espérant qu’un événement climatique tel que celui du 1er décembre ne se reproduise pas. Le Conseil a estimé que cette solution allait à l’encontre du devoir de solidarité entre les sociétaires et présenterait un risque de litige avec les sociétaires sinistrés et avec leurs assurances respectives.

La seconde : Suggérée par plusieurs sociétaires, consistait à acheter les 140 parcelles inondables. Au prix du terrain nu (200 € le m2) compte tenu de la taille moyenne des parcelles, le coût était proche de 7 millions d’euros, auxquels s’ajoutent les frais de déménagement ; d’autre part 140 parcelles supprimées entrainent une baisse de recettes de charges d’environ 250 000 € par an, ce qui entrainerait une hausse de l’appel de charge annuel de l’ordre de +/- 8 %.

La troisième : Suppression des 140 parcelles inondables et création d’autant de nouvelles parcelles dans le domaine, c’est-à-dire la création de trois nouveaux hameaux.

Cette solution, compte tenu de la nécessité de créer les voiries et les réseaux, représente un coût proche de 50 000 € par parcelle, c’est-à-dire un budget entre 6 et 7 millions d’euros.

La quatrième : Consiste à réaliser les travaux nécessaires à la sécurisation des parcelles inondables en préservant un maximum de terrains.

C’est la solution qui est soumise à votre approbation lors de l’Assemblée Générale par la résolution 4.

Les travaux proposés sont constitués d’un élargissement partiel du Gonfaron à la GALAMINA et au CASTELET et d’un rehaussement des berges par la création de digues. Nous avons, d’autre part, demandé au cabinet HYDRATEC d’étudier la création d’un bassin de décharge sur les terrains militaires au droit du PARPAÏOU. L’autorité militaire a été sollicitée et a très rapidement donné son accord pour l’utilisation de son terrain.

Les travaux entrainent la suppression de 10 parcelles, 3 à la GALAMINA et 7 au CASTELLET pour lesquels des solutions d’implantation ailleurs dans le Domaine ont été proposées.

Le coût des travaux, hors bassin de décharge, déplacement de réseaux et création de nouvelles parcelles, est estimé à 1 925 000 € hors taxes. En y ajoutant les trois postes précités, les honoraires de maitrise d’œuvre et les frais annexes d’études diverses, c’est une enveloppe de 3 millions d’euros TTC qui doit être mobilisée.

Les travaux sur le Gonfaron étant soumis au Code de l’Environnement et à la Loi sur l’Eau, une étude d’impact environnemental doit être réalisée avant que le dossier soit soumis à enquête publique. Compte tenu de ces délais administratifs incompressibles, les travaux ne pourront pas commencer avant la toute fin de l’année 2021, début 2022, pour se terminer à la fin de l’année 2023.

La question ayant été posée à multiples reprises, il a été précisé qu’en cas de non acceptation de ces travaux par l’Assemblée Générale c’est la SCI, c’est-à-dire collectivement l’ensemble des sociétaires, qui deviendrait civilement et pécuniairement responsable en cas de nouvelle crue amenant des dégâts tant corporels que matériels.

 

FINANCEMENT DU GONFARON :

Il vous est proposé par la résolution 4 de financer les travaux par deux appels de fonds nettement identifiés par :

  • Le premier d’1 € par part en 2020,
  • Le deuxième de 2 € par part en 202

En 2021, nous reviendrons vers vous, si les travaux sont acceptés, en sachant que nous devrions connaître le montant définitif des travaux.

Nous aurons alors plusieurs possibilités à vous proposer :

  • Un appel de charge en 1 fois ou en plusieurs fois,
  • La possibilité de recouvrir à un emprunt bancaire après accord de la banque pour un différé de remboursement de 12 à 24 mois,
  • L’utilisation de la réserve statuaire.

Nous proposerons aux sociétaires ayant des difficultés pour le paiement des charges annuelles de régler celles-ci par prélèvements sur une durée de 7 mois.

 

Le Conseil d’Administration

 

Minutes of meetings held in July 2020


The Administraters present on the Domaine held meetings every Tuesday and Friday morning in order to inform the members on the resolutions put to the vote at the General Assembly of August 8 and to answer questions put to them.

Two main topics were discussed :

1) The state of the Domaines finances,
2) The Gonfaron works project following the December 1, 2019 flood.

