Rapport du Conseil de Surveillance (pdf)
Exercice 2021
En préliminaire, le conseil de surveillance souhaite cette année encore souligner l’engagement personnel significatif des administrateurs dans leurs attributions respectives de gérants et celui de nos salariés dont certains sont attachés affectivement au Domaine.
Le conseil d’administration a été en effet confronté à des évolutions importantes du Domaine- impositions des parcelles aménagées, augmentation du turn-over des ventes, nouvelles normes d’aménagements imposées, contraintes liées aux gros travaux et à la sécurité, etc- qui imposent aujourd’hui une grande disponibilité et une gestion toujours plus professionnelle.
Les informations et problématiques abordées dans le présent rapport émanent des échanges avec les administrateurs et les salariés ainsi que de la consultation de la documentation relative aux évolutions les plus significatives de la saison 2021-2022.
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- La gouvernance du Domaine
Fidèle à ses engagements, le conseil d’administration exerce ses fonctions avec transparence. Depuis peu, toutes les réunions du CA font ainsi l’objet d’un compte rendu détaillé adressé à l’ensemble des associés et publié sur le site du Domaine. Des réunions d’information continuent également à être organisées au cours de la période estivale sur l’espace du cinéma.
Depuis 2020, les 9 administrateurs (affaires juridiques, finances, travaux, RH, sécurité, risque incendie, animations, délégués de hameaux, informatique et communication) exercent une responsabilité partagée de la gérance du Domaine. Cette nouvelle organisation ne doit pas conduire à multiplier les donneurs d’ordre, ce qui serait de nature à complexifier le travail quotidien de nos salariés. Il est donc souhaitable d’entériner le principe selon lequel le directeur des services applique les seules décisions prises collectivement en réunion du conseil d’administration.
Les entretiens réalisés avec nos employés font ressortir que ces derniers sont toujours demandeurs de davantage d’information et de concertation. Il est donc préconisé que le directeur des services et le responsable administratif soient associés le plus en amont possible des projets de décisions.
Enfin, nos salariés doivent continuer pour leur part à se montrer proactifs et force de propositions.
- L’administration des employés
Le Domaine compte à ce jour moins de 20 employés permanents. Cette équipe resserrée a été cette année profondément réorganisée et placée sous la responsabilité d’un directeur des services. Elle est constituée d’un pôle administratif et d’un pôle technique parfaitement en ordre de bataille. Le suivi des salariés a été confié à un administrateur co-gérant disposant de toutes les compétences attendues en matière de ressources humaines.
Un important travail a ainsi pu être réalisé dans la mise à jour des fiches de poste, la révision des contrats, les entretiens professionnels et les formations.
L’équipe technique a été légèrement renforcée et le Domaine s’est doté d’un nouveau « contrôleur de sécurité et du suivi des aménagements ».
Le conseil de surveillance a noté une nette amélioration du climat de travail.
- Un projet phare du Domaine : la dématérialisation des procédures administratives
Le Domaine a l’ambition de se doter de logiciels informatiques permettant, autant que possible, de substituer à la lourde gestion actuelle en documents papiers, une gestion entièrement numérisée.
Ce projet ambitieux doit permettre de simplifier toutes les formalités imposées aux associés, notamment celles d’arrivée et d’enregistrement, celles du vote lors de l’assemblée générale, etc.
Pour nos employés, outre les économies de papier, ce projet se traduira par des gains de temps importants en matière de traitement des informations et de classement des archives.
Ce nouveau schéma de fonctionnement sera accompagné d’une réorganisation de la loge d’entrée du Domaine au sein de laquelle l’essentiel des formalités d’enregistrement seront réalisées par un personnel dédié à la fonction d’accueil, évitant ainsi les déplacements fastidieux dans les locaux de l’administration.
- La gestion budgétaire
Suivi par un administrateur disposant d’une solide expertise comptable en liaison avec le responsable administratif, le budget du Domaine est aujourd’hui géré « en bon père de famille ».
Les difficultés rencontrées lors des exercices précédents avec le cabinet comptable auquel nous sommes rattachés semblent aujourd’hui en voie de règlement.
Dans un souci de transparence, le conseil d’administration prévoit de consulter les associés lors de la prochaine assemblée générale sur les investissements à privilégier dans l’utilisation des excédents budgétaires. La masse salariale est bien maîtrisée et l’effort de reconstitution des provisions statutaires se poursuit.
En matière de fiscalité, une requête a été déposée auprès de l’administration pour tenter de faire baisser le taux de TVA qui nous est imputé.
L’examen de documents comptables invite à faire préciser l’origine du bénéfice important résultant du bilan 2021, les difficultés rencontrées pour réduire le niveau des impayés et les motifs de l’absence de provision exceptionnelle pour couvrir s’il en était besoin les actions prud’homales engagées contre le Domaine.
- Les évolutions de la réglementation
Un nouveau règlement intérieur-partie constructive-définissant les nouvelles règles d’aménagement des îlots a été établi et diffusé en décembre 2021.
Ce document a été élaboré en application des dispositions réglementaires qui sont imposées par le code de l’urbanisme, les normes des parcs résidentiels de loisirs, le plan local d’urbanisme de la ville de Fréjus et plan de prévention des risques d’incendie de forêt.
Il a cependant été acté que les installations déjà existantes et ne répondant pas à ces nouvelles normes, mais à celles du règlement précédent, pouvaient être conservées ou cédées en l’état.
Des évolutions du règlement intérieur-partie administrative- qui précisent notamment les consignes de circulation et de stationnement et les pénalités prévues en cas de manquements aux règles devraient être soumises au vote des associés lors de la prochaine assemblée générale.
6- Les travaux
Force est de constater que les travaux envisagés à la suite des inondations du Gonfaron ne se déroulent pas suivant le calendrier initial qui avait été envisagé. La réalité est que l’obtention des autorisations s’avère un véritable parcours du combattant administratif. Le processus d’acquisition d’une parcelle sur le terrain militaire pour la construction d’un bassin de régulation ne devrait pas pouvoir être finalisé cette année et il ne devrait donc pas y avoir de nouvel appel de fonds exceptionnel pour la réalisation de ces travaux en 2022.
Comme cela avait été indiqué dans le rapport de l’année dernière, des travaux d’infrastructure importants devront être engagés à terme pour la réfection complète des réseaux eau-tout à l’égout-électricité dans les hameaux.
Les travaux feront à l’avenir l’objet d’un plan pluriannuel d’investissement soumis au vote des associés.
- La sécurité
7.1- Les risques naturels
Le risque incendie demeure un sujet de préoccupation majeure du conseil d’administration. Le Domaine a en effet été évacué à plusieurs reprises depuis sa création lors des incendies qui menacent le massif de l’Esterel pendant la période estivale.
Le dispositif de sirènes installées sur les mas sanitaires sera complété par une installation de 96 hauts parleurs sur des mats permettant de guider les résidents des hameaux vers les sorties de secours et faciliter ainsi une évacuation en bon ordre.
Le panneautage des sorties de secours a été muni de dispositifs lumineux et l’accessibilité des sorties vérifiée en début d’année 2022 avec les services de la ville. Un exercice incendie a été effectué avec les pompiers au début du mois de juin.
Le domaine s’est également doté d’un nouveau camion dédié à la lutte contre l’incendie.
7.2- La sécurité des personnes et des biens
Nombre d’infractions et d’incivilités sont constatées dans le Domaine au cours de la saison estivale. Le trafic et la consommation de stupéfiants, les ivresses publiques et manifestes, les vols, les tapages nocturnes, les décharges sauvages et les vitesses excessives sur nos routes représentent l’essentiel des comportements répréhensibles, principalement nocturnes, qu’il importe de faire cesser pour la tranquillité de tous.
Le domaine a reconduit cette année le contrat avec la société de sécurité « Pressur » domiciliée à Fréjus. Il a également recruté un nouvel employé « contrôleur de sécurité » disposant d’une solide expérience dans la gestion des comportements répréhensibles. De nouvelles dispositions relatives à la sécurité sont à l’étude et devraient être soumises au vote des associés.
Le directeur des services a rappelé que les parents portent toute la responsabilité des troubles qui pourraient être commis par leurs enfants mineurs au sein du domaine et que les services de sécurité n’ont pas vocation à se substituer aux règles de l’autorité parentale. Ce principe de l’autorité parentale sera mentionné dans le règlement intérieur.
- Les animations
Les animations et loisirs représentent un volet important de l’attractivité du Domaine. Le conseil d’administration s’attache à recueillir les attentes des associés sur ce sujet.
Un effort particulier a été consenti cette année sur le recrutement des animateurs saisonniers en charge de l’encadrement et de la coordination des activités sportives. L’objectif est d’apporter une offre toujours plus variée d’activités à toutes les catégories de public. Nombre de projets innovants sont encore débattus au sein du conseil d’administration tels l’aménagement d’un « disc golf », d’un terrain de vélo cross ou de la réalisation d’un deuxième cours de padel.
Le fonctionnement de la piscine devrait être reconduit à l’identique au cours de la saison. La fermeture des bassins de 14h à 15h permettant de réaliser des opérations de filtration en mi-journée s’avère importante pour garantir les critères d’hygiène requis. Cette mesure est compensée au cours des mois de juin et septembre par une fermeture plus tardive en fin de journée. La moquette verte du bassin réservé aux enfants a été remplacée.
Plusieurs jeux du parc et de l’espace des « P’tits loups » ont été également ajoutés ou remplacés.
Les deux bals organisés lors de la saison 2021 en juillet et août pour 60ème anniversaire du Domaine seront reconduits cette année.
Enfin, il est prévu d’attribuer un local dédié à la jeunesse du Domaine (en lieu et place de l’ancien local du médecin).
- Les délégués de hameaux
Placés dans le champ de compétence d’un nouvel administrateur les délégués de hameaux représentent une courroie de transmission naturelle entre l’administration et les résidants, pendant la période estivale.
Nombre d’entre eux considèrent qu’ils ne sont pas employés à bon escient et que les réunions auxquelles ils sont conviés s’apparentent à une litanie de problématiques individuelles.
Une réflexion menée par le conseil d’administration pourrait conduire à l’élaboration d’une charte des délégués de hameaux et à l’organisation de réunions thématiques relatives aux projets qui doivent permettre de dessiner le Domaine de demain.
Les sujets individuels peuvent continuer à être pris en compte en prenant rendez-vous avec les services ou en les faisant remonter par la voie électronique.
- Les contentieux en cours
Les contentieux en cours opposant le Domaine aux anciens employés ou responsables sont toujours en attente de décision.
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En conclusion, aucun dysfonctionnement au regard de nos statuts n’a été constaté dans la gestion du domaine à la date de rédaction du présent rapport.
Valérie MERLOT/ Jean-Robert BAUQUIS