FINANCES :

The explanations concerning the use of the statutory reserve, since 2016, to finance work not submitted to the vote of the General Assembly.

This statutory reserve made up of the deposits paid by new societaires at the time of share transfers was set up in June 2012 at the request of the Statutory Auditor and amounted to €877,208.26 on the 31 December 2019. These guarantees belong to the societaires and not to the SCI, which is merely the custodian.

At 31 December 2019, the financial audit revealed a shortfall of 279,678.28€. This deduction was made without the agreement of the societaires and without consulting the General Assembly in order not to increase the charges. We will have to replenish these reserves.

We also draw the attention of the societaires to the fact that the amount of the deposits paid before June 2012, the cumulative amount of which is not known to date, have been incorporated into the annual budgets, de facto reducing the members' expenses.

In addition, specific information concerning our debt capacity has been provided. The exceptional charges for major works requested each year do not correspond to the annual instalments of the loans to be repaid. Consequently, even if the two outstanding loans mature in January and December 2022, the exceptional charge will still be requested in 2022 & 2023.


WORK ON THE GONFARON :

First of all, to put an end to rumours, it is important to state that RIMa maintains the Gonfaron twice a year where the Gonfaron crosses its land. Once this maintenance is completed, the domaine's security service verifies that it has been carried out correctly.

Questions concerning possible solutions and the appropriateness of this work.

The Administrative Council examined four possibilities, being aware that the SCI has a duty to ensure sustainability and a duty to protect people and property.

It is necessary to recall that the works carried out since 2012 have only been aimed at consolidating the banks and certain cliffs.

The first one : Do nothing and hope that a climatic event such as the one of December 1st will not happen again. The Council considered that this solution went against the duty of solidarity between societaires-policyholders and would present a risk of litigation with the societaires.

The second : Suggested by several societaires-policy holders was to purchase the 140 flood-prone plots. At the price of the bare land (200 € per m2), given the average size of the plots, the cost was close to 7 million euros, to which were added the moving costs ; on the other hand, 140 plots removed would lead to a drop in income from charges of around 250,000 € per year, which would increase the annual call for charges by around +/- 8%.

The third : Abolition of the 140 floodable plots and creation of as many new plots on the Domaine, i.e. the creation of three new hamlets.

This solution, taking into account the need to create the roads and networks, represents a cost close to €50,000 per plot, i.e. a budget of between €6 and €7 million.

The fourth : Consists of carrying out the work necessary to make the flood-prone plots of land safe by preserving as much land as possible.

This is the solution that is submitted for your approval at the General Assembly by resolution 4.

The proposed works consist of a partial widening of the Gonfaron at GALAMINA and CASTELET and raising the banks by creating dikes. We have also asked the company, HYDRATEC, to study the creation of a discharge basin on military land in the PARPAIOU area. This was proposed to the military authorities, who very quickly gave its approval for the use of its land.

The work involves the removal of 10 plots, 3 on GALAMINA and 7 on CASTELET, for which solutions have been proposed for siting elsewhere on the Domain.

The cost of the work, excluding the discharge basin, relocation of networks and creation of new plots is estimated at €1,925,000 excluding tax. Adding to this the three items mentioned above, the fees for project management and the ancillary costs of various studies, a budget of €3 million including tax must be mobilised.

As work on the Gonfaron is subject to the Environmental Code and the Water Authorities, an environmental impact study must be carried out before the file is submitted to a public inquiry. In view of these administrative deadlines, the work cannot begin before the very end of 2021, early 2022, and be completed by the end of 2023.

The question having been raised on several occasions, it was specified that in the event of non-acceptance of this work by the General Assembly, it is the SCI, i.e. collectively all the societaires, who would become civilly and financially liable in the event of a new flood leading, possiby, to both bodily and material damage.


FINANCING OF THE GONFARON :

Resolution 4 proposes to finance the work through two clearly identified calls for funds by :

- The first of 1€ per share in 2020,
- The second of 2€ per share in 2021.

In 2021, we will come back to you, if the works are accepted, in the knowledge that we should know the final amount of the works.

We will then have several possibilities to offer you :

- A call for charges, either once or several times,
- The possibility of recfinancing by means of a bank loan with the bank's agreement for a deferred repayment period of 12 to 24 months,
- The use of the statuary reserve.

We will propose to the societaires who encounter difficulties in paying the annual charges to pay them using the direct debit over 7 months.

The Administrative Council